In Zeiten immer dezentralerer Betriebsführung, wo nicht nur ein Unternehmenssitz besteht, sondern mehrere Geschäftsstellen betrieben werden und Mitarbeiter zunehmend häufiger aus dem Home Office arbeiten, gewinnt die digitale Poststelle an Bedeutung. Was aber lässt sich darunter verstehen, wo liegen die Herausforderungen und wann macht das Ganze Sinn?
Digitale Poststelle – keine einheitliche Definition
Eine einheitliche Definition zur digitalen Poststelle ist bisher noch nicht verbreitet. Stattdessen kann man unterschiedliche Dinge darunter verstehen:
1. In der Poststelle werden alle eingehenden Dokumente gescannt und an die zuständigen Mitarbeiter auf elektronischem Wege verteilt.
2. Die digitale Poststelle wird ausgelagert und von externen Dienstleistern betrieben.
3. Die gescannten Dokumente werden in einem Dokumenten-Management-System (DMS) bestimmten Gruppen oder Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.
Herausforderungen und Chancen der digitalen Poststelle
Die digitale Poststelle verspricht Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen, ist jedoch auch mit hohen Herausforderungen behaftet. Bisher wurde der Posteingang an einer zentralen Stelle bearbeitet. Die Briefe wurden geöffnet und die einzelnen Belege den verschiedenen Sachbearbeitern im Briefkorb zugeteilt.
In der digitalen Poststelle erfolgt diese Zuteilung ebenfalls, allerdings müssen die Belege gescannt und direkt an die zuständigen Mitarbeiter gemailt werden. Wird die Arbeit von einem externen Dienstleister übernommen, so erfolgt das Scannen nicht mehr von Hand, sondern wird in der Regel vollautomatisiert vonstattengehen. In diesem Fall müssen die angewendeten technischen Lösungen so ausgereift sein, dass die Zugehörigkeit eines Dokuments zu einem bestimmten Fachbereich automatisch erkannt wird. Genau darin besteht die große Herausforderung der digitalen Poststelle. Es müssen zudem entsprechende Anweisungen bzw. Vorgaben und Regeln seitens des Unternehmens erstellt werden.
Digitale Poststelle muss auch E-Mails berücksichtigen
Als größter Vorteil bei dieser Form der Posteingangsbearbeitung gilt, dass alle zuständigen Mitarbeiter von überall aus und gleichzeitig Zugriff auf die Dokumente erhalten. Die Bearbeitung von Prozessen kann so schneller erfolgen, ebenso ist man frühzeitig auskunftsfähig, sollten Fragen auftreten.
Dabei gilt jedoch, dass die moderne digitale Poststelle nicht nur die in Papierform eingehende Post erfassen muss, sondern auch E-Mails. Ohne deren Berücksichtigung könnten in aller Regel keine vollständigen Akten angelegt werden. Darin wiederum besteht die Herausforderung, denn gerade E-Mails lassen sich schwer kategorisieren. Dort werden mehrere Fachbereiche betroffen, der Betreff ist häufig irreführend oder gar nicht vorhanden. So fällt es selbst modernen Systemen schwer, die E-Mails entsprechend einzuordnen. Ganz ohne manuelle Nachbearbeitung geht es deshalb auch in der digitalen Poststelle nicht.
„Dunkelverarbeitung“ in der digitalen Poststelle
Allerdings ergeben sich aus der digitalen Poststelle, insbesondere bei der so genannten „Dunkelverarbeitung“ auch Vorteile. So lassen sich etwa Eingangsrechnungen und/oder Gutschriften, Bestellungen und Co. teils schon mit vorkonfigurierten Lösungen bearbeiten. Sie werden automatisch dem richtigen Sachbearbeiter zugeordnet und dank der modernen OCR-Verfahren können wichtige Daten, etwa Kundennummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Summe automatisch erfasst werden. Dadurch werden zusätzliche Dateneingaben durch den Sachbearbeiter unnötig, was letzten Endes Zeit und natürlich auch Geld spart. Aber auch hier gibt es noch Herausforderungen. In der Buchhaltung muss jede Rechnung einem Kreditor zugeordnet werden und diesen zu ermitteln, ist meist nur mittels „Training“ des Systems möglich. Ebenso sind die einzelnen Rechnungsposten, die stellenweise mehrere Kostenstellen betreffen, von den Systemen schwer zu erkennen. Ganz kann daher auch mit der digitalen Postbearbeitung (noch) nicht auf den Sachbearbeiter verzichtet werden.
Quellen
digitalarchivieren.de
computerwoche.de
Zoeller.de
