5 Gründe für eine digitale Liquiditätsplanung im Mittelstand
Wirtschaftskrisen gehören genauso zum deutschen Mittelstand wie Hochkonjunktur. Zwischen beiden Wirtschaftszyklen müssen Unternehmerinnen und Unternehmer stets an ihren Liquiditäts-Stellschrauben arbeiten. In der heutigen Zeit gehört zu einer ordentlichen Digitalstrategie natürlich auch die digitale Liquiditätsplanung. Im heutigen Themenspezial der Mittelstand-Nachrichten zeigen wir fünf gute Gründe für eine digitale Liquiditätsplanung auf. Dafür haben wir den Liquiditätsplanungsexperten Jürgen Faè, Founder und CEO der Commitly GmbH, einem führenden Cloud Dienstleister für Cashflow Management für KMUs in Deutschland, hinzugezogen.
1. Den Liquiditäts-Herzschlag Ihres Unternehmens kennen!
Der “financial Heartbeat” ist in jedem Unternehmen unterschiedlich. Egal welche Branche man betrachtet, hat jedes Unternehmen kritische Monate und auch fest planbare Hauptumsatz-Monate. Beim Einzelhandel ist es traditionell die Vorweihnachtszeit, wo sich deren Inhaber keine Gedanken zur allgemeinen Liquidität machen müssen. Dafür steht oft im Januar und in den Sommermonaten eine “Saure Gurkenzeit” an. Zwischen diesen Perioden findet ein ganz “normales” Tagesgeschäft statt. Entsprechend anspruchsvoll ist die Planung für dieses ständige “auf und ab”. Bei mittelständischen Industriebetrieben können diese Phasen komplett anders sein. Oft stehen hier traditionell Zeiten von branchentypischen Messen im Focus. Bei produzierenden Betrieben müssen also im Vorfeld dieser Messen Materialien vorfinanziert werden und der eigentliche Cashflow kommt dann nach der Messe, wenn die Kunden und Neukunden die angebotenen Messeprodukte ordern.
Entsprechend wichtig ist es, den Herzschlag des eigenen Unternehmens genau zu kennen, und seine Liquiditätsplanung entsprechend anzupassen.
2. Einen Blindflug vermeiden!
Eine Liquiditätsplanung, die den finanziellen Herzschlag des Unternehmens kennt, lässt den Tagesbetrieb und die Produktzyklen besser planen. Ein Blindflug ist weder für das Unternehmen noch für die Gesundheit der Unternehmerinnen und Unternehmer gut. Mit einer soliden Liquiditätsplanung und den monatlichen Abgleich mit den tatsächlichen Geldflüssen und Abflüssen gibt Sicherheit und zeigt auch zeitnah Abweichungen auf, auf die dann – anders als beim unternehmerischen Blindflug – umgehend reagiert werden kann. Die Geschäftsführung kann dann auch andere Abteilungen möglichst schnell involvieren. Dem Marketing ein zusätzliches Budget zuteilen, wenn es ein Sichtbarkeitsproblem beim Produktabsatz gibt. Dem Materialeinkauf das Signal geben, keine weiteren Vorprodukte zu ordern, oder aber vor der Bestellung mit dem Lieferanten ein längeres Zahlungsziel zu diktieren. All das funktioniert nur mit einer vorausschauenden Liquiditätsplanung!
„Gerade in schwierigeren Zeiten ist eine Liquiditätsplanung unerlässlich. Eine Unternehmerin muss die jederzeitige Zahlungsfähigkeit ihres Unternehmens sicherstellen und diese immer prüfen. Tut sie das nicht, dann macht sie sich haftbar, persönlich haftbar. Da hilft dann auch keine GmbH. Eine Excel Übersicht ist ok, Bauchgefühl für die Liquiditätsplanung definitiv nicht. Ein systematischer Ansatz mit Hilfe eines modernen Tools befreit vom Vorwurf der Fahrlässigkeit“, erklärt Jürgen Faè.
3. Insolvenzrisiko massiv senken!
Unternehmen, die ihren Liquiditätsbedarf tagesgenau kennen, wissen, wann es eng werden kann und können dann prophylaktisch agieren. Eine Insolvenz ist nur dann abwendbar, wenn man rechtzeitig Liquiditätsengpässe erkennt und gegensteuert. Sollte es nötig sein, können Liquiditätskredite hier eine wichtige Gegenmaßnahme sein. Diese sollten aber nicht erst beantragt werden, wenn der Amtsrichter schon in Sichtweite kommt. Förderbanken (KfW usw.) brauchen oft mehrere Wochen für eine abschließende Beurteilung und Freigabe der liquiden Finanzmittel. Natürlich steht zwischen Förderbank und Unternehmen noch die Hausbank, die ihre Beurteilung abgeben muss. Genau hier zeigt sich dann, wie gut und glaubhaft ein Unternehmen seinen finanziellen Engpass argumentieren kann. Eine langjährige Liquiditätsplanung, die rückblickend aufzeigt, dass bisherige Planungen überwiegend stimmig waren, zeigen dem Bankberater auch einen gehbaren Weg in die Zukunft und geben Vertrauen darauf, dass der beantragte Kredit auch wieder vereinbarungsgemäß zurückfließen kann bzw. auch wird. Allein das alles zeigt, dass eine solide und zeitnahe Liquiditätsplanung auch massiv das potenzielle Insolvenzrisiko senkt. Das mindert dann nicht nur die Sorgen der Unternehmer, sondern auch die des eigenen Kreditinstituts. Auch das Bankhaus muss seine Entscheidungen immer wieder solide bei Revisionen beweisen können.
4. Investoren überzeugen!
Mit einer guten Liquiditätsplanung können Sie jederzeit potenziellen Investoren helfen eine faktenbasierte und zuverlässige Entscheidung zu treffen. Gerade bei der Einführung von neuen Produkten können Finanzierungsrunden mit der Hausbank und potenziellen Investoren auf der Tagesordnung stehen. Genau hier ist die digitale Liquiditätsplanung wortwörtlich “Gold wert!”. Auswertungen können in Echtzeit vorgelegt werden. Aber auch ohne Probleme “Worst Case Szenarien” auf Knopfdruck simuliert werden.
5. Finanzielle Souveränität durch Liquiditätsplanung
Wirtschaftsberater machen einen wichtigen Job. Können aber oft gerade bei kleineren mittelständischen Unternehmen unbezahlbar sein. Entsprechend gibt es oft kein Mandat, oder nur dann, wenn es sowieso schon “5 nach 12” ist. Unternehmerinnen und Unternehmer von Start-Ups und sehr kleinen Unternehmungen sind also selbst gefragt, sich intensiv mit ihren finanziellen Mitteln zu beschäftigen. Eine Liquiditätsplanung führt hier wortwörtlich zur finanziellen Souveränität. Aller Anfang ist natürlich schwer. Ohne spezielle Software stellt der erste Weg oft eine Excel-Liste den Anfang dar. Alle Werte müssen zusammengetragen werden, um eine aktuelle Ist-Situation aufzuzeichnen. Aus diesen Werten können dann die Soll-Werte für die Zukunft entstehen. Als manuelle Liste ist die Erfassung allein schon recht zeitaufwendig, anfällig für Fehler und wird schnell unübersichtlich.
Auch Jürgen Faè sieht die Zeit von Excel in diesem Kontext als veraltet an: „Excel ist Tabellenkalkulation. Während die Eingabe schnell geht, ist vor allem die laufende Aktualisierung mühsam und fehleranfällig. In der Regel von dem Mitarbeiter abhängig, der das Excel File aufgesetzt hat. Dadurch, dass sie die Liquidität täglich ändert, ist eine in Excel erstellte Planung nie aktuell. Und wehe der Mitarbeiter verlässt das Unternehmen.“
Bankenkrise, Eurokrise, Lieferketten-Engpässe durch Corona
Nachdem wir die wichtigsten fünf Gründe für eine solide Liquiditätsplanung durchleuchtet haben, kommen wir nun auf die zahlreichen Herausforderungen. Weltweite Krisen belasten immer mehr auch kleine mittelständische Unternehmen. Entsprechend wichtig ist die Aktualität und Flexiblität der Finanzplanung. Die zu Anfangs besagte Excel-Liste ist sehr mühevoll zu pflegen. Gerade wenn Kennzahlen gepflegt werden müssen. Entsprechen unseres Titels meinen wir mit einer digitalen Liquiditätsplanung nicht die Excel-Liste, sondern den Einsatz von spezieller Software.
„Liquiditätsplanung ist brutal. Letztendlich muss man überlegen, wie z.B. in 12 Monaten Gehälter, Mieten, Waren, etc. bezahlt werden. In der Regel sind die Ausgaben immer gut vorhersehbar. Bei Umsätzen schaut das schon anders aus. Ein systematischer Planungsansatz erfordert aber, dass man Umsätze einplant. Und dazu gehört Mut“, blickt Faè auf die Herausforderung, sich neuen Prozessen und Möglichkeiten zu öffnen.
Künstliche Intelligenz bei der Liquiditätsplanung
Spezielle Cloud-Software-Tools, wie zum Beispiel Commitly, helfen hier ungemein. Hier werden vollautomatische Analysen der Firmenkonten vollzogen und so die jeweiligen Ist-Werte abgeglichen. Zusätzlich kann auch KI (künstliche Intelligenz) im Hintergrund helfen Gefahren und potenzielle Markt-Herausforderungen zu berücksichtigen.
Aufgrund der Erfahrungen aus den letzten Jahren kann man abschließend bewerten, dass eine digitale Liquiditätsplanung in Zukunft durch den flexiblen Einsatz eine Art Lebensversicherung für Ihren Betrieb ist. In 10 Jahren wird es absehbar kein Unternehmen geben, dass sich den Verzicht einer solchen Liquiditätsplanungs-Software leisten kann. Gerade in den Jahren, wo die sogenannten Baby-Boomer die Betriebe Ihrer Eltern übernehmen werden, ist es wichtig, dass die aktuelle Finanzplanung einen Rückblick in die weitere Vergangenheit aufzeigt und natürlich die Planung der näheren Zukunft. Diese Planungsgrundlagen helfen dann dem Unternehmensnachfolger sich viel solider und schneller zu etablieren. Die digitale Liquiditätsplanung ist also in vielerlei Hinsicht ein “must have”.
