Drei-Punkte-Plan von Jabra: So lässt sich Outlook noch effektiver nutzen

Rosenheim – Wie Meetings effektiver werden können, welche Rolle Microsoft Outlook dabei spielt und wie das Programm dazu beitragen kann, produktiver und zeiteffizienter zu arbeiten, hat Jabra-Manager Holger Reisinger in einem offenen Brief an Microsoft-CEO Satya Nadella erläutert: Der Senior VP Marketing, Products, Alliances and Global Accounts schreibt darin, Outlook mache es Nutzern zu leicht, Meetings einzuberufen und trage auch zu schlechten (Kommunikations-) Gewohnheiten bei. Im Gegenzug plädiert Reisinger für eine stärkere Meeting-Kategorisierung nach Typ und Zeit, eine obligatorische Meeting-Vorlage und den verstärkten Einsatz visueller Effekte. Den Brief hat Holger Reisinger auf http://blog.jabra.com veröffentlicht, auf dem der Audioexperte regelmäßig Beiträge zu neuen Wegen des Arbeitens postet.

Unnötige Meetings sind der Hauptgrund für den Produktivitätsverlust in Unternehmen: Schätzungen zufolge verlieren allein US-Firmen dadurch jährlich 37 Milliarden Dollar. Diese Zahlen haben jetzt auch Holger Reisinger, Senior VP Marketing, Products, Alliances and Global Accounts bei Jabra alarmiert: „Weltweit leiden Unternehmen an einer ´Meeting-Kultur`“, schreibt Reisinger und führt aus: „Mitarbeiter buchen bereits automatisch ein Meeting, um ein Problem zu lösen, ohne über mögliche Alternativen nachzudenken. Dieses Verhalten ist so festgefahren, dass es unmöglich scheint, es zu durchbrechen.“

Outlook macht es Nutzern zu einfach Meetings aufzusetzen

Microsoft Outlook spielt dabei eine Schlüsselrolle: Großartig in seiner Funktion als Kommunikations-Tool, hilft es wichtige Meetings einfach zu organisieren. Aber: „Outlook macht es Nutzern zu einfach, Meetings aufzusetzen“, schreibt Reisinger in seinem offenen Brief an Satya Nadella, CEO von Microsoft. Mitarbeiter müssten nur Zeit und Teilnehmer auswählen und auf ´senden` drücken. Ob das Meeting jedoch wirklich notwendig sei oder die Teilnehmer die richtigen für die Lösung des Problems sind, werde oftmals nicht berücksichtigt.

Weiteres Manko: Outlook ist zu starr. Dies verführe Organisatoren dazu, nur einstündige Meetings zu buchen, selbst wenn zehn Minuten für ein kurzes Gespräch ausreichten. „Die restlichen 50 Minuten verbringen Teilnehmer mit leerem Geschwätz oder schauen auf ihrem Smartphone nach den jüngsten Sportergebnissen“, so das ernüchternde Fazit Reisingers.

Weniger, aber dafür effizienter: Der Drei-Punkte-Plan

Dabei liegt es an Microsoft selbst das Problem zu lösen, um Mitarbeitern wieder mehr Arbeitszeit zurückzugeben, sie von endlosen Meetings zu erlösen und dadurch die Produktivität weltweit zu steigern. Reisinger schlägt folgende Verbesserungen vor:

Meetings sollten nach Zeit und Typ kategorisiert werden.

Statt der bisherigen Einheitsstruktur sollte Outlook eine Möglichkeit schaffen, Meeting nach Typ und benötigter Zeit zu kategorisieren. Die Optionen könnten vom 10-Minuten – Gespräch über ein 30-minütiges One-to-One, ein zeitintensiveres Entscheidungs-Meeting bis hin zum Workshop-Meeting von eineinhalb Stunden gehen. Dadurch ließen sich die Bedürfnisse des Organisators besser abdecken.

Eine Meeting-Vorlage sollte obligatorisch sein

Teilnehmer brauchen mehr Informationen, worum es in dem Meeting geht und warum sie eingeladen wurden. Entsprechend sollte mit jeder Outlook-Einladung eine Vorlage verbunden sein, in der der Organisator die Agenda sowie detailliert begründete und gewünschte Ergebnisse des Meetings vorab festhält. Dies zwingt den Initiator, zu überdenken, ob das Meeting wirklich notwendig ist, ob es Alternativen dazu gibt und liefert eine klare Begründung für das Meeting. Dadurch können die Eingeladenen sofort einschätzen, ob ihre Anwesenheit den gewünschten Mehrwert bringt.

Etwas mehr Farbe für Outlook

Ein Entscheidungs-Meeting benötigt mehr Vorbereitungszeit als ein 10-Minuten-Gespräch. Die aktuelle Konfiguration von Outlook erschwert es Nutzern jedoch, das eine vom anderen Meeting zu unterscheiden: „Farb-Codes, mit denen sich unterschiedliche Meeting-Typen visuell unterscheiden lassen, unterstützt den Wiederkennungseffekt und hilft Teilnehmern bei der passgenauen Vorbereitung“, so Reisinger.

Der erst vergangenes Jahr von Unify zum New Ways to Work-Botschafter ernannte Reisinger plädiert am Ende seines Briefs an den Microsoft CEO eindringlich für eine neue Meeting-Kultur: „Es ist offensichtlich, dass wir neue Wege benötigen, um Meetings übersichtlicher, produktiver und erfolgreicher zu organisieren. Microsoft kann dies ändern. Ich hoffe, die Ideen begeistern Sie ebenso wie mich. Ich würde mich sehr freuen, diesen Vorschlag mit Ihnen detaillierter zu besprechen“, schreibt Reisinger und schließt: „Gerne setze ich ein Meeting auf.“

Quelle: Jabra