Die Abrechnung geschäftlicher Kosten muss akkurat und sauber sein – sonst steht der Job auf dem Spiel.
Tankquittungen, Bewirtungsbelege, Hotelrechnungen – wer für seinen Arbeitgeber Termine außer Haus wahrnimmt, kann sich die Kosten meist erstatten lassen. Doch so einfach das klingt, so leicht kann es in der Praxis zu heiklen Problemen kommen: Mitarbeitern, die auf ihren Abrechnungen fehlerhafte Angaben machen, droht die fristlose Kündigung. Welche Regeln Arbeitnehmer beachten müssen, um nicht unter Betrugsverdacht zu geraten, weiß Jochen Meismann, Geschäftsführer der Detektei A Plus.
Beim Thema Spesenbetrug verstehen die meisten Unternehmen keinen Spaß: Wer bei seiner Abrechnung private Kosten als geschäftliche ausgibt, Beträge manipuliert oder frisierte Quittungen einreicht, hat schwerwiegende Konsequenzen zu befürchten. „Spesenbetrug ist kein Kavaliersdelikt. Fliegt die Schummelei auf, muss der Mitarbeiter mit einer fristlosen Kündigung rechnen“, warnt Jochen Meismann, Geschäftsführer der Detektei A Plus. Tatsächlich zählen unstimmige Abrechnungen zu den häufigsten Ursachen für arbeitsrechtliche Konflikte: Einerseits fehlt vielen Arbeitnehmern das Unrechtsbewusstsein. Andererseits gibt es Arbeitgeber, die unabsichtlich begangene Fehler als Vorwand nutzen, um unliebsame Angestellte loszuwerden. Umso wichtiger ist es, äußerste Sorgfalt an den Tag zu legen, betont der Profi-Ermittler: „Im Zweifel empfiehlt es sich, vor der Buchung einer Geschäftsreise zu prüfen, ob die zu erwartenden Kosten mit den Reisebestimmungen des Arbeitgebers vereinbar sind.“ Der sicherste Weg, unangenehme Überraschungen zu vermeiden, ist, sich im Vorfeld genau über die Regelungen zu erkundigen. Zudem sollten Arbeitnehmer penibel darauf achten, alle Kosten lückenlos zu dokumentieren und sämtliche Belege zu sammeln.
Wenn die Ehefrau auf Kosten des Arbeitgebers speist
Tatsächlich erweist sich die Frage, welche Kosten als Spesen gelten, mitunter als kompliziert. Zum Beispiel ist es bei Geschäftsessen üblich, dass leitende Angestellte ihre Ehepartner mitbringen. Das heißt aber nicht, dass der Arbeitgeber auch die Bewirtung der Begleitung bezahlen muss. Dies musste zum Beispiel ein Verkaufsleiter aus Rheinland-Pfalz erfahren, der die Kosten für Essen und Übernachtung seiner Frau als Spesen abgerechnet hatte. Das Arbeitsgericht erklärte seine fristlose Kündigung für zulässig. Aus seinem Hotelbeleg ging nicht hervor, dass zwei Personen im Zimmer übernachtet hatten. Dies stützte den Verdacht, dass er absichtlich getäuscht hatte. „Bei solchen Mauscheleien wiegt der Vertrauensverlust meist so schwer, dass der Arbeitgeber zuvor nicht einmal eine Abmahnung schicken muss“, erklärt Jochen Meismann. Aufpassen sollten Geschäftsreisende ebenso, wenn der Kunde das Essen bezahlt oder die Mahlzeiten im Hotelpreis inbegriffen sind. Dann dürfen sie dem Arbeitgeber keine Verpflegungspauschale in Rechnung stellen – oder müssen den Betrag, falls zum Beispiel nur das Frühstück für ihn kostenfrei war, entsprechend mindern, weiß der A Plus-Geschäftsführer: „Wer bei solchen Details schludert, gerät leicht auf juristisches Glatteis.“
Arbeitgeber müssen die Betrugsabsicht nachweisen
Verantwortlich für eine unkorrekte Abrechnung ist der Mitarbeiter übrigens auch dann, wenn er sie nicht selbst erstellt, sondern delegiert hat. „Wer die Unterlagen abgibt, ohne sie zu kontrollieren, nimmt die Schädigung seines Arbeitgebers billigend in Kauf“, bestätigt Jochen Meismann. Allerdings kann ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern versuchten Spesenbetrug nicht einfach unterstellen: Er braucht Beweise für den Vorsatz. Bei versehentlichen Fehlern ist allenfalls eine Abmahnung gerechtfertigt: „Da bewusste Manipulationen schwer nachzuweisen sind, fühlen sich unlautere Angestellte oft sicher“, so der Chef-Ermittler. Doch Spesenbetrug ist eine Straftat – selbst bei geringen Beträgen. Viele Unternehmen beauftragen spezialisierte Detekteien, wenn ihnen Zweifel an der Ehrlichkeit ihrer Mitarbeiter kommen. Auch das A Plus-Team von Jochen Meismann hat im Alltag häufig mit Fällen von Spesenbetrug zu tun: „Bei Verdacht können die Arbeitgeber ihre Angestellten überprüfen lassen. Ausgebildete Ermittler sind in aller Regel in der Lage, die nötigen Beweise in kurzer Zeit zu beschaffen. Wer geschummelt hat, ist seinen Arbeitsplatz dann schnell los – und muss seinem Arbeitgeber in vielen Fällen zusätzlich die Kosten für den Detektiveinsatz erstatten.“
