Die richtigen Daten zur richtigen Zeit beim richtigen Mitarbeiter: DMS macht Informationen für Geschäftsprozesse verfügbar
Königs Wusterhausen – Die Digitalisierung stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen: Täglich werden Unmengen an Daten erzeugt, die genutzt werden wollen. Dafür allerdings müssen sie beherrscht und organisiert werden.
„Häufig liegen Daten und Dokumente verstreut auf E-Mail- und Fileservern, auf lokalen Festplatten und im Papieraktenarchiv. Wird ein konkretes Dokument benötigt, sind Mitarbeiter nicht selten stundenlang mit der Suche danach beschäftigt. Das ist unwirtschaftlich und kostet Nerven. Obendrein stehen diese Informationen nicht für Geschäftsprozesse zur Verfügung. Ein Dokumentenmanagement-System macht dagegen die benötigten Informationen auf Knopfdruck verfügbar“, spricht Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler und Entwickler des Office Manager DMS, ein wesentliches Problem an.
Dokumentenmanagement-Systeme wie der Office Manager (www.officemanager.de) archivieren sämtliche Informationen, also E-Mails mitsamt ihrer Anhänge, Dokumente, Fotos, Zeichnungen und vielem mehr, die für Geschäftsprozesse nutzbar sind, in einem zentralen Archiv. Somit geht einerseits keine Information verloren und Dokumente liegen stets in der aktuellsten Version vor. Andererseits stellt die Software auf diese Weise auch Wissen zentral im Unternehmen zur Verfügung: Jeder Mitarbeiter erhält die Daten, die er für seine Arbeit benötigt. Individuelle Zugriffsrechte stellen sicher, dass Dokumentdateien nur berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
Papierdokumente dem elektronischen Archiv zuführen
„Elektronische Dokumente bilden natürlich die Basis eines DMS. Jedoch können papiergebundene Dokumente mit Dokumentenscannern effizient digitalisiert werden. Dank OCR-Texterkennungssoftware sind sie schnell einem Vorgang zugeordnet und über Volltextsuche wiederauffindbar“, erläutert Harald Krekeler. Mit Office Manager ist die Digitalisierung sehr einfach und in wenigen Schritten erledigt: Der Anwender legt ein Dokument oder einen Papierstapel in den Scanner und bedient die Scan-Taste am Gerät. Der Office Manager importiert automatisch die gespeicherte PDF-Datei und indexiert den Text mit Hilfe der OCR-Software. Nun kann der Anwender das Dokument benennen, einem Projekt, einer Gruppe oder Kategorien zuordnen. Um später darauf zuzugreifen, hilft die Volltextsuche anhand der eingegebenen Tags bzw. Schlagworte.
E-Mails im DMS für Workflows zur Verfügung stellen
Eine Herausforderung stellt für viele Unternehmen auch die Bereitstellung von Informationen aus einer E-Mail für andere Kollegen dar. Häufig wird die betreffende Mail dann an alle möglichen Empfänger weitergeleitet, was nicht nur den Mailserver belastet und Mailboxen verstopft, sondern unübersichtlich und wenig motivierend ist. E-Mails inklusive ihrer Anhänge können per Drag&Drop aus dem Mailprogramm in den Office Manager gezogen werden, um diese dort für Workflows verfügbar zu machen. Die Ablage im Office Manager kann revisionssicher, sprich unveränderbar, erfolgen.
„Dokumentenmanagementsysteme eignen sich insbesondere für den Mittelstand, um Geschäftsprozesse effizienter zu machen und sind ein wichtiger Baustein auf dem Weg zur Digitalisierung. Obendrein lässt sich der Office Manager einfach in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren“, fasst Harald Krekeler zusammen.
Quelle: Softwarebüro Krekeler
