Administrationsaufwand mit Personalsoftware reduzieren – 7 effiziente Tipps

Es gibt kaum einen HR-Prozess, der nicht mithilfe von Personalsoftware unterstützt und auf diese Weise effizienter gestaltet werden kann. Dabei stehen sowohl Einzel- als auch Komplettlösungen zur Verfügung, von denen nicht nur große, sondern auch mittelständische und kleine Betriebe erheblich profitieren können. Die folgenden sieben Tipps zeigen, wie der Administrationsaufwand in Betrieben mit der richtigen Personalsoftware reduziert werden kann.

1. Löhne, Gehälter und Sonderzahlungen zuverlässig berechnen
Mit einer Software für Personalwirtschaft können Löhne, Gehälter und Sonderzahlungen zuverlässig berechnet und archiviert werden. Softwarelösungen wie Sage HR zum Beispiel berücksichtigen dabei die aktuellen Vorschriften des Gesetzgebers, Branchenspezifika und unterschiedliche Entlohnungsmodelle. Die Beitragssätze sind bereits hinterlegt, die Archivierung der Abrechnungen erfolgt automatisch und umfangreiche Bescheinigungen können mit nur wenigen Mausklicks erstellt werden.

2. Zeit sparen bei der Reisekostenabrechnung

Mit Personalsoftware kann man den Aufwand für Reiseanträge und die Reisekostenabrechnung erheblich verringern. Die Mitarbeiter selbst können ihre Kosten, zum Beispiel online über ein Mitarbeiterportal, deklarieren und, ebenfalls online, die entsprechenden Belege einreichen. Gute Lösungen berücksichtigen dabei das aktuelle Reisekostenrecht und vom Betrieb selbst formulierte Richtlinien.

3. Mit Simulationen zu einer effizienteren Personalkostenplanung
Mit der entsprechenden Softwarelösung haben Betriebe die Personalkosten all ihrer Bereiche problemlos im Blick. Ferner können Soll-Ist- oder Was-Wäre-Wenn-Szenarien simuliert und Ergebnisse der Personalkostenplanung ohne großen Aufwand in anschauliche Grafiken (Charts, Tabellen) übertragen werden.

4. Den Schichtplan automatisch erstellen lassen
Mitarbeiter können unter Zuhilfenahme der passenden HR-Software schnell und effizient in den richtigen Betriebsbereichen werden. Einige Softwarelösungen übernehmen mittels der vorhandenen Daten ganz automatisch die Erstellung des Schichtplans.

5. Bewerbungsprozesse effizienter gestalten
Das Anlegen elektronischer Bewerberakten, die Verwaltung von Initiativbewerbungen, Entscheidungshilfen bei der Einstellung – die richtige Software hilft, Bewerbungsprozesse und interne Stellenbesetzungen effizienter zu gestalten. Es besteht zum Beispiel auch die Möglichkeit der Integration eines Karriereportals auf der Firmenhomepage. Der Betrieb wird auf diese Weise optimal repräsentiert und kann mit einem regelmäßigen Bewerberzufluss rechnen. Die Daten der eingestellten Bewerber können unter Umständen direkt in den Mitarbeiterstamm übernommen werden, was den Administrationsaufwand weiter reduziert.

6. Personalentwicklung und Weiterbildung – Überblick verschaffen
Gute Softwarelösungen, wie die von HR, helfen auch im Bereich der Personalentwicklung und Weiterbildung. Sie verschaffen einen detaillierten Überblick: Bei welchem Mitarbeiter besteht welcher Schulungsbedarf? Außerdem wird die Planung und Organisation von Seminaren und anderen Weiterbildungsmaßnahmen mit der richtigen Software wesentlich erleichtert.

7. Zielvereinbarung einfach online
Ein Mitarbeiterportal hat viele Vorteile. Eines davon ist die Möglichkeit, dieses zur Zielvereinbarung und Selbstbeurteilung der Mitarbeiter zu nutzen. Der Aufwand fällt dabei so gering wie möglich aus. Software für Personalwirtschaft stellt häufig auch standardisierte Beurteilungsbögen für Personaler zur Verfügung, sodass auch sie in ihrer Arbeit weniger Zeit und Mühe aufwenden müssen.