Administrative Arbeiten sind bei Unternehmern nicht immer beliebt. Viel lieber kümmern sie sich um neue oder bestehende Kunden oder versuchen, mit innovativen Ideen neue Produkte auf den Markt zu bringen. Ein besonders heikles Thema ist die Buchhaltung, die Zeit in Anspruch nimmt. Doch wer sich mit den Grundlagen auskennt, muss nicht jede Woche stundenlang über den Büchern sitzen. Wichtig ist, regelmäßig Buchhaltung zu führen, um nicht am Monatsende vor einem Berg Belegen zu stehen, den es sorgfältig zu sortieren gilt.
Was versteht man unter doppelter Buchhaltung?
Klein- und mittelständige Betriebe führen ihre Bücher meistens mit der Methode der doppelten Buchhaltung. Diese Technik ist zwar aufwendiger wie beispielsweise die Einnahmen- und Ausgabenrechnung, dafür punktet sie mit einigen Vorteilen. Dabei blickt die auch als Doppik bezeichnete doppelte Buchführung auf eine lange Tradition zurück: bereits im 15. Jahrhundert schrieben Unternehmer ihre Geschäfte in zwei verschiedenen Konten nieder, einmal auf der Soll- und einmal auf der Habenseite. Verwirrung herrscht bei manchen über die Begriffe Soll und Haben:
- Unter Soll werden nämlich Zahlungsflüsse auf ein Aktivkonto gebucht, dazu gehören die Vermögen auf der Bank und in der Handkassa sowie mögliche Firmenfahrzeuge
- Als Passiva werden Verbindlichkeiten gegenüber von Lieferanten und Kreditschulden bezeichnet
Im Rahmen der doppelten Buchhaltung muss jeder Geschäftsvorfall einmal auf der Soll- und einmal auf der Habenseite gebucht werden. Wichtig ist, am Anfang jedes Geschäftsjahres den Saldo aus dem Vorjahr zu übernehmen. Die Beträge aus der Schlussbilanz ergeben sich aus den endgültigen Beträgen auf den Bestandskonten. Diese Salden werden als Eröffnungsbilanz für das neue Geschäftsjahr notiert. Durch den Vergleich zwischen Anfangs- und Schlussbilanz erhält der Unternehmer wertvolle Informationen über die Wirtschaftlichkeit und den Erfolg seiner Firma. Eine korrekt geführte Buchhaltung liefert wichtige Aussagen über die Entwicklung des Betriebes.
Wer muss die doppele Buchführung anwenden?
Nicht alle Unternehmer sind zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Einige Betriebe finden mit der einfacheren Einnahmenüberschussrechnung das Auslangen. Generell müssen alle Firmen eine Form der Buchhaltung führen, die im Handelsregister eingetragen sind, dazu gehören:
- Offene Handelsgesellschaften (OGHs)
- Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHs)
- Aktiengesellschaften
- Selbständige, die sich in das Handelsregister eintragen lassen
Zur doppelten Buchführung sind Unternehmen verpflichtet, die einen Gewinn von mehr als 60.000 Euro pro Jahr einfahren oder einen Umsatz von mehr als 600.000 Euro erzielen. Bei Landwirtschaften ist darüber hinaus der Wert der Nutzfläche relevant. Macht dieser mehr als 25.000 Euro aus, muss ebenfalls die doppelte Buchhaltung angewendet werden. Davon befreit sind Freiberufler, kleine Landwirtschaften und Kleinunternehmer, die weniger als die oben genannten Beträge erwirtschaften. Voraussetzung für eine korrekte Buchhaltung ist, dass man alle Quittungen und ausgestellte Rechnungen aufhebt und diese richtig verbucht. Die Unterlagen müssen in der Regel für eine bestimmte Zeit aufgehoben werden. Bei Buchhaltungsbelegen gilt, dass man sie sieben Jahre nach dem Ende des jeweiligen Geschäftsjahrs behalten muss. Im Falle einer Steuerprüfung muss man alle Rechnungen, Quittungen und andere Belege möglichst vollständig vorzeigen können.
Welche Vorteile bietet die doppelte Buchhaltung?
Im Gegensatz zur Einnahmen-Ausgabenrechnung ist die doppelte Buchhaltung wesentlich komplexer Als Unternehmer hat man die Möglichkeit, komplexe Auswertungen abzurufen. Bei doppelten Buchhaltung werden alle Zahlungen und Einnahmen in einem Kontensystem verbucht. Im Kontenrahmen sind unterschiedliche Kontenklassen mit diversen Untergruppen zu finden. Darunter zum Beispiel:
- Bestandskonten
- Betriebliche Aufwendungen
- Privatkonten
- Anlagekonten
- Wareneingangskonten
- Kapitalkonten
In der doppelten Buchführung sieht man also nicht nur, ob ein Gewinn oder Verlust erzielt wurde. Vielmehr kann man nachlesen, wie sich die Bewegungen auf den einzelnen Konten im Laufe der Jahre verändern, wo während des Geschäftsjahres gespart wurde und welche Bereiche mehr Geld gekostet haben als in der Vorperiode. Darüber hinaus können auch Veränderungen über einen längeren Zeitraum beobachtet werden und anhand der Entwicklungen relevante Entscheidungen für die Zukunft getroffen werden. So kann man zum Beispiel abwägen, ob man sich einen neuen Mitarbeiter leisten kann oder ob es sinnvoll ist, neue Maschinen anzuschaffen. Auch für Kontakte nach außen leistet die doppelte Buchführung wertvolle Dienste. Möchte man zum Beispiel für sein Unternehmen einen Kredit aufnehmen, kann die Kreditwürdigkeit von der Bank anhand der Bilanzunterlagen besser geprüft werden. Allerdings muss man für die doppelte Buchhaltung über ein fundiertes Finanzwissen verfügen. Auch über die steuerlichen Aspekte muss man Bescheid wissen. Allerdings gibt es zahlreiche Buchhaltungsprogramme, die bei der Buchführung helfen. Mit Hilfe der ausgeklügelten Software ist es möglich, verschiedene Übersichten mit einem Knopfdruck abzurufen und sich so ein genaues Bild über die finanzielle Situation des Unternehmens zu machen. In den Buchhaltungsprogrammen sind Standard-Kontenrahmen bereits vorhanden, man muss die jeweiligen Zahlungen oder Eingänge nur richtig zuweisen.
Fazit
Die doppelte Buchhaltung ist zwar aufwendiger als eine einfache Einnahmen-Ausgabenrechnung, dafür bietet sie einen detaillierten Überblick aller Geschäfte. Die eingenommenen und bezahlten Beträge werden verschiedenen Konten zugordnet. Mit Hilfe moderner Buchhaltungsprogramme sind komplexe Auswertungen möglich, die wichtige Hinweise über die finanzielle Situation der Firma geben und als Wegweiser für die Zukunft dienen können.
