Dienst- und Geschäftsreisen für Kundentermine werden oftmals mit dem Auto getätigt, in vielen Fällen gehören solche Fahrten mit zum beruflichen Alltag. Doch ob alltägliche Routine oder seltener Bestandteil der unternehmerischen Tätigkeit, einige Aspekte sollte man im Zusammenhang mit Kundenterminen und Autofahrten berücksichtigen damit das folgende Kundengespräch auch erfolgreich verläuft. Sich einfach ins Auto setzen und Losfahren ist keine gute Option. Worauf sollte man also achten, wenn man mit dem PKW zum Kundentermin fährt?
Sämtliche Aspekte bei der Vorbereitung berücksichtigen
Es gibt kein pauschales Szenario, welches als Beispiel für eine perfekte Planung des Kundentermins herhalten kann, die Umstände sind immer sehr individuell. Zunächst einmal spielt sicherlich die Entfernung, bzw. die Fahrtzeit eine Rolle bei der Vorbereitung. Müssen eventuelle Tankstopps eingeplant werden? Nutzt das Unternehmen Tankkarten von einer bestimmten Tankstelle und muss dies bei der Planung mitberücksichtigt werden? Ist eine Übernachtung notwendig oder findet die komplette Reise an einem Tag statt? All diese Fragen müssen Beachtung bei der Planung finden und sollten keinesfalls unter den Teppich gekehrt werden. Außerdem sollte die Fahrtzeit nicht zu knapp bemessen werden, um auf Eventualitäten vorbereitet zu sein.
Wer keinen Puffer für Verzögerungen wie Staus oder Umleitungen einplant, riskiert zum einen zu spät und zum anderen gestresst zum Kundentermin zu kommen, was in keinem Fall einen positiven Eindruck hinterlassen würde. Empfehlenswert ist in vielen Fällen eine Anreise am Tag vor dem Termin, da Kundengespräche in der Regel vormittags stattfinden und man nach einer Übernachtung wesentlich frische und konzentrierter in das Gespräch gehen kann, als nach einer langen und möglicherweise ermüdenden Autofahrt. Vor allem muss auch das Budget geplant werden und der Mitarbeiter mit entsprechenden finanziellen Mitteln ausgestattet werden.
Pflichten, Fahrtenbuch und Co.
Selbstverständlich gibt es einige grundlegende Aspekte, die offensichtlich sein sollten. Zunächst einmal sollte ein Fahrzeug gewählt werden, was die jeweilige Firma oder das jeweilige Unternehmen gut repräsentiert. Zum einen sollte es also kein Fahrzeug sein, welchem nicht anzusehen ist, ob es noch einmal durch den TÜV kommt, „Protzkarren“ hingegen eignen sich allerdings nur in Ausnahmefällen. Generell ist man mit einem gepflegten Mittelklasse-Fahrzeug oder mit einem Mietwagen der Oberklasse gut aufgestellt, wenn es um Kundenbesuche geht. Dass dieser keine allzu lange Pause seit der letzten Wäsche und Wagenpflege eingelegt hat sowie in einem einwandfreiem technischen Zustand befindet, sollte sich ebenfalls von selbst erklären. Doch was sind die wirklich wichtigen Dinge bei einem Kundentermin mit dem PKW?
In der Regel werden Firmenfahrzeuge für Kundentermine genutzt. Dies ist aus unterschiedlichen Gründen, vor allem Versicherungstechnischen Gründen der Fall, sobald das Unternehmen über Firmenfahrzeuge verfügt, die der Mitarbeiter nutzen könnte. Es gibt einige Dinge, die man grundsätzlich in Bezug auf Firmenfahrzeuge wissen sollte. Unter folgendem Link kann man sich diesbezüglich einen guten Überblick verschaffen. Bei geschäftlichen Fahrten ist das Führen eines Fahrtenbuchs Pflicht. Dieses kann analog oder digital geführt werden, muss in jedem Fall aber bestimmte Anforderungen erfüllen. Dazu gehört beispielsweise eine lückenlose und plausible Aufzeichnung jeder einzelnen Fahrt, der Kilometerstand zu Fahrtbeginn und Ende oder auch der Zweck der Fahrt und die Angabe der aufgesuchten Kunden. Weiterhin kann es sinnvoll sein, folgende Dinge mit an Bord zu haben:
- Sonnenbrille / Ersatzbrille
- kleine Reiseapotheke (Kopfschmerztabletten und Co.)
- Wechselschuhe
- Notfallproviant für längere Staus (Haltbare Snacks)
- Ladegeräte (für Handy, Laptop und Co.)
- eine Decke
- zusätzliche Visitenkarten
Was ist mit E-Autos?
Immer öfter sehen sich Unternehmen auch in Deutschland in der Verantwortung, was den Ausstoß an CO2 betrifft. Um den CO2-Ausstoß zu verringern stellen zunehmend Unternehmen ihre Fuhrparks für Mitarbeiterfahrzeuge ganz oder teilweise auf Elektroautos um. Dies mag für den alltäglichen Berufsverkehr eine gute Lösung sein, bei längeren Dienstreisen zu Kunden ist es allerdings fraglich, ob E-Autos für diesen Zweck geeignet sind. Mehr als 27.000 öffentliche Ladepunkte, Tendenz steigend, bieten zwar schon eine recht gute Abdeckung, dennoch stellen längere Fahrten mit Elektroautos heute in vielen Fällen noch eine besondere Herausforderung dar. Im Einzelfall kann diese Möglichkeit allerdings durchaus Sinn ergeben. In Zukunft werden E-Autos mit Sicherheit eine größere Rolle auch für Dienstreisen und Kundentermine spielen.
Fazit
Wer die Fahrt zum Kunden sorgfältig und gewissenhaft plant, und die genannten Aspekte dabei berücksichtigt, hat seine Arbeit getan. Selbstverständlich kann es immer wieder zu ungeplanten Situationen kommen, die die Fahrt verzögern oder gar komplett unterbrechen. Auch scheinbar kleinere Aspekte wie das Mitnehmen eines zweiten Outfits sollten für das tatsächliche Kundengespräch mitbedacht werden, falls etwa ein Kaffee versehentlich Flecken auf Hose oder Hemd hinterlässt. Unter folgendem Link erfährt man, wie man Fettnäpfchen auf Geschäftsreisen konsequent vermeiden kann.
