DMS-Systeme machen Schluss mit der Suche nach Dokumenten

Königs Wusterhausen – Es ist wieder soweit: Langsam aber sicher steuern Unternehmen wieder auf den Jahresabschluss zu. Die Vorbereitungen sollten rechtzeitig beginnen, denn eine Vielzahl an Dokumenten sind zusammenzutragen.

Von Glück sagen kann, wer Unterlagen wie Gesellschaftsvertrag, Handelsregisterauszug, Leasingverträge, Miet- und Pachtverträge, Rechnungen und Spendenquittungen bereits parat hat und sich nicht durch Berge von Aktenordnern wühlen muss. Allen anderen gibt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler (www.krekeler.de), einen Tipp: „Der rechtzeitige Umstieg auf ein Dokumentenmanagementsystem, also eine Software zum Archivieren, Scannen, Verwalten und Wiederauffinden von Daten und Informationen, lohnt sich. Denn dann befinden sich alle Papierbelege und Schriftstücke sowie elektronische Dateien wie E-Mails samt ihrer Anhänge, Office-Dokumente, PDFs, Bild- und Audiodateien, CAD-Zeichnungen, selbst Notizen zu Projekten oder Aufträgen, in einem gemeinsamen Archiv und können per Mausklick binnen Sekunden zusammengetragen werden.“

Und keine Bange vor dem Digitalisieren bereits vorhandener Papierdokumente: Das Scannen einer Akte mit einem Dokumentscanner ist im Handumdrehen erledigt. Ein benutzerfreundliches DMS wie der Office Manager vergibt automatisch Schlagworte anhand derer das Wiederauffinden der Dokumente in Sekundenbruchteilen erfolgt. Übrigens: Diese sogenannte Volltextindexierung der Dokumentinhalte führt Office Manager auch für sämtliche elektronische Dokumente automatisiert durch. „Ein Standardordner fasst rund 600 Blatt Papier. Mit dem Fujitsu fi-7160 Dokumentenscanner beispielsweise, der bis zu 60 Seiten pro Minute scannt, ist so ein Ordner in 10 Minuten eingescannt. Andere Scanner, die dann für ganze Abteilungen ausgelegt sind, wie der Fujitsu fi-6670, schaffen bis zu 15.000 Blatt pro Tag – was im Beispiel immerhin 25 Ordnern entsprechen würde“, verdeutlicht Harald Krekeler.

Office Manager ist als 32 und 64 Bit-Edition für Windows-Betriebssysteme ab XP in einer Enterprise-Version für Firmennetzwerke sowie als Edition „Pro“ für Einzelarbeitsplätze erhältlich. „In der Ausführung für Firmennetzwerke ist Office Manager eine Client-Server-Lösung, wobei sämtliche digitalen Dokumente inhouse auf dem Rechner des Kunden verbleiben, also nicht in eine Cloud ausgelagert werden.“, ergänzt Krekeler.

Quelle: Softwarebüro Krekeler