ELStAM – In der Lohnabrechnung läuft die Übergangsfrist ab
Seit Anfang des Jahres 2014 ist die Lohnabrechnung unter Anwendung der ELStAM Pflicht für alle Arbeitgeber. Die Initial-Meldung für das neue Verfahren musste spätestens Dezember 2013 erfolgen. Zum Juni 2014 läuft jetzt auch für diejenigen Arbeitgeber, die sich erst im Dezember 2013 angemeldet haben, die sechsmonatige Übergangsfrist ab, die Arbeitgebern zur Übernahme der Arbeitnehmer-Daten in das neue elektronische Lohnsteuerverfahren gewährt wurde. Höchste Zeit, die eigene Lohnabrechnung auf die korrekte Umstellung zu überprüfen, um Zusatzkosten und Ärger zu vermeiden.
Der Prozess der Lohnabrechnung funktioniert seit Januar 2014 vollelektronisch – und es war ein weiter Weg von der jährlichen Lohnsteuerkarte aus Pappe, die der Arbeitnehmer seit 1925 an den Arbeitgeber zur Gehaltsabrechnung weitergab. Hierauf waren die steuerrelevanten Kriterien wie Steuerklasse, Religion, Kinderfreibeträge oder sonstige Freibeträge vermerkt, wonach der Arbeitgeber monatlich die Steuern berechnet und abgeführt hat. Doch seit 2011 wird diese DIN A5-große Karte nicht mehr verschickt, denn das Finanzamt hat auf das elektronische Lohnsteuerverfahren umgestellt. Nach einigen Verzögerungen – das elektronische Verfahren sollte schon 2011 starten – erfolgte die Einführung der digitalen Abwicklung aller Steuerangelegenheiten zu Beginn des Jahres 2013. Ab Januar 2014 ist die Lohnabrechnung mit ELStAM (Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale) für alle Arbeitgeber verpflichtend.
Im Zuge der Umstellung auf ELStAM hat jeder Arbeitnehmer eine Steuer-ID (Identifikationsnummer) erhalten, die lebenslang gültig ist und die er seinem Arbeitgeber melden muss, damit dieser die nötigen Informationen zur Abrechnung abrufen kann. Der Arbeitgeber benötigt dafür ein Zertifikat des ElsterOnline-Portals des Finanzamtes sowie zur fehlerfreien und schnelleren Abwicklung ein elektronisches Lohnprogramm, welches ELStAM und damit den Austausch via Internet unterstützt. Bis zum Lohn-Abrechnungsmonat Juni 2014 gilt dabei die Übergangsfrist, d.h. bis dahin darf der Arbeitgeber anstelle der abgerufenen ELStAM die Merkmale der Lohnsteuerkarte 2010, eines Ausdrucks der aktuellen ELStAM oder einer Ersatzbescheinigung vom Finanzamt verwenden.
Diese Frist dient der Überprüfung der korrekt hinterlegten Lohnsteuerabzugsmerkmale der Angestellten. Eine Änderung der ELStAM bei Fehlern oder nicht beachteten Freibeträgen kann nur der Arbeitnehmer selbst beim Finanzamt beantragen und somit zur korrekten Abrechnung beitragen. Nach Ablauf der Frist muss der Arbeitgeber nach den vorliegenden, wenn auch für den Arbeitnehmer dann eventuell ungünstigen ELStAM-Daten abrechnen. Damit sind Ärger und Korrekturaufwand vorprogrammiert – höchste Zeit, zu handeln!
Der Arbeitgeber sollte seine Arbeitnehmer spätestens jetzt daran erinnern, dass sie ihre persönlichen Daten und steuerlichen Abzugsmerkmale mit einer Registrierung über elster.de überprüfen, da sie erstmals aus verschiedenen Quellen (Meldebehörden und Finanzamt) zusammengezogen wurden. In der zentralen Datenbank des Bundesfinanzamtes werden ständig aktualisierte Daten der verschiedenen Meldebehörden verarbeitet, die Besteuerungsgrundlagen für die Lohnsteuerabzugsmerkmale gespeichert und die ELStAM für den Abruf durch den Arbeitgeber bereitgestellt. Zu den zu überprüfenden Abzugsmerkmalen zählen (vgl. § 39 Absatz 4 EStG):
- Steuerklasse und Faktor
- Zahl der Kinderfreibeträge bei den Steuerklassen I bis IV
- Freibetrag und Hinzurechnungsbetrag
- Höhe der Beiträge für eine private Krankenversicherung und für eine private Pflege-Pflichtversicherung für die Dauer von zwölf Monaten, wenn der Arbeitnehmer dies beantragt
- Mitteilung, dass der von einem Arbeitgeber gezahlte Arbeitslohn nach einem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung von der Lohnsteuer freizustellen ist, sofern der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber dies beantragt
- Mitteilung über die Zugehörigkeit des Arbeitnehmers zu einer kirchensteuererhebenden Religionsgemeinschaft (Kirchensteuerabzugsmerkmal), da der Arbeitgeber auch verpflichtet ist, die Kirchensteuer einzubehalten
Nach der Initial-Anmeldung, die im Dezember 2013 bereits erfolgte, ist der Arbeitgeber verpflichtet, monatlich die Änderungslisten der ELStAM abzurufen und die Lohnabrechnung stets auf dem aktuellen Datenstand abzuwickeln.
Auch wenn das ELStAM-Verfahren erstmal Umstellungsaufwand mit sich bringt, bietet ELStAM im Alltagsbetrieb viele Vorteile wie die automatische Übernahme und Aktualisierung der komplizierten Lohnsteuerabzugsmerkmale, die Online-Meldung der Abgaben an das Finanzamt und die einfache Abrechnung mit einer geeigneten und leistungsstarken Lohn- und Gehaltssoftware. So wird Gehaltsabrechnung einfacher, schneller und vor allem papier- und pappelos.
