Seit Beginn des Jahres 2015 gilt in Deutschland flächendeckend das Mindestlohngesetz (MiLoG). Dieses sieht für jeden volljährigen Arbeitnehmer eine Mindestvergütung von 8,50 Euro je Stunde vor. Damit diese Vorgabe in der beruflichen Praxis auch umgesetzt wird, hat die Bundesregierung die Bundeszollverwaltung beauftragt, die Einhaltung des Gesetzes zu kontrollieren. Dazu greift die Zollverwaltung auf Dokumentationen zum Arbeitslohn von Unternehmern zurück.
In der Praxis hat sich gezeigt, dass es den Unternehmen nicht leicht fällt, eine rechtssichere Dokumentation zum Mindestlohn mit einem geringen Verwaltungsaufwand zu erstellen. Inwieweit rechtskonforme Zeiterfassungssysteme den Unternehmern bei diesem Problem helfen können, erklärt der nachfolgende Beitrag.
Dokumentationspflicht
Die ebenfalls zum 1. Januar 2015 in Kraft getretene Mindestlohn-Dokumentationsverordnung schreibt Unternehmern aus bestimmten Branchen, wie etwa der Gastronomie oder dem Baugewerbe, sowie Unternehmen, welche geringfügig Beschäftigte anstellen, vor, dass diese den Beginn, die Dauer und das Ende der täglichen Arbeitszeit nach einer festgelegten Form zu dokumentieren und zu archivieren haben. Dass es dabei in der Praxis zu schwierigen Auslegungsfragen und einem damit verbundenem hohen Verwaltungsaufwand kommt, ist aus Sicht der Unternehmen unglücklich. Da bei Nichteinhaltung der Vorgaben hohe Bußgelder drohen, ist die rechtskonforme Dokumentationspflicht zu einem bedeutenden Thema geworden.
Der Nutzen einer Online-Zeiterfassung
Viele Unternehmen setzen bei der Verwaltung und Steuerung der Beschäftigten-Arbeitszeiten moderne Zeiterfassungssoftware ein, da sie so von effizienten Arbeitsabläufen profitieren. Die Mitarbeiter haben jedoch ebenfalls einen Nutzen von einem solchen System. So lässt sich beispielsweise eine Online Zeiterfassung ortsungebunden erreichen und flexibel an individuelle Beschäftigungsverhältnisse anpassen.
Seit der Einführung der Dokumentationspflicht ist die Arbeitszeiterfassung gleich in mehrfacher Hinsicht vorteilhaft. Die modernen Lösungen können nämlich nicht nur die Zeit erfassen, sondern auch die geforderten Mindestlohn-Dokumentationen erstellen – und das per Knopfdruck ohne individuellen Mehraufwand.
Praktische Betrachtung und Ausblick
Unternehmer, die über eine Anschaffung eines Zeiterfassungssystems nachdenken, sollten auf bestimmte Eigenschaften bei der Softwareauswahl achten. So erscheint etwa die Nutzung von Cloud-Diensten, welche die Daten des Personals in externen Rechenzentren speichern, in mehrfacher Hinsicht als vorteilhaft. Die Daten sind so etwa sicher archiviert und von jedem Ort aus ansteuerbar. Zudem sollten potenzielle Käufer auf eine leichte Bedienbarkeit Wert legen, da diese Ressourcen sparen kann. Besonders gute Systeme verfügen darüber hinaus über Schnittstellen zu angeschlossenen Betrieben und bieten zudem noch einen technischen und fachlichen Service an. In der Praxis hat sich hier unter anderem die Software edtime von der Firma eurodata bewiesen. Das Unternehmen genießt eine große Akzeptanz bei kleinen und mittleren Unternehmen und weist eine große Erfahrung vor.
Online-Verfahren zur Zeiterfassung, welche die Dokumentationspflicht der Mindestlohnverordnung erfüllen können, erscheinen hier als vorteilhaft. Um zu gewährleisten, dass auch zukünftige Änderungen und Neuerungen fachgerecht (und effizient) bearbeitet werden, sollten Unternehmer die Einführung oder Optimierung einer Zeiterfassungssoftware prüfen.
