Recycling-, Kopier-, Inkjet-, oder Fotopapier: Wer die richtige Papiersorte für den Bürobedarf sucht, muss einige Kriterien beachten. Denn: Von der Druckbeschaffenheit über Oberfläche und Gewicht bis hin zur Umweltverträglichkeit gibt es große Unterschiede.
In deutschen Unternehmen gehört Papier zum täglichen Bedarf. Pro Kopf verbrauchten die Deutschen im vergangenen Jahr 258 Kilo Papier, 2,8 Prozent mehr als im Vorjahr. Keine Frage: Das „papierlose Büro“ bleibt weiterhin eine Utopie. Obwohl kaum ein Produkt in deutschen Büros so häufig eingesetzt wird, greifen Büromitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit selten auf das richtige Papier zurück. Dies führt zu unterschiedlichsten Problemen: „Nutzt ein Unternehmen auf Dauer ein ungeeignetes Druckerpapier, führt dies zu erhöhtem Verschleiß“, weiß Eric Kriegsman, European Category Manager für Papier bei Office Depot. „Je nach Papiersorte können bestimmte Inhaltsstoffe verdampfen und sich an den Druckerkomponenten ablagern. Der durch den Einkauf von günstigem Papier erzielte Spareffekt ist durch hohe Wartungskosten gleich Null.“ Wer zudem zu schweres Papier verwendet, zahlt beim Versand von Briefen möglicherweise höhere Portogebühren. Aber es gibt noch mehr Risiken: „Ein ungeeignetes Papier könnte zu Ansehensverlusten führen“, ergänzt Kriegsman. „Verwendet ein Unternehmen bei gehobenen Anlässen ˈnurˈ Standardpapier, könnte dies auf Kunden und Geschäftspartner unprofessionell wirken. Deshalb sollte man für unterschiedliche Anlässe verschiedene Papiersorten zur Auswahl haben.“
Welche Papiersorten gibt es?
Kopierpapier bzw. Standard-Papier: Klassisches Kopierpapier ist aufgrund seiner Beschaffenheit für Drucker und Kopierer aller Art geeignet. In der Regel wiegt Kopierpapier 80 g/m² und kann somit als Standard-Produkt für jedes Büro genutzt werden. „Das Papier überzeugt durch seinen günstigen Preis und den universellen Einsatz“, so der Papierexperte. „Für den Druck von wichtigen Verträgen, Geschäftspapieren oder Briefen ist es jedoch eher ungeeignet. Stattdessen sollte hier besser ultraweißes Qualitätspapier verwendet werden, das hochwertige Farbausdrucke besser zur Geltung bringt.“
Recycling-Papier: Recycling-Papier wird aus Altpapier und Pappe hergestellt. Es ist besonders umweltfreundlich, da bei der Herstellung im Vergleich nur ein Drittel Energie und Wasser benötigt werden. „Allerdings hat Recycling-Papier heute längst nichts mehr mit rauem, ockerbraunem Ökopapier zu tun“, ergänzt Kriegsman. Heutzutage werden bei der Herstellung von Recycling-Papieren verschiedene Altpapier-Qualitäten eingesetzt, um die Reißfestigkeit zu verbessern und einen höheren Weißegrad zu erhalten. Altes Zeitungspapier wird beispielsweise zur Produktion von Karton verwendet, während weißes Altpapier zur Herstellung von hochwertigerem Recycling-Papier genutzt wird. „Dennoch existiert weiterhin das Vorurteil, dass es hinsichtlich Qualität und Optik nicht mit anderen Papiersorten mithalten kann. Dabei überzeugen zahlreiche Papier-Marken nicht nur durch ökologische Verträglichkeit, sondern auch durch eine Optik und Haptik, die mit normalem Papier durchaus zu vergleichen ist.“
Multifunktionspapier: Das „Multitalent“ unter den Papieren eignet sich sowohl für einfache als auch mittelschwere Druckverfahren. Dank der guten Durchlaufeigenschaften werden Störungen im Drucker vermieden. Zudem liefert das Papier schärfere Ausdrucke als Standardpapier und kann sowohl für die tägliche Korrespondenz, als auch für repräsentative Unterlagen genutzt werden.
Inkjet- und Fotopapier: Wie der Name verrät, ist Inkjetpapier für Inkjetdrucker bzw. Tintenstrahldrucker konzipiert. Es hat entweder eine glänzende oder eine matte Oberfläche und ist in verschiedenen Grammaturen von 90 g/m² bis ca. 300 g/m² erhältlich. Durch die spezielle Herstellung ist Inkjetpapier teurer als Kopier- oder Laserpapier, wobei es sich für hochwertige Farbausdrucke besonders eignet. Auf Fotopapier lassen sich Bilder gestochen scharf ausdrucken. Auch dieses Papier gibt es in einer glänzenden und einer matten Variante.
Worauf achten bei der Papierwahl?
Laser- oder Tintenstrahl: Grundsätzlich gilt: Anlass und Drucker bestimmen die Papiersorte. Wer schnell und problemlos viele Seiten für interne Korrespondenzen drucken möchte, kann ohne Bedenken auf Standard-Produkte zurückgreifen. Für hochwertige Drucke ist ultraweißes Qualitätspapier die bessere Wahl.
„Die meisten Papiersorten können für beide Druckerarten genutzt werden“, berichtet Kriegsman. „Dennoch sollte man bei glänzendem Papier für Laser- oder Tintenstrahldrucker aufpassen. Hier ist es möglich, dass ungeeignetes beschichtetes Papier in einem Laserstrahldrucker schmilzt und den Drucker beschädigt.“ Auch das für den Laserstrahldrucker geeignete Papier sollte nur für diese verwendet werden. Da dieses Papier keine saugfähige Beschichtung besitzt, trocknet Tinte darauf kaum und kann verwischen.
Umweltverträglichkeit: Geht es um die Herstellung von Papier, denken viele an Worte wie „Waldrodung“, „Umweltbelastung“ oder „Energie- und Wasserverbrauch“. Dabei unterliegt die Herstellung von Papier in Deutschland zahlreichen Vorschriften: „Office Depot achtet streng auf ökologische Standards bei der gesamten Lieferkette“, so der Papierexperte, der bereits seit über 30 Jahren in der Branche tätig ist. „Das Thema ˈNachhaltigkeitˈ hat somit auch bei den Produkten höchste Priorität. Deshalb liefern wir umweltfreundliche produzierte Produkte, wie z.B. unsere 100% recycelten Büropapiere oder die Papiermarke Bio Top 3. Gleichzeitig sind wir der einzige Anbieter in Deutschland, dessen gesamte Büropapier-Eigenmarken FSC-zertifiziert sind.“ Einige Papiersorten zeichnen sich zusätzlich durch das Label „EU-Blume“ aus, das die gesamte Herstellungskette in Hinsicht auf ihre Umweltfreundlichkeit bewertet.
Matt, glatt, glänzend oder schimmernd: Papier unterscheidet sich besonders in seiner Beschaffenheit. Im Büroalltag wird meist mattes oder seidenmattes Papier verwendet, aber auch glänzende Papiere kommen zum Einsatz. Letztere stellen Drucke hochwertiger dar, sind aber gleichzeitig anfällig für Verschmutzungen oder Fingerabdrücke. Mattes oder seidenmattes Papier ist weniger schmutzanfällig, kann bei der gestochen scharfen Darstellung jedoch nicht ganz mithalten. Dieses Papier sollte somit eher für Textdokumente genutzt werden, während satinierte Papiervarianten für Grafiken und Schaubilder geeignet sind.
Gewicht und Grammatur: Die Papiergrammatur gibt Auskunft über die Stärke bzw. Dichte eines Papiers. Ein „80-Gramm-Standardpapier“ wiegt 80 Gramm pro Quadratmeter. Reguläres Office-Papier hat meist zwischen 80-160 g/m². Flyer können beispielsweise auch bis zu 250 g/m² wiegen. Das Papier ist nicht nur schwerer, es unterscheidet sich auch in der Oberflächenbeschaffenheit. Schweres Papier wird meist als stabiler und fester wahrgenommen. Doch auch „leichtes“ Papier erfüllt zunehmend diesen Anspruch: „Wir spüren einen steigenden Bedarf an 75 Gramm-Papier“, weiß Kriegsman. „Dank des Einsatzes hochwertiger Rohstoffe und modernster Technik ist es jetzt auch möglich ein 75 Gramm-Papier zu entwickeln, das die Dicke und Stärke eines Standard-Papiers hat. Beispielsweise ist unser Discovery Papier ein öko-effizientes Papier, dessen Herstellung weniger Holzressourcen erfordert, gleichzeitig aber beste Laufeigenschaften bietet.“
Wodurch lassen sich die Kosten senken?
Damit der Bürodrucker lange Zeit einsatzfähig ist, gilt es, das richtige Papier zu wählen (Grammatur, Oberflächenbeschaffenheit). Nicht immer ist die günstigste Variante dabei die beste. Wer ungeeignetes Papier wählt, hat häufig Papierstaus, Verschmutzung und Verschleiß zur Folge. Die Alternative muss aber nicht unbedingt teures Markenpapier sein: „Mit hochwertigen Eigenmarken müssen Kunden keine Qualitätseinbußen in Kauf nehmen“, so der Papierexperte. „Zudem lassen sich die Kosten für den Einkauf durch effiziente Bestellsysteme senken.“ Bei Office Depot können Kunden via Webshop oder – noch einfacher – E-Procurement bestellen. Innerhalb von 24-Stunden landet die Bestellung auf dem Schreibtisch – ohne teure Lagerhaltung.
Quelle: Office Depot
