Effizientes Outsourcing von Buchhaltungsprozessen: Full-Service-Billing schafft mehr Zeit fürs Kerngeschäft

Jena – Ohne Rechnungen kein Umsatz und ohne Umsatz kein Geschäft. Doch der gesamte Prozess ihrer Abwicklung von der Datenerfassung bis zum Forderungsmanagement bindet wichtige Ressourcen und verursacht Kosten, die sich negativ auf den Unternehmensgewinn auswirken. Besonders bei einer großen Anzahl an Rechnungen oder komplexen Buchungsvorgängen mit hohem Prüfaufwand beansprucht die Bearbeitung Zeit, die zur Weiterentwicklung des Kerngeschäftes fehlt. Um diese Prozesse zu optimieren, bietet es sich an, die Rechnungsabwicklung an spezialisierte Full-Service-Billing-Dienstleister zu übergeben und dort mithilfe von Software zeit- und kosteneffizient automatisieren zu lassen. „Rentabel ist die Auslagerung ab einer Anzahl von etwa 1000 Rechnungen pro Monat“, weiß Marko Fliege, CEO und Gründer der JustOn GmbH, Full-Service-Dienstleister im Bereich Abrechnung und elektronische Rechnungserstellung aus Jena, und erklärt, welche Arbeiten sich besonders für ein Outsourcing eignen.

Interne Ressourcen sinnvoll nutzen

Für eine Auslagerung kommen vor allem die Bereiche Vertragsmanagement, Rechnungserstellung sowie Zahlungs- und Forderungsmanagement infrage. Damit entfallen beispielsweise zeitraubende Aufgaben wie das Erfassen und Prüfen von Kundenstammdaten, manuelle Preisberechnungen oder das Erstellen von PDF-Rechnungen im jeweiligen Corporate Design. Des Weiteren liegt die Zahlungsabwicklung, wie die Bearbeitung von SEPA-Lastschriftmandaten, in den Händen der Dienstleister. Wenn notwendig werden auch Mahnungen automatisiert verschickt. „In diese Aktivitäten bekommen Kunden selbstverständlich Einsicht, sodass sie den Kurs im operativen Tagesgeschäft bei Bedarf schnell anpassen können“, erläutert Marko Fliege. Außerdem bietet moderne Rechnungssoftware intelligente Ergänzungen zu bestehenden CRM-Reports und ermöglicht unter anderem die Generierung von Kundenprofilen oder tagesaktuellen Umsatzanalysen. Finanzabteilungen können sich dann auf die Datenauswertung konzentrieren und Entscheidungsgrundlagen, zum Beispiel für die Budgetplanung, schaffen.

Outsourcing? Mit Sicherheit!

Erfolgreiches Outsourcing lässt sich nur durch transparente Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleister erreichen. Wichtig dabei: dauerhaft mögliche unternehmensseitige Kontrolle über Kundeninformationen, Preismodelle oder Umsatzzahlen. „Lokale CRM-Systeme sollten vollständig in den ausgelagerten Rechnungsabwicklungsprozess integriert sein, sodass alle Daten stets aktuell sind“, betont Marko Fliege und ergänzt: „Dabei bleiben sensible Bereiche wie Finanzplanung und Budgetierung unangetastet und weiterhin vollständig in der Hand des Kunden.“ Neben der vertrauensvollen Kooperation spielt vor allem Datensicherheit eine Rolle bei der Auslagerung und Automatisierung von Rechnungsabwicklungen. Datenverarbeitung und -speicherung der Dienstleister sollte in zertifizierten Rechenzentren erfolgen. Aufschluss darüber geben zum Beispiel entsprechende ISO-Zertifizierungen für IT-Sicherheit.

Quelle: Borgmeier Public Relations