Das Forderungs- und Inkassomanagement ist einer der zentralen Aufgabenbereiche in Unternehmen. Besonders für kleine und mittelständische Betriebe kann die fristgerechte Zahlung offener Rechnungen die finanzielle Situation maßgeblich mitbestimmen. Dennoch wird der Bereich gerade in den ersten Jahren nach der Gründung oft vernachlässigt. Doch was tun, wenn Kunden, Partner oder Dienstleister Insolvenz anmelden? Zwar sinkt die Zahl der Insolvenz in Deutschland sowohl auf Verbraucher- als auch auf Geschäftsseite. Dennoch erhalten Gläubiger durchschnittlich nur 2,6 Prozent ihrer Forderungen zurück. Am Beispiel einer 5.000 Euro-Rechnung wären das gerade einmal 130 Euro. Ein Verlust, der für viele kleine und mittlere Unternehmen unter Umständen schwer zu verkraften und sogar existenzbedrohend sein kann. Was viele Firmen jedoch nicht wissen: Schon bei Vertragsabschluss können die Weichen für einen reibungslosen und möglichst gewinnbringenden Ablauf im Ernstfall gestellt werden. Tritt die Insolvenz ein, ist zudem das richtige Verhalten entscheidend und verschafft Unternehmen im Kampf um ihre Forderungen wertvolle Vorteile. Worauf KMUs in der Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Dienstleistern sowie im Insolvenzfall achten müssen, zeigt die folgende Übersicht.
Alles im Blick: Kontinuierliche Bonitätsprüfung aller Geschäftspartner
Den Grundstein für die finanzielle Absicherung im Krisenfall schafft ein professionelles Risikomanagement. Natürlich können gerade kleine Betriebe hierfür nicht beliebig viel Budget aufwenden, doch mindestens die Bonitätsprüfung aller Geschäftspartner ist Pflicht. Dabei geht es nicht nur um die einmalige Einholung relevanter Informationen vor Vertragsabschluss. Da die finanzielle Lage der Partner sich jederzeit ändern kann, ist auch ein kontinuierliches Monitoring ihrer Bonität ratsam. Die Einrichtung eines Frühwarnsystems, welches automatisch über Änderungen von Finanzzahlen bei den beobachteten Firmen informiert, schafft Unternehmen hierbei zusätzliche Sicherheit.Verschlechtert sich die finanzielle Situation eines Partners, können Betriebe dank der Information in Echtzeit schnell und effizient reagieren und Zahlungsausfällen so, beispielsweise durch die rechtzeitige Anpassung der Zahlungsmodalitäten, vorbeugen.
Die richtigen Grundlagen schaffen: Optimierung der Vertragsunterlagen
Die Vertragsunterlagen gewährleisten nicht nur einen reibungslosen Ablauf im Insolvenzverfahren, sondern garantieren grundsätzlich eine problemlose Geltendmachung der Forderung. Damit alles reibungslos abläuft, müssen die Vertragsunterlagen sorgfältig gesammelt und aufbewahrt werden. Auf diese Weise sind Rahmenbedingungen, Forderungsstellung und zeitlicher Ablauf der Geschäftsbeziehung auf einen Blick nachzuvollziehen und Gläubiger geraten im Verfahren nicht in eine Bringschuld. Besonders relevant ist dabei die vollständige Dokumentation der Beauftragung und Auftragsbestätigung sowie die wirksame Einbeziehung von AGB und Eigentumsvorbehalten. Auch Dokumente wie Lieferscheine müssen unbedingt sorgfältig aufbewahrt werden. Kommt es zum Verfahren, sind die vertraglichen Einigungen schnell geklärt und Unternehmen können ihre offenen Forderungen so zweifelsfrei beweisen. Auch unabhängig von einer Insolvenz ist die sorgfältige Aufbewahrung aller Geschäftsunterlagen übrigens Pflicht. In unserer Arbeit mit Kunden gab es zum Beispiel mal einen Fall, in dem ein deutscher Schuldner seine Rechnung über 3.000 Euro nicht begleichen wollte und schlichtweg behauptete, die Ware nicht bestellt zu haben. Diese Behauptung konnte durch einen Blick in die Unterlagen widerlegt werden. Als der Schuldner dann berichtete, bereits vor Monaten Insolvenz angemeldet zu haben, ließ sich auch das mit einer einfachen Bonitätsabfrage widerlegen und der offene Betrag wurde innerhalb von zwei Werktagen beglichen.
Möglichkeiten im Ernstfall: Was tun, wenn Zahlungen nicht beglichen werden?
Werden Rechnungen trotz erbrachter Leistung nicht beglichen, haben Unternehmen eine Reihe von Möglichkeiten, ihre Forderungen geltend zu machen. Man unterscheidet hier zwischen einem vorgerichtlichen Beitreiben und einem gerichtlichen Beitreiben.
Vorgerichtliche Maßnahmen: Ist der vorgegebene Zahlungszeitraum verstrichen, sollten Unternehmen zunächst einmal Kontakt zum Schuldner aufnehmen. Der erste Schritt ist hierbei eine Zahlungsaufforderung per Post sowie Fax oder E-Mail. Hier werden noch einmal alle Informationen zur offenen Hauptforderung aufgeführt und auch die Mahngebühren aufgeschlagen. Der Zinssatz richtet sich hierbei danach, ob es sich bei dem Schuldner um einen Verbraucher (5 Prozentpunkte über Basiszinssatz) oder ein Unternehmen handelt (9 Prozentpunkte über Basiszinssatz). Die entsprechenden Verzugszinsen werden dabei vom ersten Tag nach dem Zahlungsziel bis zum Zahlungseingang fällig und Schuldner sind gesetzlich dazu verpflichtet, sie zu begleichen. Reagiert der Kunde oder Partner nicht auf den Bescheid, sollten Unternehmen die Kontaktfrequenz, beispielsweise auch per Telefon, erhöhen, um die Zahlungsbereitschaft und ggf. einen Zahlungsplan zu erarbeiten. Das kann gerade für KMU ein sehr zeitaufwendiger Prozess sein, weshalb sich die Zusammenarbeit mit einem ausgelagerten Inkassoservice lohnen kann. Denn: Der externe Dienstleister übernimmt alle Leistungen vorgerichtlich meist kostenfrei und kann Unternehmer so effizient unterstützen, ohne zum großen Kostenpunkt zu werden.
Gerichtliche Beitreibung: Kann mit dem Schuldner vorgerichtlich keine Einigung gefunden werden, stehen Unternehmen als weitere Maßnahmen das Mahn- oder Klageverfahren zur Verfügung. Welcher Weg der richtige ist, hängt davon ab, ob die Forderung vom Schuldner bestritten wird. Ist dies der Fall, eröffnet sich ein Klageverfahren, ansonsten ergeht ein Mahnbescheid gegen den Schuldner. Erfolgt hierbei kein Widerspruch, wird ein Vollstreckungsbescheid ausgestellt. Auf diesen folgt, wenn auch hier kein Einspruch stattfindet, die Zwangsvollstreckung. Widerspricht der Schuldner an einer Stelle im Mahnverfahren, wird ein streitiges Verfahren eröffnet, was mit einem Klageverfahren vergleichbar ist. Da mit einer gerichtlichen Einigung immer Gerichtskosten für Gläubiger verbunden sind, sollten Unternehmen hier auf professionelle Hilfe einer spezialisierten Anwaltskanzlei oder Wirtschaftsauskunftei zurückgreifen, um die Chancen auf ein schnelles und erfolgreiches Verfahren zu erhöhen und die Kosten auf diese Weise gering zu halten.
Richtiges Verhalten vor einer Insolvenzanfechtung
Meldet ein Schuldner Insolvenz an, unabhängig davon, ob es sich um eine Privatperson oder ein Unternehmen handelt, hat der Insolvenzverwalter laut geltendem Recht die Möglichkeit, Zahlungen, die innerhalb der letzten vier Jahre getätigt wurden, anzufechten und zurückzufordern. Das kann gerade für kleine und mittelständische Unternehmen eine große Belastung darstellen und zusammen mit dem bestehenden Zahlungsausfall schlimmstenfalls zur Existenzbedrohung werden. Zunächst einmal sollten gerade KMUs deshalb in jedem Fall eine Anfechtungsversicherung abschließen, die sie im Schadensfall schützt. Im Falle eines Bargeschäfts sollten die gegenseitigen Leistungspflichten in engem zeitlichem Zusammenhang gebracht werden.
Richtiges Verhalten nach Insolvenzanfechtung
Zusätzlich zur richtigen Vorbereitung auf den Fall einer Insolvenzanfechtung, ist auch das Verhalten von Unternehmen im Ernstfall maßgebend für den Ausgang eines Verfahrens. Der wichtigste Grundsatz lautet: Keine Informationen oder Unterlagen ungeprüft an den Insolvenzverwalter herausgeben. Gerade kleinere Unternehmen ohne eigene Rechtsabteilung neigen bei einer Insolvenzanfechtung dazu, überstürzt auf die Forderungen einzugehen, um die Situation schnellstmöglich zu lösen. Dabei ist die Einforderung bereits geleisteter Beträge des Schuldners nicht immer rechtens. Alle Unterlagen und Forderungen sollten deshalb stets von einem Spezialisten überprüft werden, ehe die angefochtenen Beträge an den Insolvenzverwalter überwiesen und dann zur Insolvenztabelle angemeldet werden. Auf diese Weise können Betriebe sicherstellen, dass sie im Ernstfall wirklich nur die Forderungen begleichen, die dem Schuldner rechtlich zustehen.
Fazit
Abschließend lässt sich festhalten, dass Unternehmen gerade bei drohenden Forderungsausfällen oder im Insolvenzfall viele Möglichkeiten haben, das Ausfallrisiko aktiv zu minimieren. Die ersten Schritte hierfür sind vorbeugende Maßnahmen, wie die richtige Dokumentation aller Geschäftsbeziehungen sowie die kontinuierliche Beobachtung der finanziellen Situation aller Partner und Kunden. Das Etablieren eines strukturierten Forderungsmanagements im Unternehmen macht diese Prozesse effizient und verschafft im Ernstfall beste Chancen auf den positiven Ausgang von Beitreibungsprozessen. Denn: Nur so können KMUs sicherstellen, dass sie durch optimale Nutzung des zeitlichen Rahmens eine höhere Wertschöpfung bestehender Forderungen garantieren.
Quelle: Ariane Sengbusch
