Die eigene Unternehmens-App entwickeln – 7 Tipps vom Experten
Tipp 1 – Komplizierte Prozessschritte identifizieren: Wo gibt es Stolpersteine?
Wenn im Unternehmen noch keine Unternehmens-Apps existieren, gilt es zunächst, bislang umständliche Prozessschritte zu identifizieren. Gerade abseits des PCs ermöglicht eine App große Arbeitserleichterungen und somit höhere Effizienz. Davon profitieren Unternehmen, Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen, was sich auch in deren Zufriedenheit widerspiegelt. Zudem tragen individuelle, mobile Apps dazu bei, dass Mitarbeiter und Kunden ein Unternehmen als fortschrittlich wahrnehmen.
Tipp 2 – Kriterien definieren: Wann ist eine App sinnvoll?
Apps sind dann hilfreich, wenn sich Prozessschritte auch ohne PC erledigen lassen oder nur wenige Daten erfasst werden müssen. Das gilt zum Beispiel für Außendienst- und Produktionsmitarbeiter, Installateure und Manager, die über ihr Smartphone oder ihren Tablet PC auf Systeme zugreifen, Daten wie Bilder ergänzen und aktualisieren müssen. So entfällt insbesondere das zeitraubende – und vor allem auch fehlerträchtige – Nachtragen handschriftlicher Notizen. In der Praxis zeigen insbesondere auch Fachabteilungen wie Vertrieb, Marketing, technischer Service und Finanzwesen großes Interesse an den Mini-Anwendungen.
Tipp 3 – Schlüssel zum Erfolg: Welche Anforderungen muss die App erfüllen?
Jedes Unternehmen hat eigene Abläufe und Anforderungen. Apps müssen deshalb immer konkret auf die Unternehmensprozesse sowie die Wünsche der Anwender zugeschnitten und individuell entworfen werden. Nur so können sie ihr Potenzial auch voll entfalten und zum Geschäftserfolg beitragen. Ein Kundenbeispiel: Bei Wartungen ausgefallene Maschinendefekte mussten so schnell wie möglich gemeldet werden. Mithilfe der App können Außenmitarbeiter auf Knopfdruck den Standort und das Problem erfassen. Im Hintergrund werden die Informationen entsprechend verteilt. Der Kunde kann in Echtzeit über den angezeigten Status verfolgen, wann der Defekt behoben ist, das System also wieder funktioniert.
Tipp 4 – Entscheidungsfindung: Wie viele Apps sind erforderlich?
Um die Nutzer optimal zu unterstützen gilt die Faustregel: Eine App pro Aufgabe – etwa für das Verwalten von Lieferantenverträgen oder von Komponentenkatalogen. Dabei muss die App alle Prozesse dieser Aufgabe abdecken, selbst wenn sie dazu auf mehrere Backendsysteme zugreift. Für den Anwender stellt sich eine App meist als Icon zum Anklicken auf dem Display dar. Aus technischer Sicht allerdings macht dieses Icon lediglich den Bruchteil einer App aus. Im Hintergrund stehen Datenbanken, Backendsysteme, Nutzergruppen und so weiter. Wenn diese sich überschneiden, ist eine zentrale Unternehmens-App empfehlenswert, die sich den Anwendern mit unterschiedlichen Icons für die einzelnen Aufgaben präsentiert. Warum? Weil damit ein Prozess an einer Stelle über eine App bearbeitet werden kann.
Tipp 5 – Vorteile für die IT-Administratoren: Wie lassen sich Kapazitäten einsparen?
Mehrere Aufgaben sinnvoll in einer App zu bündeln, bringt für die IT-Abteilung auch Vorteile im laufenden Betrieb mit sich: Es macht die Administration einfacher bei Installation, Konfiguration und Verteilung und erleichtert es, Komponenten gegebenenfalls zu erweitern. So lassen sich schnell weitere Datenquellen anbinden, um ergänzende Informationen anzuzeigen oder neue Funktionen für weitere tägliche einbauen, die die gleichen Backendsysteme nutzen. Zum Beispiel: Anzeige der Daten aus der Einsatzplanung der Techniker, wenn ein Defekt gemeldet wird etc.
Tipp 6 – App-Einsatz: Wie lassen sich punktuell klassische IT-Systeme ergänzen?
Wichtig: Apps ergänzen bestehende Anwendungen und Datenbanken, sie ersetzen nicht die klassische Unternehmens-Software. Entsprechend sollten sie nur punktuell zum Einsatz kommen. Es ist nicht sinnvoll, alle Prozesse ausschließlich über Apps abzudecken – und selbst wenn für einen bestimmten Prozess eine App existiert, sind nach wie vor auch andere Anwendungen erforderlich. Dazu gehören beispielsweise Standardsysteme für ERP, CRM, Ticketsysteme usw, aber auch Branchenlösungen oder individuell entwickelte bzw. angepasste Geschäftsanwendungen.
Tipp 7 – Klassifizierung: Wie Unternehmen den Integrationsaufwand minimieren?
Der Aufwand der Integration hängt ganz von der Art der Anwendung ab. Zeigt die App beispielsweise nur statische Informationen an – Kataloge oder Schaltpläne – ist er minimal: App-Prototypen lassen sich schnell entwickeln, auf ihre Praxistauglichkeit hin testen und den Mitarbeitern zur Verfügung stellen. In den meisten Fällen ist allerdings eine Integration in bereits vorhandene Umgebungen oder Geschäftsanwendungen erforderlich. Dann hängt der Aufwand insbesondere vom Schutz- und Aktualitätsbedarf der Daten ab.
