Die Marke Apple ist Trend. Für Verbraucher sowieso. Und dass Grafiker am liebsten mit Macs arbeiten, ist auch bekannt. Welche Vorteile Apple für gängige Büro-Anwendungen mitbringt, weiß hingegen kaum jemand. Dabei eröffnen die Produkte mit dem Apfel-Logo enorme Möglichkeiten für die kreative und effiziente Arbeit im Office …
Zu teuer, zu kompliziert und inkompatibel – so lauten die Vorurteile gegenüber Apple-Produkten, vor allem wenn es um den Einsatz im gewöhnlichen Büroalltag geht. Auf den zweiten Blick lassen sich diese Bedenken allerdings schnell widerlegen. Denn: „Die Gesamtkosten sind bei einem Umstieg auf Apple niedriger, als viele denken“, betont Thomas Glatzel, Geschäftsführer Benelux, Deutschland, Österreich und Schweiz von Office Depot. „Ein Grund dafür ist, dass Apple-Produkte mit einer Komplettaustattung daher kommen. Die Büro-Software und das Betriebssystem sind im Lieferumfang enthalten.“ Office Depot ist offizieller Apple-Händler im B2B-Segment. Der Händler bietet neben den Produkten auch Services rund um die Apple-Nutzung an.
Mit Mac-Computern lassen sich auch deshalb viel Zeit und damit Kosten einsparen, weil Apple-Produkte schneller hochfahren und kaum Systemadministration im Netzwerk benötigen. Aufgrund kostenloser System-Updates und einer umfangreichen Hardware-Ausstattung müssen Apple-Rechner außerdem seltener ersetzt werden. Auch Inkompatibilität ist heute längst kein Thema mehr: Aktuelle Mac-Computer führen ohne Probleme Windows aus. Sogar das Microsoft Office-Paket läuft auf OS X – auf die bekannten PC-Programme wie Excel, Powerpoint und Co. muss also kein Apple-Anwender verzichten. Bleibt nur eine kurze Zeit der Umgewöhnung, die den Anwender belohnt mit dem bewährten Apple-Interface, das dabei hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Den Kreativprozess digitalisieren
Wieso sich Mac und Co. bisher trotzdem kaum in den Büros durchsetzen, hat einen einfachen Grund: „Die wenigsten kennen die handfesten Vorteile, die ihnen der Einsatz von Apple-Produkten im Büro bietet“, erklärt Thomas Glatzel. „Wer die Technik allerdings richtig nutzt und mit herkömmlicher Büro-Hardware verbindet, kann ganz neue Arbeitswelten schaffen.“ Beispielsweise, um die kreative Ideenfindung im Team zu fördern. Anstatt Begriffe per Zuruf an eine Tafel zu schreiben, können Ideen mit Hilfe von Apple-Lösungen gemeinsam an einem Bildschirm entwickelt und am eigenen Gerät bearbeitet und gespeichert werden. Die technischen Voraussetzungen: Man ersetzt Flipchart, Leinwand oder Weißwandtafel durch mehrere iPads und einen großen elektronischen Bildschirm. Das Abspielgerät „Apple TV“ überträgt die Medieninhalte auf den E-Screen. Die App „Displaynote“ ermöglicht es, dass sich die Inhalte vom Bildschirm auf jedes beliebige iPad oder iPhone übertragen und teilen lassen. Auf diese Weise haben alle Mitarbeiter direkten Zugriff auf die Vorschläge der anderen und können diese schriftlich kommentieren und ergänzen. Der Kreativprozess wird vollständig digitalisiert und ist wirklich interaktiv.
Mac-Computer sind in „normalen“ Büros zwar noch die Ausnahme. Tatsache ist aber: Immer mehr Mitarbeiter arbeiten mit ihren eigenen iPhones und iPads. Durch den Trend „Bring your own device“ hat sich die OS X-Plattform im Büro sozusagen durch die Hintertür verbreitet. Glatzel rät: „Wer jetzt ganz auf Apple umsteigt, integriert die mobilen Geräte optimal in die Firmen-Hardware und nutzt so die Vorteile von Apple umfassend.“ Voraussetzung dafür ist in vielen Büros lediglich, die vorhandenen iPhones und iPads durch iMacs zu ergänzen. Denn der Desktop-Computer mit großem Bildschirm und Tastatur ist immer noch das Standard-IT-Gerät im Büro. Der Umstieg ermöglicht schließlich eine vollständige Vernetzung: Dokumente werden auf der Apple WLAN-Station „AirPort-Time-Capsule“ zentral gespeichert; über iCloud-Accounts auf den einzelnen Apple-Geräten ist es dann möglich, von allen Computern und mobi¬len Geräten aus auf dieselben Dateien zuzugreifen. Alle Daten sind so immer und überall zugänglich.
Kostengünstiges Präsentationstool
Vor allem in Zeiten, in denen vermehrt mobil gearbeitet wird, birgt die Vernetzung enorme Vorteile. Mit iCloud werden alle Daten auf dem iPhone, iPad und iMac automatisch synchronisiert. Die neueste Version von Dokumenten, Notizen, Apps und Kontakten steht damit überall zur Verfügung. Wer von einer Messe kommt und tagelang vorwiegend mit dem iPhone gearbeitet hat, kann – zurück im Büro – seine gespeicherten Daten direkt bequem am iMac nutzen. Und der iCloud Account sorgt dafür, dass allen Mitarbeitern bspw. aktualisierte Kundeninformationen zur Verfügung stehen.
Über den Streaming-Dienst Airplay lassen sich die Informationen zusätzlich völlig kabellos via Netzwerk auf einen Airplay-fähigen Empfänger senden. Dies kann etwa eine Apple-TV-Box sein, die die Daten an einen Beamer oder direkt an einen elektronischen Monitor überträgt. Jeder Raum wird auf diese Weise einfach und schnell zur Präsentationsfläche – für Vertriebler und Kunden ebenso wie für freie Mitarbeiter. Die Kombination aus Apple TV und Beamer ist auch eine kostengünstige Präsentationslösung für den klassischen Meetingraum.
Kabellos Drucken
Im Apple-Büro wird sogar das Drucken vom Kabel befreit: Mit der Airprint-Funktion für iPhone und iPad lassen sich Drucker direkt von den mobilen Geräten aus ansprechen. App-Inhalte, Emails und Dateien sendet das Gerät über WLAN direkt an den Drucker. Man benötigt dazu keine App und auch keinen Druckerserver. Die Funktion ist in den einzelnen Druckern integriert. Voraussetzung ist lediglich ein geeigneter Drucker – z.B. der HP Airprint 8620. Das lästige Übertagen von Handy-Daten mittels USB-Stick oder per Email an einen PC mit Druckertreiber gehört damit der Vergangenheit an.
Apple bietet weitaus mehr als Kreativ-Tools für Designer. Die umfangreiche Produktfamilie ist enorm flexibel und kann sich an verschiedene Bedürfnisse anpassen. Wer eine Umstellung auf Apple im Unternehmen vornehmen will, sollte sich daher vorher genau informieren und von einem autorisierten Händler beraten lassen. Neben Hardware, Software und Accessoires bieten diese oft auch Unterstützung bei der Migration von Windows zu Macintosh und technischen Support an.
