Was KMUs aktuell bei der Lohn- und Gehaltsabrechnungen beachten müssen
Die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Arbeitnehmer verlangen in diesem Jahr einige Beachtung und Umstellungsaufwand auch von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) – Grund ist die Umstellung auf die Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM). Das elektronische Verfahren, welches in 2013 eingeführt wurde, ersetzt die bisherige Lohnsteuerkarte und ist ab 2014 für Arbeitgeber verpflichtend. Die Angaben der bisherigen Vorderseite der Lohnsteuerkarte (Steuerklasse, Kinder, Freibeträge und Kirchensteuerabzugsmerkmale) werden in einer Datenbank der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf für die Arbeitgeber bereitgestellt und dienen der korrekten Lohnabrechnung. Michael Baur, Produktmanager bei Haufe-Lexware, erläutert, auf was bei dieser Umstellung zu achten ist.
Was benötigen Arbeitgeber für das ELStAM-Verfahren?
Die Unternehmen müssen zum einen die Lohnabrechnung und -zahlungen an die Mitarbeiter leisten und zum anderen die Meldepflichten und Abgabe gegenüber den Sozialversicherungsträgern und den Finanzämtern (LStA und LStB) rechtzeitig erfüllen. Seit Anfang 2014 wickeln sie die Steuerberechnungen, die Meldepflichten und Abgaben an die Behörden verpflichtend elektronisch über Elster-online und unter Einbezug von ELStAM ab. Das heißt, Arbeitgeber benötigen ein Zertifikat vom ElsterOnline-Portal des Finanzamtes (welches die meisten Arbeitgeber bereits durch den Versand von Umsatzsteuer- bzw. Lohnsteuerbescheinigungen mit ELSTER besitzen) sowie ein elektronisches Lohnprogramm, welches ELStAM unterstützt..Zwar lassen sich die ELStAM-Daten auch über Listen abrufen und die Lohnberechnungen über ein ELStAM-Formular einreichen, doch selbst das Finanzamt empfiehlt Arbeitgebern für das elektronische Verfahren eine ELStAM- fähige Lohn- und Gehaltssoftware. Mit ihr profitiert auch der Arbeitgeber von den Vorteilen des elektronischen Verfahrens.
Denn nach Anmeldung der Arbeitnehmer bei ELSTAM erfolgt mit nur wenigen Klicks die Übernahme der Lohnsteuerabzugsmerkmale aus der Datenbank des Finanzamtes zu der jeweiligen Steueridentifikationsnummer des Arbeitnehmers. Mit diesen Daten vollzieht das Lohnprogramm dann die individuelle, aktuelle Berechnung und Meldung der Lohnabzüge.
Wie greift ELStAM in den Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnungen ein?
Der Arbeitgeber meldet seine Arbeitnehmer mit Geburtsdatum und Steueridentifikationsnummer bei den Finanzbehörden an. (Die Steuer-ID bekommt er ausschließlich von seinem Arbeitnehmer, sie ist für ihn nicht über das Finanzamt abfragbar.) Die Authentifizierung erfolgt dabei über das ELSTER-Zertifikat. Die Initial-Meldung für bestehende Arbeitnehmer musste spätestens im Dezember 2013 erfolgen.
Zwei bis fünf Werktage nach der Intial-Anmeldung standen dem Arbeitgeber die ELStAM für seine Mitarbeiter zum Abruf bereit. Die ELStAM-Daten der Mitarbeiter galt es innerhalb einer Übergangsfrist von sechs Monaten ab dieser Initial- Meldung in die Lohnabrechnung zu übernehmen. Diese Frist diente den Arbeitgebern und Arbeitnehmern zur Klärung bei abweichenden ELStAM-Daten. Auch für Arbeitgeber, die sich erst im Dezember 2013 angemeldet haben, läuft diese Frist jetzt im Lohnzahlungszeitraum Mai 2014 ab.
Darüber hinaus ist das Unternehmen im laufenden Betrieb verpflichtet, monatlich die Änderungslisten der ELStAM abzurufen und aktuelle Neuerungen vor der Abrechnung zu übernehmen. Die Listen stehen ab spätestens dem fünften Werktag jeden Monats zur Verfügung.
Neu eintretende Mitarbeiter müssen vom Arbeitgeber entsprechend bei ELStAM angemeldet werden. Die Anmeldung sollte einige Zeit vor der Abrechnung erfolgen, da es ein paar Tage dauert, bis die ELStAM abrufbar sind. Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, sind selbstverständlich abzumelden.
Was passiert, wenn die Übergangsfrist abläuft?
Bis Ende der Frist darf der Arbeitgeber anstelle der abgerufenen ELStAM die Merkmale der Lohnsteuerkarte 2010, eines Ausdrucks der aktuellen ELStAM oder einer Ersatzbescheinigung vom Finanzamt verwenden. Das kann der Arbeitgeber individuell pro Mitarbeiter entscheiden. Rechtlich gesehen benötigt er für die Nicht- Anwendung der abgerufenen ELStAM die Zustimmung des Mitarbeiters.
Ab dem Abrechnungsmonat Juni 2014 müssen die ELStAM für den Mitarbeiter vorliegen und übernommen werden, andernfalls muss der Arbeitgeber das Gehalt mit den gegebenen ELStAM-Daten abrechnen. Diese können für den Arbeitehmer ungünstiger ausfallen, z:B. wenn Freibeträge noch nicht beim Finanzamt in die ELStAM-Datenbank eingetragen wurden. Dass das zu großem Ärger mit den Angestellten führen kann und einen hohen Aufwand an Korrektur verlangt, ist verständlich. Darum ist es jetzt wichtig zu überprüfen, ob die ELSTAM für alle Arbeitnehmer übernommen wurden – auch bei neu eingestellten Mitarbeitern oder Nachzüglern, die ihre Daten noch überprüfen müssen.
Ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Korrektheit der ELStAM-Daten zu überprüfen?
Nein, der Arbeitgeber ist an die vom Finanzamt mitgeteilten und übermittelten ELStAM gebunden. Sollten die ELStAM unzutreffend sein, können diese nur auf Antrag des Arbeitnehmers durch das Finanzamt geändert werden. Allerdings sollte der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer darauf hinweisen, dass sie ihre Daten im ELSTER-Portal überprüfen und gegebenenfalls ändern lassen. Dafür ist die Übergangsfrist gedacht, sie soll gewährleisten, dass nach der Umstellung möglichst wenige Probleme und nachträgliche Korrekturen entstehen.
