Ein betriebliches Eingliederungsmanagement ist Pflicht

Hintergrund des betrieblichen Eingliederungsmanagement

Seit 2004 sind Arbeitgeber laut §84 Absatz 2, SGB IX verpflichtet, länger erkrankten Beschäftigten ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten. Es ist zu gewährleisten, dass allen Arbeitnehmern Hilfestellungen angeboten werden, die innerhalb eines Jahres länger als 6 Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind. Bei wiederholter Arbeitsunfähigkeit kann die Bedingung zur Einleitung des BEM-Verfahrens bereits nach mehr als 30 krankheitsbedingten Fehltagen innerhalb der letzten zwölf Monate erfüllt sein. Während der Arbeitgeber aufgrund der Gesetzeslage verpflichtet ist, ein BEM anzubieten, ist die Teilnahme für den Arbeitnehmer freiwillig. Ziel des BEM-Prozesses ist die Erhaltung des Arbeitsplatzes bzw. die Überwindung der Arbeitsunfähigkeit.

Dadurch soll die frühzeitige Intervention durch den Arbeitgeber sicherstellt werden. Wie der Arbeitgeber vorzugehen hat, wird vom Gesetzgeber nicht konkret vorgegeben. Allerdings ist die Beteiligung der zuständigen Interessenvertretung (z.B. Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung) verbindlich. Es gibt keine durch den Gesetzgeber vorgegebenen Rollen. In vielen Unternehmen wird jedoch ein BEM-Beauftragter (Prozess-verantwortlich) bzw. ein oder mehrere BEM-Verantwortliche etabliert. Letztere sind für die Durchführung des BEM-Verfahrens zuständig. Inzwischen hat das BEM insbesondere im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung vor dem Arbeitsgericht – etwa im Falle einer Kündigung – eine besondere Bedeutung. Das BEM muss sicherstellen, dass alternative Maßnahmen identifiziert werden, um einer potentiellen Kündigung vorzubeugen. Verzichtet ein Arbeitgeber auf die Durchführung eines BEM, liegt die Beweislast bei ihm, dass das Arbeitsverhältnis nicht durch geeignete Maßnahmen hätte erhalten werden können. Arbeitgeber, die keinen oder einen unzureichenden BEM-Prozess etabliert haben, tragen somit ein substantielles Risiko, einen Rechtsstreit zu verlieren.

Anforderungen an den Arbeitgeber bzw. den BEM-Beauftragten und das IT System

Für die Personalabteilung ergeben sich folgende Anforderungen:

• Es besteht eine Informationspflicht zum Inhalt und Ablauf des BEM-Prozesses gegenüber den Angestellten bzw. deren Interessenvertretung.
• Die krankheitsbedingten Abwesenheiten müssen nachgehalten werden und transparent sein.
• Beim Erreichen des BEM-Schwellwertes (6 Wochen ununterbrochen arbeitsunfähig oder mehr als 30 Krankheitstage in den vergangen 12 Monaten) ist ein BEM-Prozess zu initiieren.
• Der Ablauf bzw. die Weichenstellungen im Prozess sind zu dokumentieren. Hier ist vor allem das initiale Einverständnis des erkrankten Mitarbeiters zu nennen, als Voraussetzung für die Weitergabe der Krankheitsdaten an die Prozessbeteiligten. Der Mitarbeiter ist dabei insbesondere über die Freiwilligkeit und den Datenschutz zu orientieren. Im Falle eines Formfehlers bei der Durchführung des BEM-Prozesses, erachten die Gerichte den kompletten Vorgang als unwirksam.

Auch ohne Zustimmung der bzw. des Erkrankten, ist der Betriebsrat grundsätzlich auskunftsberechtigt. Der Betriebsrat hat gemäß § 84 Abs.2 Satz 7 SGB IX die Aufgabe, zu überwachen, ob der Arbeitgeber die gesetzlichen Vorgaben erfüllt.

• Insbesondere der Betriebsrat, der Personalrat, der Betriebsarzt und gegebenenfalls die Schwerbehindertenvertretung sind in den Ablauf einzubeziehen. Weitere Beteiligte können sein: Frauenbeauftragte, Arbeitssicherheitsbeauftragte, etc.
• Die Vorgehensweise zur Ermittlung der Maßnahmen muss nachvollziehbar sein.
• Der Status bzw. der Inhalt der Maßnahmen zur Reduzierung der Krankheitstage ist zu protokollieren.
• Der Datenschutz ist durchgängig zu gewährleisten Aus dieser Spezifikation lassen sich die technischen Anforderungen an eine entsprechende Software-Lösung ableiten:

Workflows:

Die Anwendung sollte konfigurierbare Workflows unterstützen. Derartige Systeme bieten Funktionsbausteine zur Unterstützung von Geschäftsprozessen an, d.h. der logischen Verknüpfung mehrerer Einzeltätigkeiten/Aufgaben oder die Weiterleitung von Informationen im Kontext eines Gesamtvorgangs innerhalb der Organisation. Hierdurch kann beispielsweise gewährleistet werden, dass der Betriebsrat über sämtliche BEM-Fälle informiert wird.

Der Workflow muss so gestaltet werden, dass bestimmte Aufgaben in Abhängigkeit von den Personenstammdaten generiert werden (z.B. Einbeziehung der Frauenbeauftragten).

Ein wesentlicher Vorteil von Workflow-Systemen ist, dass der Ablauf bzw. die getroffenen Entscheidungen protokolliert werden. Anhand der Zeitstempel, die bei den Einzelaktivitäten geführt werden, lässt sich die Einhaltung von Fristen oder die Dauer des Prozesses nachvollziehen.

Schnittstellen:

Eine BEM-Lösung muss Schnittstellen zur digitalen Personalakte (Stammdaten), sowie ins Fehlzeitenmanagement (Personalakte oder Zeiterfassung) anbieten, um Doppelterfassungen zu vermeiden bzw. um eine aktuelle Übersicht BEM relevanter Personen und deren Status sicherzustellen.

• Dokumentation/ Versionierung: Die Maßnahmen/ Tätigkeiten zur Erhaltung des Arbeitsplatzes bzw. die Überwindung der Arbeitsunfähigkeit sind formalisiert zu dokumentieren. Das geschieht am besten über Integrierte Formulare. Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben. Aus Effizienz-Gründen sollte eine Volltextsuche unterstützt werden.
• Dokumentenverwaltung und E-Mail Ablage: Im Kontext des BEM-Prozesses werden verschiedene Anschreiben erstellt. Diese Dokumente müssen in der digitalen BEM-Akte abgelegt werden können. Da es eine Vielzahl wiederkehrender Anschreiben gibt, lohnt eine Vorlagenverwaltung. Bestenfalls können Stammdaten aus der Akte automatisch in neue Dokumente übernommen werden. Sollte ein Teil der Korrespondenz per E-Mail erfolgen, muss auch diese in die digitale Akte aufgenommen werden können.
• Datenschutz: Digitale personenbezogene Akten unterliegen besonderen datenschutzrechtlichen Anforderungen. Eine Software-Lösung für den BEM-Prozess muss gewährleisten, dass die enthaltenen Dokumente (abhängig vom Dokumententyp), die Stammdaten und die zusätzliche Dokumentation rollenspezifisch zugeordnet werden können. Weitere Einschränkungen resultieren üblicherweise aus der Aufbauorganisation. Die Frauenbeauftragte sollte beispielsweise nur auf die für ihre Tätigkeit unbedingt notwendigen Akten-Inhalte zugreifen können. Falls es mehrere Frauenbeauftragte gibt, dann nur auf die relevanten Akten (z.B. an einem Standort).

Fazit

Das betriebliche Eingliederungsmanagement gewinnt an Bedeutung, insbesondere vor dem Hintergrund steigender durchschnittlicher Arbeitsunfähigkeitstage und wegen der arbeitsrechtlichen Verwertbarkeit. Es ist ganz wesentlich, dass bei der konkreten Ausgestaltung und Durchführung des BEM-Prozesses keine Formfehler entstehen. Für die Personalabteilung und den etwaigen BEM-Beauftragten ergeben sich Anforderungen, die eine Software-Unterstützung notwendig machen. Moderne Workflow und Dokumenten-Management Systeme, wie beispielsweise MS SharePoint oder Alfresco Activiti bieten Funktionen, um diese Anforderungen rechtssicher und flexibel abzubilden. Ein wirksames BEM hilft, die Gesundheit der Arbeitnehmer wiederherzustellen, zukünftige Arbeitsausfälle zu reduzieren und somit die Personalkosten zu senken.