Europaweite IDC-Studie zu Zukunftstrends im Druck- und Dokumenten-Management

Multifunktionsdrucker als Wegbereiter der Digitalisierung bei KMUs

Herr M. leitet die Finanzabteilung eines kleinen mittelständischen Unternehmens im Süden von Deutschland. Die Debitorenbuchhaltung der Firma nutzt für ihre Kundenrechnungen bisher Formulare, die über ein CRM-System generiert und dann per Post verschickt werden. Mit dem Einsatz eines intelligenten Multifunktionsgeräts (Multi Function Printer = MFP) könnte Herr M. den gesamten Ablauf automatisieren und gleichzeitig auf die wachsende Kundennachfrage – Rechnungen per E-Mail statt per Briefpost zu erhalten – adäquat reagieren. Sämtliche Kundeninformationen ließen sich so im Dokumenten-Management-System hinterlegen, indexiert nach Name, Kunden- und Rechnungsnummer. Damit wären die Daten nicht nur professionell digital archiviert, sondern bei Bedarf auch schnell auffindbar und zügig weiter zu verarbeiten. Zusätzlich ließe sich der MFP in das unternehmensinterne Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) integrieren, was die Prozesse deutlich verschlanken würde. Wieso also laufen in Herrn M.s Finanzabteilug die Prozesse weiterhin so wie schon immer – und damit ineffizient?

IDC, ein international tätiges Marktforschungs- und Beratungsunternehmen auf dem Gebiet der Informationstechnologie und Telekommunikation, ist im Auftrag des Herstellers OKI Europe Ltd. bei Unternehmen in ganz Europa der Frage nachgegangen, ob bestehende Geschäftsprozesse deren Marktchancen behindern (IDC, Januar 2015). Kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs), nach ihrer Meinung zur Effizienz ihrer Geschäftsprozesse befragt, stimmten mit einem durchschnittlichen Wert von 3,8 deutlich der Aussage zu, dass sie ihre Prozesse verbessern müssten (auf einer Skala von 1 bis 5, wobei 5 für „stimme voll und ganz zu“ steht). Ein wichtiger Punkt war für die Verantwortlichen in den betreffenden Unternehmen, wie sie die Investitionen rechtfertigen können (3,5). Oft scheitern Investitionen in diesem Segment nämlich daran, dass sich die Vorteile (vermeintlich) nicht quantifizieren lassen.

Fünf Geschäftsinitiativen mit Priorität für alle europäischen Unternehmen

Auf Platz 1 der fünf wichtigsten Geschäftsinitiativen lag bei allen befragten Unternehmen in ganz Europa

• Die Steigerung der Produktivität gefolgt, von den Themen
• Datensicherheit,
• Kundenbetreuung,
• IT-Organisation und
• Senkung der Betriebskosten.

Viele kleinere Unternehmen fühlen sich von der Mammutaufgabe schlicht überfordert, die Effizienz der Geschäftsprozesse und damit die Produktivität der Mitarbeiter grundlegend zu verbessern und gleichzeitig den Umsatz zu steigern. Dabei besteht echter Handlungsbedarf: Einer anderen IDC-Studie zufolge, die IT-Mitarbeiter unter die Lupe nahm, verbringen diese generell zu viel Arbeitszeit mit dokumentenbezogenen Aufgaben, was allein bei dieser Berufsgruppe zu einem Produktivitätsverlust von mehr als 20 Prozent pro Jahr führt (Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT, IDC # 233098, 2012)

Laut IDC sind die drei wichtigsten Trends am Arbeitsplatz, die zu dem erklärten Wunsch nach einer Steigerung der Effizienz von Geschäftsprozessen führen:

• Das exponentielle Wachstum beim Datenzugriff
• Der steigende Spagat zwischen Senkung von Betriebskosten und Erhöhung von Produktivität
• Die Auswirkungen einer zunehmend mobilen Belegschaft

Die massive Digitalisierungswelle der letzten zehn Jahre hat Unternehmen gleichermaßen vor neue Chancen und Herausforderungen gestellt. Sowohl die Bereitstellung von Informationen als auch der Zugriff auf Daten sind explosionsartig angestiegen. Laut einer weiteren europäischen Studie von IDC von 2014 (European Hardcopy Usage Study: Print Services Market Trends, IDC # KD54W, Februar 2014) richtet sich immerhin ein Drittel aller europäischen Unternehmen bewusst auf eine digitale Welt ein.

Das ist auch notwendig, denn angesichts nationaler und europäischer Vorgaben zur Optimierung von Arbeitsabläufen in verschiedenen Branchen werden sich immer mehr Unternehmen gezwungen sehen, die Digitalisierung zügig umzusetzen. So hat Österreich zum Beispiel als eines der ersten europäischen Länder eine vollständig digitale Plattform für die Vorgänge im Justizsystem eingeführt. Italien hat 2014 für alle dort tätigen Juristen eine umfassende Verpflichtung zum digitalen Arbeiten festgeschrieben, zu der auch die ausschließliche Verwendung einer speziellen, vom Justizministerium autorisieren Dokumentenmanagement-Software für Rechtsdokumente gehört. Auch andere Länder dienen als Beispiel für den gelungenen Transfer hin zur Verwaltung ohne Papier: Estland hat sich nach der Erklärung seiner Unabhängigkeit 1991 direkt aus der Planwirtschaft in die digitale Neuzeit katapultiert. Das Land garantiert seinen Bürgern kostenlosen Internetzugang. Seit 2002 gibt es eine persönliche Identifikationsnummer (ID) für die Kommunikation mit den Behörden, die 90 Prozent der Esten besitzen und nutzen.

Digitalisierung erfordert mehr als nur Gerätemanagement

KMUs investieren traditionell eher in Software-Lösungen für das Geräte-Management als in Druck- und Dokumenten-Management, denn diese Investition lässt sich in den Finanzabteilungen vermeintlich leichter begründen. Der Einsatz von Geräte-Management-Software macht das Benutzerverhalten messbar und transparent. Die Nutzungszahlen lassen sich evaluieren und im Anschluss daran Verträge überprüfen und in der Folge neu verhandeln. Es besteht die Möglichkeit – zum Beispiel im Rahmen von Nachhaltigkeitsinitiativen – Strom- und Tonerverbrauch zu überwachen. Über das Outsourcing von Service- und Wartungsarbeiten lassen sich Einsparungen durchsetzen. Unternehmen, die ihre Gerätschaften professionell managen wollen und gleichzeitig ihre Hardware aktualisieren wollen, können mit der Anschaffung von intelligenten MFPs deswegen zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Ein intelligentes Multifunktionsgerät (MFP) ist darüber hinaus auch deshalb eine sinnvolle und kostengünstige Lösung für KMUs, weil es Geschäftsprozesse mithilfe bereits integrierter Dokumenten-Management-Lösungen optimiert und automatisiert.

Intelligente MFPs sind laut IDC definiert als druckerbasierte Multifunktionsgeräte, die netzwerk- und bzw. oder internetfähig sind und eine individuelle, grafische Benutzeroberfläche (GUI) besitzen. Zusätzlich müssen sie eine offene, integrierte Plattform aufweisen, über die das MFP programmiert wird und von wo aus Funktionen ausgeführt werden, die an spezifische Anforderungen angepasst sind, wie Kunden-Workflows. Diese Funktionen werden mit einer Software ausgeführt, die entweder integriert oder serverbasiert ist. Damit wird das MFP zum funktionsreichen, kosteneffizienten Instrument für den modernen Arbeitsplatz schlechthin. OKI arbeitet bei seinen MFP-Modellen mit der integrierten offenen Smart Extendable Platform (sXP), die die Anbindung an externe Software wie etwa Dokumentenmanagement-Systeme oder auch Scanlösungen zur Texterkennung ermöglicht. Darüber hinaus erlaubt sie das sichere Abrufen von Druckaufträgen per PIN-Nummer oder Kartenlesesystem.

Wenn gescannte Informationen geschäftlich genutzt werden, müssen die Anwender Dokumente schnell nach relevanten Inhalten durchsuchen können. Durch den Einsatz von OCR-Software (Optical Character Recognition = optische Zeichenerkennung) lassen sich gescannte Dokumente per Volltextsuche schnell und einfach finden, indizieren und weiterverarbeiten. Allein das steigert die Arbeitseffizienz deutlich. Sendys Explorer und Drivve | Image, die Lösungen, die OKI MFPs verwenden, punkten neben der integrierten Zeichenerkennung auch mit mobiler Cloud-Anbindung sowie der Sendys Explorer mit einer treiberloser Druck-Option. Die Lösungen erfassen Dokumente per Scan aus verschiedenen Quellen und konvertieren sie in eine Vielzahl von durchsuchbaren Formaten. Gleichzeitig speichert Sendys Explorer alle gescannten Dokumente ab. Anwender können die Dateien dann jederzeit direkt über den benutzerfreundlichen Bedienbildschirm der OKI MFPs oder per Webzugang drucken und verwalten.

Einer der zentralen Vorteile der Digitalisierung liegt in genau dieser Möglichkeit, Dokumente am selben Ort zu archivieren und damit die Effizienz des Dokumenten-Workflows zu steigern. Durch den Zugriff auf Scan-Funktionen können Nutzer Informationen digitalisieren und direkt an einem bestimmten Speicherort ablegen. Eine zusätzliche Dokumentation auf Papier wird dadurch meist überflüssig; das spart teure Flächen für Archive.

Mobilität braucht sicheren Zugriff – jederzeit und von überall

Die wachsende Mobilität der Mitarbeiter spielt ebenfalls eine große Rolle bei der Digitalisierung. Der Einsatz mobiler Endgeräte ermöglicht eine zunehmend flexiblere Arbeitszeitgestaltung. IDC prognostiziert, dass der Anteil der mobilen Erwerbstätigen bis zum Jahr 2018 auf 75 Prozent ansteigen wird. Soll die Produktivität der Mitarbeiter erhalten bleiben und weiterhin steigen, so ist der mobile Zugriff auf relevante Geschäftsdaten „jederzeit und überall“ unverzichtbar.

Die Firmenregel, dass Mitarbeiter mit ihren privaten Geräten aufs Firmennetz zugreifen dürfen, ist gerade bei KMUs weit verbreitet: 45 Prozent erlauben “Bring-Your-Own-Device“ (BYOD)-Policies für Smartphones, 35 für Laptops und 34 für Tablets, wie IDC für das Jahr 2013 ermittelte – Tendenz steigend (European Hardcopy Usage Study: Print Services Market Trends, IDC #KD54W, Februar 2014). Eine im Jahr 2014 im Auftrag von OKI Europe beauftragte und von Atomik Research veröffentlichte Studie zum Thema mobiles Arbeiten ergab, dass bei 45 Prozent aller in Europa befragten Unternehmen ein dringender Bedarf besteht, die Beschäftigten von ihren mobilen Geräten aus drucken zu lassen. Angesichts dieser Entwicklung ist es wichtig, dass ein KMU sich für eine MFP-Lösung entscheidet, die in der Lage ist, nahtlos und sicher von jedem mobilen Gerät drucken zu können. Mit FollowMe-Funktionen und Mobile Print Apps wie Google Cloud Print und AirPrint, wie sie OKI für seine Systeme nutzt, sind intelligente MFPs bestens dafür ausgestattet. Points-of-Print, also flächendeckende, cloud-basierte Druckstationen im öffentlichen Raum, die jedem ermöglichen, Dokumente an öffentlichen Druckern mobil auszudrucken, sind heute bereits ein denkbares Szenario für die nahe Zukunft. Dass MFPs dabei quasi als Rampe für den Weg in die Cloud fungieren, liegt auf der Hand.

Gutes Output-Management für höchst mögliche Sicherheit

Den Mitarbeitern „jederzeit und überall“ Zugriff zu gewähren, ist bei den meisten KMUs mit hohen Sicherheitsbedenken verbunden. Unter allen von IDC Befragten hat deswegen auch das Thema IT-Sicherheit höchste Priorität (53%) in ganz Europa. Es muss im Unternehmen klare Entscheidungen geben, welchen Mitarbeitern worauf Zugriff gewährt wird und was von wem ausgedruckt werden darf. Intelligente MFPs ermöglichen Zugriffskontrolle über Ausweiskarten, PINs oder gesicherte mobile Geräte. Drucken auf Abruf ist eine weitere Funktion von MFPs, die hilft, die Sicherheit zu erhöhen: Der Benutzer sendet dabei einen Druckauftrag an ein Gerät, der aber erst dann freigegeben wird, wenn der Benutzer am Drucker steht und sich identifiziert hat. Erst 25 Prozent der KMUs haben laut IDC derzeit derartige Sicherheitslösungen implementiert.

OKI arbeitet in diesem Zusammenhang mit der Output-Management-Lösungen von Paper Cut und Drivve | Print. Pull Print ermöglicht die Verwaltung von sicheren Druckaufträgen, Benutzer-Authentifizierung und eine Zuordnung von Kostenstellen direkt über das Bedienfeld des MFPs. Damit lässt sich die Effizienz jeder Druckumgebung steigern. Die Lösungen werden in die systemeigenen Funktionen der offenen OKI Plattform integriert und ermöglichen so – direkt über das Bedienfeld der MFPs – die komplette Kontrolle über alle Funktionen wie Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen.

Zusammenfassung: Fünf gute Gründe von IDC für den Einsatz von MFPs bei KMUs

Angesichts der sich schnell wandelnden Marktbedingungen und neuer Anforderungen am Arbeitsplatz bieten intelligente MFPs den Unternehmen eine optimale Hard- und Software-Lösung, die sich individuell an die spezifischen, täglichen Geschäftsanforderungen anpassen lässt. Abschließend lassen sich aus der IDC Studie die folgenden fünf wichtigsten Gründe aufführen, warum Unternehmen intelligente MFPs zum Einsatz bringen sollten:

1. Erweiterte MFPs stellen integrierte Software-Instrumente als kostengünstige Lösung für zahlreiche Geschäftsprozesse bereit
2. KMUs werden sich zunehmend der Tatsache bewusst, dass sie Geschäftsprozess-Lösungen zur Steigerung der Produktivität benötigen. Intelligente MFPs erfüllen diesen Bedarf, indem sie verschiedene Geschäftsabläufe automatisieren.
3. Einfacher und sicherer Zugriff auf integrierte Instrumente zur Produktivitätssteigerung
4. Eine bedienerfreundliche, selbsterklärende Benutzeroberfläche ähnlich der mobiler Geräte
5. Einfache Aktivierung und Aktualisierung zusätzlicher Software-Funktionen ähnlich der Upgrades bei mobilen Geräten

Quelle: Alexandra Zymla, Marcom Managerin bei OKI Systems (Deutschland) GmbH