Weniger ist mehr Zuviel Technologie verursacht höheren Verwaltungsaufwand

Ab einem gewissen Lebensstandard reicht eine Exceltabelle nicht mehr aus, um das eigene Leben zu organisieren. Dafür gibt es doch eine App, lautet die Devise. Die Start-up-Branche boomt: vom To-do-Listen-Programm bis hin zum Versicherungsberater im Smartphone-Format – scheinbar wird durch neue Technologien alles einfacher. Doch der Eindruck trügt: Jede App verlangt ein eigenes Konto inklusive Passwort, das es zu verwalten gilt, meistens wiederum mit Hilfe einer speziellen App. Damit ist es nicht getan, denn die Optimierung von Verträgen erledigt sich auch mittels einer App nicht von selbst. Um Versicherungen online zu vergleichen, müssen alle Unterlagen bereitstehen, Daten eingegeben und Angebote einzeln verglichen werden. Die Motivation, sich der Thematik zu widmen, sinkt proportional zum Anstieg des Papierberges. Gerade für Personen, die über einen anspruchsvollen Job verfügen, der ihnen nur ein Mindestmaß an Freizeit ermöglicht, ist der Anreiz, sich nach der Arbeit mit Versicherungen und Verträgen auseinanderzusetzen, gering. Norbert Kettner, Geschäftsführer der Private Office GmbH, kennt diese Probleme und erklärt in fünf Schritten, wie erfolgreiche Persönlichkeiten wieder Herr des Papierkriegs und Gestalter ihres Lebens werden.

1. Zielsetzung: Das Problem erkennen

Abends nach einem Sechzehnstundentag heimkommen und die wenige private Zeit mit Freunden und Familie genießen – so die Idealvorstellung. Die Realität sieht anders aus: Mieteinnahmen und Nebenkostenabrechnungen müssen überprüft werden, Versicherungs- und Handyverträge benötigen ein Update. Zu allem Überfluss quillt der Briefkasten über mit abzuarbeitender Post. Wichtige Dokumente erfordern eine durchdachte Ablage, die ein gewisses Maß an Zeitaufwand benötigt. Sich nicht mit privaten Verträgen auseinanderzusetzen hat Konsequenzen: Die Konditionen von Handyvertrag, privater Krankenversicherung oder anderer Versicherungen sind längst überholt und für einige Fahrzeuge ist der TÜV abgelaufen, was erst auffällt, wenn das Fahrzeug wieder bewegt wird. Mitunter existieren sogar unnötige Verträge, für deren Kündigung nie genügend Zeit vorhanden war. „Ich selbst kenne diese Erlebnisse und war lange auf der Suche nach einer Lösung, diese ermüdenden Prozesse optimal zu gestalten. Wer in Führungspositionen täglich Verantwortung für ein ganzes Unternehmen trägt, will in der Freizeit von derartigen Verwaltungsaufgaben verschont bleiben. Sie jedoch schleifen zu lassen, ist keine Option. Sich bei der Verwaltung aller seiner privaten Verträge einen Überblick zu verschaffen, erscheint schier unmöglich und bleibt trotzdem das Ziel. Wer erkennt, wie komplex seine verwaltungstechnischen Aufgaben sind, kommt nicht umhin sich zu fragen, wie er diese Vorgänge vereinfachen kann“, so Kettner.

2. Cleveres Outsourcing

Eine naheliegende Maßnahme, den Überblick über die eigenen Vermögensflüsse zu erhalten, ist das Outsourcing, also die Möglichkeit, die Aufgaben zu delegieren. Viele Anbieter generieren den Eindruck, mit einer App sei dies erledigt. „Mein Mobiltelefon kann inzwischen Versicherungen vergleichen, Verträge für mich kündigen, alle Konten auf einer Plattform darstellen. Für all diese Prozesse brauche ich aber jeweils eigene Programme, eigene Passwörter und muss selbst Zeit aufwenden, die Verträge einzupflegen“, meint Kettner. Dabei entsteht der zusätzliche Aufwand, die Apps zu aktualisieren und regelmäßig die Passwörter der Anwenderkonten zu ändern, um die Sicherheit der sensiblen Daten zu gewährleisten. Doch diese Apps bewahren niemanden davor, dass zu Hause der Briefkasten überläuft und eine eigene Ablage von Nöten ist. Die Technologie schafft am Ende sogar noch mehr Arbeit, als sie abnimmt.

Doch es gibt bereits eine Möglichkeit, ein echtes Outsourcing der eigenen privaten Verwaltung vorzunehmen, beispielsweise mit Hilfe des Unternehmens Private Office. Dafür gibt der Kunde sämtliche persönliche Unterlagen wie zum Beispiel private Krankenversicherung, Kfz-Versicherung sowie die gesamte Verwaltung des Immobilienbesitzes an Private Office ab. Dies betrifft auch Unterlagen wie beispielsweise Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen oder Reparaturen. Im Bezug auf den eigenen Haushalt verwaltet Private Office alle Vertragsverhältnisse wie Telefon, Strom, Gas oder Internet. Ziel ist es, dass der Kunde keine Post mehr an die Heimadresse erhält. Dafür lässt er sämtliche Adressen der Verträge auf das Dienstleistungsbüro in Frankfurt ändern. „Kunden müssen Korrespondenzen nicht mehr selbst verwalten oder ablegen“, erklärt der Geschäftsführer. Am Monatsende werden alle Zahlungen, wie Beitragsrechnungen oder Mieteinnahmen, über ein Treuhandkonto abgewickelt und verrechnet. Das verschafft auf dem eigenen Konto den Durchblick. Übersicht über die gesamten Dokumente und Zahlungsströme erhält der Kunde vom Private Office in optimal aufbereiteter Form und graphischer Darstellung.

3. Keine veralteten Verträge mehr dank Optimierung

Technische Entwicklungen suggerieren, dass jeder durch den Besuch eines Vergleichsportals im Internet zu besseren Vertragskonditionen gelangt. Doch die Recherche ist zeitaufwendig und vermittelt nicht zwangsläufig das passende Angebot für einen anspruchsvollen Lebensstil, der beispielsweise über die klassische Hausratsversicherung hinausgeht. Wer Vertragsunterlagen nicht regelmäßig aktualisiert und vergleicht, verschenkt mitunter viel Geld oder ist unterversichert. Um dieses Dilemma weiß auch Kettner: „Neben der Verwaltung sämtlicher Privatverträge bieten wir an, diese Verträge zu optimieren.“ Dazu werden Vertragsparameter angepasst oder bessere, günstigere Alternativen angeboten. Das Abschließen der neuen Verträge geschieht dann durch das Dienstleistungsbüro. „Der Kunde hat hier keinen Aufwand.“

4. Das gesamte Leben organisiert

Durch die Abgabe der administrativen Alltagslast entsteht mehr Zeit für Job, Familie, Freunde und Hobby. Auch hier kommt es zu „Verwaltungsaufwand“, der nicht zu unterschätzen ist – wie beispielsweise Restaurantreservierungen, privater Schriftverkehr, Behördengänge oder Urlaubsplanung. Hierfür stellt das Private Office eine eigene private Assistenz zur Verfügung. „Jeder Kunde erhält seinen persönlichen Ansprechpartner, der ihn bei der Verwaltung des Privatlebens unterstützt“, erläutert Kettner. Durch Kooperationen, beispielsweise mit einer Stilberatung und Rechtsanwälten und Steuerberatern, bietet das Private Office in diesen Aspekten des Privatlebens Unterstützung. Ein Chauffeur-Service, mit dem der Dienstleister ebenfalls zusammenarbeitet, verschafft zusätzlich freie Zeit.

5. Am Ziel: Lifestyle und neue Freiheit genießen

Durch das Abgeben des Verwaltungsaufwands entsteht eine neue, vorher ungeahnte, Freiheit. Kunden des Dienstleisters konzentrieren sich ganz auf das Genießen ihres exklusiven Lebensstils. Sie gewinnen mehr Zeit für sich und ihre eigenen Ziele und können sich so den wichtigen Dingen des Lebens widmen.

Quelle: Borgmeier Public Relations