Kommunikation 4.0 – Warum Messenger New Work prägen werden
Vor 46 Jahren hat die erste E-Mail in Boston das Licht der Welt erblickt. Seitdem hat sich viel getan – nach Schätzungen des Marktforschungsunternehmens The Radicati Group werden aktuell rund 269 Milliarden E-Mails pro Tag verschickt. Tendenz für die kommenden Jahre: steigend. Während die digitalen Briefe im Alltag schon fast komplett durch Social Media- und andere Kommunikationsplattformen ersetzt wurden, sind sie im Beruf immer noch der übliche Weg, um mit Kollegen, Kunden oder Partnern zu kommunizieren. Die E-Mail gilt als der seriöseste Weg interne sowie externe Berufskommunikation zu betreiben. Doch sind E-Mails heute noch zeitgemäß und vereinbar mit der aufstrebenden New Work-Bewegung? Alan Duric, CTO/COO und Mitgründer von Wire mit fünf Gründen, warum Messenger gegenüber E-Mails vor allem in Zeiten der Arbeitswelt 4.0 ihre Daseins-Berechtigung haben:
Grund 1: Cyber-Angriffe nehmen zu – E-Mail-Postfächer im Hacker-Fokus
„Das Bundeskriminalamt hat eine Sammlung von ca. 500.000.000 ausgespähten Zugangsdaten, das heißt E-Mail-Adressen und die dazugehörigen Passwörter in einer Underground-Economy Plattform gefunden. Vermutlich wurden diese Daten über einen längeren Zeitraum aus verschiedenen Hacking-Angriffen zusammengetragen. Die aktuellsten ausgespähten Zugangsdaten stammen wahrscheinlich aus Dezember 2016“, so stand es im Sommer 2017 in einer Meldung des Bundeskriminalamtes. Immer wieder und zunehmend regelmäßiger geraten E-Mail-Provider in den Fokus von bösartigen Cyber-Angriffen, daher stellt sich die Frage: Ist eine vertrauliche Kommunikation via E-Mail noch zeitgemäß?
Grund 2: Der Feind jedes Posteingangs – Spam
Der Großteil des privat sowie beruflich genutzten Postfachs besteht aus Spam-Mails. Der Eingang dieser lästigen Nachrichten hat sich in den letzten Jahren vervielfacht. Zwar haben sich die Qualität und Effektivität von Spamfiltern mittlerweile verbessert, parallel dazu sind jedoch auch die Absender raffinierter geworden. Spam-Mails verursachen nicht nur überflüssigen Traffic, sondern sorgen zudem dafür, dass wichtige Mitteilungen Gefahr laufen unterzugehen. Messenger hingegen, die eine vorherige, gegenseitige Autorisierung erfordern, ermöglichen eine, vom Nutzer kontrollierten Kommunikationsaustausch. So sind weder Werbung, noch Nachrichten unerwünschter Absender Teil des Chatverlaufes.
Grund 3: Emotionen statt starre Nachrichten für ein produktives Arbeitsklima
Die Arbeitswelt ist bei weitem nicht mehr so starr, wie noch vor einigen Jahren. „Du statt Sie“, heißt es in den Büroräumen und auch die Kommunikation darüber hinaus ist wesentlich lockerer geworden. E-Mails wirken meist deutlich ernster und starrer als kurze Updates via Messenger und auch Missverständnisse können schneller ausgeräumt werden. Emojis, GIFs, Gefällt-mir-Angaben erlauben schnell und zeiteffizient und auf Mitteilungen zu reagieren, ohne ausschweifende Texte zu verfassen. Gleichzeitig erweist sich somit das Arbeiten als deutlich angenehmer und kollegialer, da sich nunmal Emotionen über Messenger deutlich besser abbilden lassen und so auch die Produktivität und das Arbeitsklima optimiert wird.
Grund 4: Mails kosten Zeit – Messenger sparen Zeit
Mit dem Aufräumen des Posteingangs geht der Verlust von Arbeitszeit einher – das tägliche Sortieren und Bearbeiten von E-Mails am Morgen nimmt Energie in Anspruch, die anderweitig besser investiert wäre. Bis ein dringendes Anliegen oder Problem per Mail geklärt ist, kann ebenfalls viel Zeit ins Land ziehen. Zudem ist der Zugriff auf unendlich lange Nachrichtenverläufe im Postfach häufig sehr mühsam. Mit Messaging-Services lassen sich Kollegen zeitkritischen Situationen erreichen, Absprachen via Textnachricht, Meetings oder Screen-Sharing erhöhen die Flexibilität im Workflow. Probleme werden schnell gelöst und lästiges E-Mail-Ping-Pong umgangen.
Grund 5: Mangelnde Sicherheit – Verschlüsselung muss keine Hürde sein
Ein sicherer Austausch von E-Mails ist möglich – in der Einrichtung von zusätzlicher Sicherheits-Software, wie Pretty Good Privacy (PGP). Diese Technologie ist eine gute Möglichkeit E-Mails vor Dritten zu schützen, jedoch ist die Konfiguration oft komplex. Selbst der Erfinder, Phil Zimmermann, gab zu, dass er PGP nicht nutzt. Speziell beim Austausch von sensiblen Dokumenten wie z.B. Verträgen mit Geschäftspartnern oder Krankschriften von Mitarbeitern spielt Datenschutz eine große Rolle. Cloud-basierte E-Mail-Services bergen zusätzlich die Gefahr, dass Dritte oder der Provider selbst, Zugriff auf die sensiblen Gesprächsverläufe samt Dateien haben können. Auch hier bieten Messenger, die auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung setzen, eine gute und vor allem sichere Alternative. Alle Konversationen und ausgetauschten Daten sind nur auf den jeweiligen Endgeräten abrufbar und so vor dem Zugriff Dritter geschützt.
Fazit: E-Mails bleiben zeitgemäß – doch New Work und Messenger gehen einher
Im beruflichen Alltag werden bevorzugt E-Mails genutzt – dabei auftretende Nachteile und Negativ-Erfahrungen aber oft ignoriert. Potenzielle Sicherheitslücken beim E-Mail-Verkehr können durch zusätzliche Software minimiert werden. Dennoch: Ob Absprachen, Meetings oder der Austausch von Dokumenten – sichere Messenger werden eine größere Rolle in der beruflichen Zusammenarbeit spielen. In Bezug auf E-Mails sind die Vorteile deutlich: Das überfüllte Postfach wird geschont, der eigene Workflow verbessert, Spam minimiert und Stress folglich verringert. In Zeiten von New Work verändert sich vieles derzeit rasant. Unternehmensstrukturen und Arbeitsräume werden hinterfragt und auch in der Kommunikation suchen Entscheider nach Lösungen das Arbeiten flexibler, effektiver und effizienter zu gestalten. Die E-Mail wird nicht aussterben, aber der Bedarf und die Relevanz von einfachen Kommunikationslösungen steigt. Vor allem hinsichtlich des zeit- und ortsunabhängigen Arbeitens, der im New Work-Konzept betitelten Flexibilität, gehören Messenger zur zukünftigen beruflichen Kollaboration, um Workflows und die Produktivität zu optimieren.
Quelle: Mashup Communications GmbH/Wire Swiss GmbH
