Das Angebot scheint verlockend und dank Globalisierung auch naheliegend: Web Design & Webseitenerstellung ins Ausland outsourcen. Doch welche Vor und Nachteile hat das Ganze und worin liegen mögliche Stolpersteine. Wir möchten das ganze anhand eines kurzen Szenario deutlich machen, warum Outsourcing schnell zur Kostenfalle werden kann.
Das neue Jahr beginnt und beim Blick auf die aktuelle Website wird vielen Managern klar: die alte Website hat ausgedient. Das Web Design ist von 2013 und die Basis ist ein veraltetes Grundsystem welches zu dem noch schwerfällig zu bedienen ist. Schnell ist also der Entschluss gefasst eine neue Website zu beauftragen und es werden die ersten Angebote von Schweizer Webfirmen eingeholt. Doch bei der Budgetplanung für das neue Projekt zeigt sich, das die Angebote viel zu teuer sind. 2000 CHF für eine neue keine Website mit 5,6 Unterseiten? Das muss doch auch günstiger gehen. Ein Bekannter kennt einen Bekannten der mit einer indischen Webschmiede gute Erfahrungen gemacht hat. Ein erster Kontakt ist hergestellt und das Angebot ist überraschend günstig! Nur 5 CHF/ Stunde werden veranschlagt. Die Kommunikation ist ausschließlich auf Englisch, kein Problem als Schweizer Unternehmen gehört Englisch zum guten Ton.
Die Kalkulation
Eine erste Schätzung nach Übermittlung der Anforderungen bringt dann die erste Ernüchterung. Statt wie andere lokale Anbieter 20h zu veranschlagen, braucht der indische Vertreter knapp das 4-fache der Zeit. Kein Problem, denn 500 CHF sind immer noch weniger als 2000. Der Auftrag wird erteilt. Dem Auftrag zu Grunde liegt auch ein frisches neues Web Design, die Vorschläge der indischen Abteilung sind allerdings mehr als dürftig. Keine individuelle Note, die Corporate Identity fehlt gänzlich. Nach mehreren Mails hin und her wird schnell eine weitere Tücke klar: Der Kommunikationsaufwand ist wesentlich höher als mit einem lokalen Anbieter. Das Englisch des Partners ist am Telefon gar nicht verständlich und auch der Mailverkehr zeugt eher von rudimentären Kenntnissen. Nicht schlimm so lange die Umsetzung entsprechend ist. Nach einigem Aufwand ist eine ansprechende Designlösung gefunden. Das Abenteuer Outsourcing kann nun richtig starten.
Die erste Ernüchterung
Nach einigen Wochen des Wartens, der dritten überschrittenen Deadline und der 15ten „Sorry, we are late cause something bad happened“-Mail endlich die erhoffte Fertigstellung. Die Website wird auf dem eigenen Server aufgesetzt. Jetzt wird ein weiteres Problem klar: die Inhalte müssen alle neu eingefügt und zum Teil neu verfasst werden. Warum wurde man nicht darauf hingewiesen? Beratung? Fehlanzeige… Alle verfügbaren Schreiberlinge werden als vom Manager von Ihrer aktuellen Arbeit abgezogen und zum Webseitentexten verdonnert. Wertvolle Zeit geht verloren, doch nach 1 Woche ist die Mamutaufgabe geschafft- Livegang! Und Absturz… Der aktuelle Server ist nicht leistungsstark genug und nicht gewartet wurden. Ein Vorabtest auf dem Livesystem hätte hier Abhilfe geschaffen, doch was will man wirklich von 5 CHF/H erwarten?
Nachdem der freundliche externe Servermanager nun einen neuen Webserver aufgesetzt hat sieht die Welt endlich die ersten Ergebnisse. Ein hübscher neuer Internetauftritt zeigt sich auf dem Bildschirm, nur leider nicht auf dem Handy des Chefs. Denn eine mobile Variante ist im Preis nicht inbegriffen. Die Umsetzung wird von der Indischen Seite mit nochmals 60h veranschlagt. Frust macht sich breit. Nach der Devise: „nun haben wir schon so viel Geld hinein gesteckt“ wird der Zusatzaufwand genehmigt. Wieder warten. Nach aufspielen der Mobilen Version macht sich Erleichterung breit. Geschafft. Bis am Folgetag die Rechnung der indischen Webfirma eintrifft. Statt der vereinbarten 160h wurden 240h benötigt und werden nun abgerechnet. Wie bitte? Nach zähen Verhandlungen einigt man sich auf 200h, also 1000CHF – immerhin noch gut die Hälfte gespart.
Das Ergebnis
Beim Projektabschluss und dem Review beim Chef wird dann aber deutlich wo der Rechnungsfehler liegt. Die Website selbst hat zwar nur 1000 CHF gekostet, hinzu kommen allerdings die Kosten für den externen Server Mitarbeiter von 100 CHF. Weiter müssen die kalkulatorischen Kosten berücksichtigt werden, welche durch den hohen Kommunikationsaufwand entstanden sind. Der Manager schätzt das er etwa 4mal so lange für Telefonate und Mails gebraucht hat wie mit einem Schweizer Webentwickler. Heist im Klartext: bei 120CHF/h für den Manager kalkuliert ergeben sich bei 4h normal Aufwand ein Zusatzaufwand von 12h, also weitere 1400 CHF an Kosten. In dieser Zeit hätte er ja auch an einem gewinnbringenden Projekt arbeiten können. Die Kosten für das Abziehen der Mitarbeiter zum Texte bearbeiten werden mit nochmal 500 CHF veranschlagt.
Unterm Strich hat die neue indische Website die Firma also 2900 CHF gehostet, also 900 CHF bzw. 45% mehr als beim lokalen Anbieter. An die hohen Kosten für die technische Wartung durch mangelhafte Programmierung denkt zu diesem Zeitpunkt niemand. Doch die dicke Überraschung ist zu diesem Zeitpunkt noch auf dem Postweg. Ein lokaler Anwalt mahnt die Firma wegen Verstoß gegen das Urheberrecht ab, denn das tolle neue Web Design ist abgekupfert, das Impressum nicht vorhanden und die verwendeten Bilder sind ebenfalls nicht lizensiert. Das wird teuer…
Böse Überraschungen von Anfang an vermeiden
Auch wenn dieses doch krasse Beispiel sicherlich einen Worst Case Fall darstellt, zeigt es doch recht deutlich das es gerade beim Erstellen von Internetseiten vieles zu beachten gilt. Probleme in der Kommunikation, nicht eingehaltene Deadlines, mangelhafte Beratung, fehlerhafte Umsetzung, nicht eingehaltene Absprachen und mögliche Urheberechtsverletzungen sind nur einige der Stolpersteine, welche Ihnen Begegnen könne. Den entstandenen Schaden werden sie auf Grund teurer Prozesskosten und mangelnder Gerichtsbarkeit im Ausland ebenfalls nicht ersetzt bekommen. Besonders bei geschäftskritischen Informationen welche über die Website zur Verfügung gestellt werden sollen, wie Preislisten oder andere Dokumente muss eine sichere Vertrauensbasis zwischen Webseitenersteller und Auftraggeber herrschen. Vertrauen Sie deshalb lokalen Schweizer Unternehmen wie lange-solutions.ch. Mit jahrelanger Erfahrung aus dem Bereich Web Design, Webseitenerstellung und Wartung von Webseiten, betreuen und Beraten wir Sie von Anfang an. Damit sie zufrieden sind!
