Sind Sie eine Bank oder ein Pflegedienst? Zeitnahe Rechnungslegung und automatisiertes Mahnwesen zahlen sich aus

Die durchschnittliche Zeit bis zur Zahlung der Ausgangsrechnungen (Kundenziel) liegt laut Branchenreport der Sparkassen-Finanzgruppe 2015 für Ambulante soziale Dienste bei rund 40 Tagen. Dabei sind mit den Kranken- und Pflegekassen häufig drei Wochen Zahlungsziel vereinbart und der Privatanteil ist in der Regel zu sofort fällig. Damit gewähren ambulante Einrichtungen ein mehr als doppelt so langes Zahlungsziel, wie vereinbart. Wie kann das sein? Sie haben Ihre Leistungen erbracht und spielen jetzt die Bank für die Kunden?

Vorsicht bei angespannter Liquidität

Dabei unberücksichtigt ist noch, dass die Rechnungslegung sowieso erst nach Abschluss des Vormonats berechnet werden kann, d.h. auch hier gibt es im Durchschnitt noch weitere 15 Tage Zahlungsaufschub für die erbrachte Leistung. Wenn dann die Rechnungslegung aufgrund von fehlenden oder unvollständigen Leistungsnachweisen nicht direkt in den ersten zwei bis drei Tagen des neuen Monats durchgeführt werden kann, verzögert sich der Zahlungseingang noch weiter nach hinten und Sie gehen in die Vorfinanzierung.

Bei angespannter Liquiditätslage kann dies der Beginn einer wirtschaftlichen Schieflage sein (siehe hierzu auch Bericht in der Häuslichen Pflege 07.2016). Bei regelmäßiger Ausnutzung eines Kontokorrentkredits kann es auch noch teuer werden.

Zinsen für Zahlungsverzögerung

Wenn Sie etwa anstatt nach möglichen 15 bis 20 Tagen nach Leistungserbringung 40 bis 50 Tage auf Ihr Geld warten, müssen Sie immer einen knappen Monatsumsatz vorfinanzieren. Erfolgt dies über einen Kontokorrent bei der Bank, zahlen Sie bei einem Monatsumsatz von 30.000 Euro cirka 2.500 Euro an Zinsen für diese Zahlungsverzögerung.

Mit verschiedenen Ansätzen können Sie hier gegensteuern, um schneller Ihr Geld auf dem Konto zu haben:

Empfehlung

Der erste Schritt ist die zeitnahe Erstellung der Rechnungen: Stellen Sie die Rechnungen, wenn Ihnen alle Abrechnungsdaten eines Patienten vorliegen und warten Sie nicht darauf, dass Ihnen auch für alle anderen Patienten die notwendigen Daten vorliegen. Hier verschenken Sie selbst wertvolle Zeit. Starten Sie gegebenenfalls mehrere Rechnungsläufe. Gute ambulante Dienste fakturieren in den ersten drei Werktagen cirka 85 bis 95 Prozent des Leistungsvolumens vom Vormonat.

Vereinbaren Sie mit den Privatzahlern am besten ein SEPA-Basislastschrift-Mandat und ziehen dieses cirka fünf Tage nach Rechnungslegung ein.

Mahnen Sie zeitnah und regelmäßig, insbesondere auch die größeren Kranken- und Pflegekassen. Hier hat sich schon häufiger erwiesen, dass die„nervigen“ Pflegedienste dauerhaft schneller reguliert werden und die „gutmütigen“ länger auf ihr Geld warten müssen. Insbesondere auch, wenn neben der Mahnung direkt Mahngebühren und Verzugszinsen berechnet werden. Bei den Privatzahlern muss dieses sicher nicht unbedingt bei der ersten Mahnung sein, bei den Kassen sollten Sie darauf nicht verzichten. Schließlich zahlen Sie auch unverzüglich Säumniszuschläge, falls Sie die Sozialversicherungsbeiträge nicht pünktlich abführen.

Guter Steuerberater automatisiert das Mahnwesen

Sie können aktuell rund acht Prozent Verzugszinsen und bis zu 40 Euro Mahnkostenpauschale (nach § 288 (5) BGB) berechnen.

Sollten Sie Ihre Finanzbuchhaltung von einem Steuerberater erstellen lassen, sprechen Sie mit diesem. Ein guter Steuerberater bucht wöchentlich oder 14tägig mit „Offenen Posten“ und ist in der Lage, das Mahnwesen für Sie automatisiert durchzuführen.

Tipp

• Zeitnahe Rechnungslegung, mehrere Abrechnungsläufe je Monate
• Laufende Finanzbuchhaltung und automatisiertes Mahnwesen
• Berechnung von Verzugszinsen und Mahnkosten.

Quelle: PR Schulz