Egal ob es sich um einen Ein-Mann-Betrieb, ein mittelständisches Unternehmen oder einen Großkonzern handelt, auf Datenanalyse kann in der heutigen Zeit kaum jemand verzichten. Die Idee, Daten zu sammeln, ist nicht neu. Dank Internet und moderner Kommunikationstechnologien gelingt es Firmen jedoch leichter, an Kundendaten zu kommen. Früher arbeitete man mit Formularen, die Kunden direkt in Geschäften ausfüllten. Oft war die Bekanntgabe von Namen, Adresse und Telefonnummer an ein Gewinnspiel gekoppelt. Heute verfügen viele Geschäfte über online Shops. Um eine Bestellung abgeben zu können, muss der Kunde natürlich all diese Daten automatisch bekanntgeben. Die Formulare sind an die Datenbanken der online Händler angebunden, somit erfolgt in diesen Fällen die Einpflege der Kundendaten vom Konsumenten selbst.
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Datenanalyse – in verschiedenen Bereichen relevant
Warum versuchen Unternehmer, an immer mehr Kundendaten zu gelangen? Die Antwort liegt nahezu auf der Hand: je mehr Informationen man über seine Kunden sammelt, umso gezielter kann Werbung auf die Bedürfnisse der Konsumenten abgestimmt werden. Spricht die Marketingkampagne einen Menschen an (weil man zum Beispiel ähnliche Artikel schon einmal bestellt hat oder man sich aufgrund eines Hobbys für bestimmte Produkte besonders interessiert), wird man eher darauf reagieren als wenn ein Produkt beworben wird, das überhaupt nicht zu den persönlichen Lebensumständen passt. Kundendaten werden dazu verwendet, um regelmäßige Newsletter zu versenden. Darin informiert man Kunden über Aktionen und Produktneuigkeiten und ruft sich als Unternehmer somit immer wieder in Erinnerung. Datenanalyse ist jedoch nicht nur im Kundenkontakt relevant. Auch intern wird dieses Tool eigentlich täglich genutzt. Gerade Firmen mit Artikelbeständen sehen sich jeden Tag im Rahmen der Warenwirtschaft mit dem Thema konfrontiert. Nur wer genau weiß, wie viel Stück von jedem Artikel sich im Lager befinden, kann wirtschaftlich haushalten. In der heutigen, modernen Zeit können die aktuellen Bestände auf einen Knopfdruck abgerufen werden, Voraussetzung dafür ist dass regelmäßige Datenpflege betrieben wird.
Externe oder interne Datenanalyse
Mathematik und Statistik – das sind Bereiche, mit denen sich nicht jeder gerne befasst. Moderne Programme zur Datenanalyse sind jedoch bei weitem nicht mehr so kompliziert wie vor einigen Jahren. Man muss nicht unbedingt auf das traditionelle Tabellenprogramm Excel zurückgreifen, es gibt zahlreiche übersichtliche Tools, um Daten zu erfassen, aufzubereiten und zu analysieren. Bei der Wahl des passenden Programms sollte man folgende Punkte beachten:
- Benutzerfreundlichkeit – übersichtliche Eingabefläche
- Einfache Bedienung – Programmierkenntnisse sollten nicht nötig sein
- Einfacher Aufbau – verkürzt die Einschulungszeit
- Flexibel bei der Datenselektion
- Kurze Abfragezeiten auch bei großen Datensätzen
- Visualisierungsmöglichkeiten – Darstellung in Grafiken
- Kombinationsmöglichkeit mit verschiedenen Datenquellen
- Kompatibilität mit der vorhandenen Datenbank
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, spart man viel Zeit und Geld. Besonders das Thema Kompatibilität mit der eigenen Datenbank sollte nicht außer Acht gelassen werden. Ein erneutes Übertragen der Datensätze in ein anderes Format ist nämlich eine große Fehlerquelle.
Worauf sollte man vor der Datenanalyse achten?
Bevor die Datensätze in das Analyseprogramm übertragen werden, sollten alle Informationen genau überprüft werden. Fehlerhafte Datensätze können das Ergebnis nämlich erheblich beeinflussen. Dazu zählt natürlich in erster Linie die korrekte Rechtschreibung. Viele Daten werden im Rahmen des Bestellvorgangs vom Kunden selbst eingetragen, dabei kommt es häufig zu Tippfehlern. Fehlende Werte haben einen großen Einfluss auf das Analyseergebnis. Daher ist zu kontrollieren, ob alle Felder korrekt ausgefüllt sind. Besonders bei Postleitzahlen oder E-Mail Adressen kommt es häufig zu vertauschten Buchstaben oder Zahlen. Bei zweifelhaften Fällen ist auf eine einheitliche Schreibweise zu achten. Das betrifft zum Beispiel Ortsnamen, die aus mehreren Worten bestehen, zum Beispiel Sankt Aldegrund (kann auch St. Aldegrund geschrieben werden). Manchmal kommt es auch zu doppelten Datensätzen, wo dieselben Informationen zweimal in der Datenbank aufscheinen. Diese sogenannten Dubletten sind vor der Datenanalyse unbedingt zu bereinigen. Wichtig ist auch auf das Datenformat zu achten. Werden zum Beispiel die Geburtsdaten erfasst, sind auch hier unterschiedliche Schreibweisen möglich. Diesen Fehler kann man leicht verhindern, indem man bei der Eingabe in der Datenbank nur ein bestimmtes Format zulässt.
Vorteile bei der hausinternen Datenanalyse
Wer sich zum ersten Mal mit dem Thema Datenanalyse befasst, ist möglicherweise von der Komplexität des Themas überfordert und neigt dazu , den Bereich einer externen Firma zu übergeben. Gerade bei geringem Datenvolumen und kleinen Firmen zahlt sich diese Auslagerung oft nicht aus. Wenn man hausintern Datenanalyse betreibt, kommt man schneller zu den Ergebnissen und spart noch dazu Geld. Die Mitarbeiter der einzelnen Fachabteilungen sind die eigentlichen Profis bei der Datenanalyse. Sie wissen genau, welche Zahlen benötigt werden um gezielte Marketingkampagnen zu starten oder Kunden besser ansprechen zu können. So sind ad-hoc Analysen im Tagesgeschäft möglich und man bleibt flexibel.
