Elektronische Rechnungen mit DMS-Lösung Office Manager richtig archivieren
Königs Wusterhausen – Kosteneinsparung weit über die Portokosten hinaus und effizienteres Arbeiten sind für Unternehmen wesentliche Argumente für den Versand von elektronischen Rechnungen. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahr 2011 sind diese – auch bei Verzicht auf Absender-Signaturen – der papiergebundenen Rechnung gleichgestellt worden. Streng geregelt aber sind die Aufbewahrungspflichten: So gibt der Gesetzgeber unter anderem Dateiformat und Speichermedium vor.
„In Kundengesprächen fällt uns immer wieder auf, dass die meisten Unternehmer zwar wissen, dass sie elektronische Rechnungen, genauso wie ihr papiergebundenes Pendant, 10 Jahre aufbewahren müssen. Aber ihnen ist oftmals nicht klar, dass die elektronische Rechnung auch in dem Format archiviert werden muss, in dem sie eingegangen ist. Das bedeutet: digital und inklusive der dazugehörigen E-Mail“, so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Nur die Anlage – die PDF-Rechnung – in das Archiv zu legen ist folglich nicht ausreichend. Der Grund: Ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung muss sichergestellt sein, um Manipulationsversuche ausschließen zu können.
Die anwenderfreundliche Dokumentenmanagement-Lösung „Office Manager“ ermöglicht per Drag&Drop die einfache, aber manipulationssichere und steuerrechtlich korrekte, Archivierung der gesamten E-Mail inklusive anliegender, digitaler Rechnung. „Die eingehende E-Mail mit der Rechnung im Anhang wird komplett in den Office Manager importiert. Hierfür klickt der Anwender lediglich die betreffende E-Mail in seinem E-Mail-Programm an, hält die Maustaste gedrückt und schiebt die E-Mail auf die Office Manager-Dokumententabelle“, erklärt Krekeler.
Ähnlich verhält es sich mit Rechnungen, die vom Geschäftspartner als Download aus einem Kundenbereich zur Verfügung gestellt werden. In diesem Falle wird das Dokument heruntergeladen und archiviert. „Sofern man noch eine E-Mail erhält, die auf eine neue Rechnung im Kundenportal hinweist, sollte auch diese in das Archiv importiert und mit der Rechnung verknüpft werden“, ergänzt Harald Krekeler.
Ein Ausdruck der Rechnung kann zusätzlich erfolgen, um gewohnte Arbeitsabläufe, wie beispielsweise die Akten zum Steuerberater zu geben, auch weiterhin zu ermöglichen. Relevant für eine Steuerprüfung ist aber der elektronische Beleg. Zur revisionssicheren Archivierung empfiehlt Krekeler auf die Verwendung von Speichermedien zurückzugreifen, die eine Änderung oder Löschung der gespeicherten Dokumente verhindern.
