Sieben sichere Wege, ein Online-Meeting scheitern zu lassen

Was man bei Webkonferenzen unbedingt vermeiden sollte

Barcelona / Hamburg – Webkonferenzen, Online-Meetings und Webinare werden in vielen Bereichen täglich genutzt. Der Erfolg und die Zufriedenheit der Teilnehmer hängen dabei neben der technischen Basis vor allem mit der Vorbereitung und Durchführung des Meetings selbst zusammen.

Neben Empfehlungen für optimale Online-Konferenzen ist es auch hilfreich, zu wissen, was man tunlichst vermeiden sollte. Die Experten von Digital Samba, Anbieter der browserbasierten Webkonferenz-Lösung OnSync (www.digitalsamba.com), haben sieben nicht ganz ernst gemeinte Tipps zusammengestellt, wie ein Online-Meeting unter Garantie zum Misserfolg wird.

1) Die Vorbereitung

Das Versenden einer Agenda an die Teilnehmer im Vorfeld wird überschätzt. Wer sicher gehen will, dass ein Meeting im Chaos versinkt, der sollte die einzelnen Tagesordnungspunkte erst direkt im Meeting selbst ansprechen. Wenn Sie dennoch unbedingt eine Agenda verteilen möchten, dann am besten unmittelbar vor Beginn des Meetings, damit sich niemand mehr ernsthaft darauf vorbereiten kann.

2) Die zeitliche Planung

Warum kurz, prägnant und kompakt, wenn es auch deutlich länger geht? Wer eine Webkonferenz garantiert zum Scheitern bringen will, der braucht einen langen Atem. Planen Sie deshalb ruhig auch einmal durchgehende Online-Meetings über zwei Stunden und mehr ein. Ein zusätzlicher Bonus-Effekt ist die sinkende Aufmerksamkeit der Teilnehmer: Nach über 90 Minuten Dauer-Meeting ist jeder so ermattet, dass es niemand mehr bemerkt, wenn Sie versehentlich die Sales-Zahlen des Vorjahres präsentieren.

3) Die Technik

Die verwendete Technik für das Online-Meeting vorab zu testen, ist etwas für Menschen, die auch Bedienungsanleitungen lesen. Verlassen Sie sich also besser einfach darauf, dass im Meeting schon alles irgendwie funktionieren wird. Schließlich kann zum Beispiel ja auch davon ausgegangen werden, dass alle Teilnehmer selbständig daran denken, ihre Conferencing-Software auf dem aktuellsten Stand zu halten.

Einen Plan B zu haben – also etwa notfalls parallel eine klassische Telefonkonferenz starten zu können, falls einer oder mehrere Teilnehmer unvorhergesehene Probleme mit der Internet-Verbindung haben – ist etwas für Feiglinge. Und allzu viel Aufwand bei der Ausstattung ist auch fehl am Platz. Wozu ein Headset, wenn es auch das winzige Mikrofon des Laptops oder der Webcam tut? Jede Menge Hintergrundgeräusche gibt es kostenfrei dazu.

4) Die Umgebung

Sie nehmen vom Home Office aus an einer Webkonferenz teil? Eine Möglichkeit wäre, sich dann ein möglichst ruhiges Plätzchen zu suchen, an dem Sie für die Dauer des Meetings garantiert ungestört sind. Es geht aber natürlich auch anders: Im Wohnzimmer nebenan spielen lautstark die Kinder und draußen im Garten bellt der Hund? Prima, binden Sie dies doch einfach akustisch in das Online-Meeting ein oder lassen Sie Familienmitglieder und Haustiere mehrfach im Hintergrund durch das Bild laufen! Die anderen Teilnehmer und insbesondere auch Vorgesetzte werden sich über die Abwechslung bestimmt freuen.

5) Die Atmosphäre

Dialog ist schön und gut, aber ganz ehrlich: Jetzt sind Sie mal dran! Lassen Sie sich nicht durch Rückfragen, Einwände oder Kritik der anderen Meeting-Teilnehmer irritieren. Sie haben Ihren Vortrag schließlich lange genug eingeübt – also ziehen Sie ihn jetzt auch durch wie geplant! Extra-Tipp: Wer schneller spricht, sagt mehr. Halten Sie Ihr Sprechtempo so hoch wie möglich – wer Ihnen nicht folgen kann, ist selbst schuld!

6) Die Körpersprache

Eine moderate Körpersprache mit behutsam eingesetzten Gesten, die wichtige Aussagen unterstreichen: Klingt unspektakulär, oder? Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Webkonferenz zum Misserfolg wird, sollten Sie sich je nach Typ lieber für ein Extrem entscheiden: Entweder wildes Gestikulieren mit rudernden Armen – oder aber Sie blicken einfach möglichst starr und regungslos in Ihre Webcam.

7) Die Fokussierung

Multitasking ist in. Eine E-Mail geht gerade ein, der Benachrichtigungsklang für eine neue Nachricht bei Facebook ertönt auf dem PC oder das Handy klingelt? Kein Grund, bis nach der Webkonferenz zu warten! Schauen Sie einfach in Ruhe parallel, was es Neues gibt – und lassen Sie sich auch nicht davon abhalten, gegebenenfalls lautstark auf Ihrer Tastatur zu klappern, um direkt eine Antwort zu schreiben.

„Wer einige grundlegende Dinge beachtet, kann Online-Meetings deutlich produktiver, zielführender und angenehmer für alle Beteiligten gestalten“, sagt Robert Strobl, CMO von Digital Samba. „Wir empfehlen zudem, bei der Auswahl einer Conferencing-Lösung die Benutzerfreundlichkeit im Auge zu behalten. OnSync ist beispielsweise so gestaltet, dass Anwender das Tool sofort nutzen können – ganz ohne Downloads oder Installationen.“

Quelle: Digital Samba