Sechs aktuelle Treiber für die digitale Buchhaltung im Mittelstand

Die Vorteile einer digitalen Buchhaltung überzeugen: Effizienz, weniger Papier, geringere Betriebskosten und bessere Kommunikation zum Kunden. Aber nicht nur diese Aussicht bewegt Unternehmen, auf digitale Prozesse umzustellen. Denn es gibt vier weiter Aspekte, welche die Abkehr von Papier für mittelständische Firmen vereinfachen – und beschleunigen.

Was allgemein für die Wirtschaft gilt, trifft auch für die Buchhaltung zu: Die Digitalisierung ist derzeit der wichtigste Trend. Im Fokus steht der Übergang von Dokumenten aus Buchhaltung und Berichtswesen zur Aufbewahrung, bei der ein elektronisches Format Papier ablöst. Den Alltag im Buchhaltungsbüro kennzeichnet jedoch oft noch ein wildes Durcheinander an verschiedenen Formaten.

Viele Unterlagen müssen heute jedoch digital zur Verfügung stehen, weil beispielsweise Behörden oder Gerichte das verlangen. „Digital“ wandelt sich daher von einer Option zur Notwendigkeit. Es findet ein Umdenken statt, wie eine Untersuchung des Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmens KPMG von 2017 bestätigt.

Demnach wollen 83 Prozent der befragten Buchhalter innerhalb der nächsten zwei Jahre komplett auf Papierbelege verzichten. Das erste Glied in der Digitalisierungskette bilden Scanner, die mit Cloud-basierten Buchhaltungssoftware oder automatisierten Software-as-a-Service interagieren müssen. Es ist jedoch nicht die Technik allein, die für einen Digitalisierungsschub sorgt:

1. Compliance-Bewusstsein ist ein Haupttreiber

Heute stellt für viel Unternehmen Compliance das Hauptmotiv dar, auf digitale Buchführung umschwenken zu wollen. Denn die Gesetze und Vorschriften ändern sich ständig, wobei Buchhalter auf dem Laufenden bleiben müssen. Eine Buchhaltungssoftware kann den größten Teil der Datenverarbeitung für das Compliance-Reporting übernehmen. Außerdem werden Softwarepakete automatisch aktualisiert. So handeln Unternehmen stets im Einklang mit etwaigen Änderungen in Gesetzen und Richtlinien. Verbindlich sind für alle seit dem 1. Januar 2015 die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD.

2. Papier- gleich Kostenberg

Das Statistische Bundesamt hat errechnet, dass in Deutschland jährlich rund 35 Milliarden Rechnungen archiviert werden. Unternehmen und Organisationen entstehen so Kosten von etwa 3,2 Milliarden Euro. Einen Großteil davon könnten Firmen einsparen, wenn sie Rechnungen gleich nach Erhalt einscannen und diese in den digitalen Bearbeitungsprozess integrieren. Die Originale aus Papier lassen sich anschließend vernichten, weil ein sogenanntes „ersetzenden Scannen“ erfolgte.

3. Sichere Technik

Sicherheitsbedenken bestehen weiterhin gegenüber Cloud-basierten Anwendungen. Mangelnde Kontrolle und die Angst vor Angriffen und Verstößen gegen Sicherheitsrichtlinien, von denen Anwender nicht einmal etwas mitbekommen, sind die häufigsten Vorbehalte. Zu Unrecht, da Cloud-Anbieter umfassend in Datensicherheit und -Backup investiert haben. Sie bieten eine Verfügbarkeit von mehr als 99 Prozent. Cloud-basierte Speicher warten daher wahrscheinlich mit viel mehr Sicherheit auf, die ein kleines Unternehmen weder finanziell noch technisch realisieren kann..Außerdem lassen seriöse Cloud-Anbieter Firmenkunden wählen, wo ihre Daten gehostet werden sollen. Somit reduziert sich der Aufwand für die Risikovermeidung auf ein Häkchen im Vertrag.

4. Dokumentenscanner schaffen eine bessere digitale Basis

Dokumentenscanner erfassen Dokumente und erleichtern das Implementieren digitaler Workflows. Sie verarbeiten auf Knopfdruck einen Papierstapel in den gewünschten Dateityp und übermitteln die Dateien an die Buchhaltungssoftware. Ausgereifte Geräte wie die Fujitsu ScanSnap-Modelle gestatten erlauben es, individuelle Applikationen mit wenigen Mausklicks in ein Quick-Menü zu integrieren, um beispielsweise eine gedruckte Tabelle direkt in eine bearbeitbare Excel-Tabelle zu konvertieren. Höchstes Niveau bieten Scanner, die über eine automatisierte Bildoptimierung verfügen. So entstehen Bilder in höchster Qualität, wobei Verarbeitungszeit gespart und die Dateigröße erheblich reduziert wird. Wichtig ist zudem eine Index-Funktion, mit der sich in PDFs automatisch Key Words generieren lassen. So können Anwender Dokumente schnell und einfach finden. Insbesondere eine eingebundene automatische Texterkennungssoftware hilft, Zeit zu sparen. Die Dokumente werden direkt in die Buchhaltungssoftware eingescannt. Die Texterkennungssoftware bringt dabei die Daten ins richtige Feld.

5. Mehr Effizienz

Die Digitalisierung der Buchhaltung bringt viele Vorteile. So sind Schlüsseldaten in Echtzeit verfügbar, wobei der Zugriff von allen Geräten aus erfolgen kann. Buchhaltung und Rechnungswesen zeichnen sich durch größere Effizienz aus, weil unter anderem die Prozesse schneller ablaufen, Zusatzarbeit entfällt, weniger Papier zirkuliert und die Kommunikation mit Kunden verbessert sich. Am Ende sinken die Betriebskosten und die Kundenerwarten werden erfüllt.

6. Cloud-Ansatz am besten

Digitale Arbeitsabläufe in der Buchhaltung werden sich in Unternehmen, unabhängig von deren Größe, durchsetzen. Alle aktuellen Treiber dieser Entwicklung spielen beim Scan-to-Cloud-Ansatz zusammen. Solch eine Lösung scannt Papierdokumente nicht nur direkt in die Cloud-Buchhaltungsanwendungen, sondern verschickt diese auch automatisch an eine Buchhaltungssoftware wie QuickBooks Online oder an Speicheranbieter wie Dropbox. Davon profitieren Buchhalter, für die Sicherungsdateien enorm wichtig sind. Auf die Weise lässt sich sicherstellen, dass die Behördenvorschriften für die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten eingehalten werden.

Quelle: Akima Media GmbH