Im Arbeitsalltag von Internet- und Werbeagenturen scheint es nahezu unmöglich sämtlichen Zeitaufwand bei der Preisgestaltung zu berücksichtigen. Egal ob es sich um den projektbezogenen Organisationsaufwand, kleinere Änderungswünsche von Kunden oder den spontanen Beratungstermin vor Ort handelt – der Zeitaufwand für unvorhersehbare Leistungen, die anschließend nicht auf der Kundenrechnung auftauchen, ist markant. Die Folgen eines schlechten Abrechnungsmanagements können bis zum finanziellen Ruin einer Unternehmung reichen. Intelligente Agentursoftware kann die Lösung sein.
Software für realistische Preisgestaltung
Von einer lohnenswerten Preisgestaltung, die sämtliche mit einem Projekt in Verbindung stehenden Leistungen umfasst, sind einige Agenturen meilenweit entfernt. Diverse „Kleinigkeiten“ wie kurzfristige Änderungswünsche, interne Projektorganisationsaufgaben oder ungeplante Beratungsgespräche nehmen Unmengen an Zeit in Anspruch, ohne eine Entlohnung nach sich zu ziehen. Während einigen Unternehmern derartige Extras durchaus bewusst sind, sorgen sie anderswo zunächst unbemerkt für einen schleichenden Rückgang der Gewinne. Um betriebswirtschaftliche Fauxpas zu vermeiden und eine sinnvolle Preisgestaltung zu realisieren, greifen viele Agenturen bereits auf individuelle Softwarelösungen für ihre Branche zurück. Während der Markt zahlreiche Software-Lösungen präsentiert, die lokal installiert werden müssen, bieten auf Web-Technologie basierende Alternativen den Vorteil der geräteunabhängigen Nutzungsfähigkeit. Die KBMpro Agentursoftware mit ERP-System, welche online auf der Internetseite der dmmd GmbH & Co. KG unter agenturbo.de vorgestellt wird, dient in diesem Zusammenhang als Beispiel. Da das System webbasierend funktioniert, lässt es sich sowohl innerhalb der Agentur am Mac oder PC ansteuern als auch unterwegs via Smartphone. Insbesondere im modernen Agenturzeitalter mit maximaler Flexibilität und Mobilität sollte dieser Faktor bei der Softwareauswahl keinesfalls vernachlässigt werden.
Agentursoftware kann in Agenturen die Preisgestaltung massiv vereinfachen. Mit Hilfe von intuitiv zu bedienenden Benutzeroberflächen lässt sich der Zeitaufwand zeitnah und schnell ins System einpflegen, wodurch es wesentlich leichter fällt keinerlei Leistungen mehr unberücksichtigt zu lassen. Über verschiedene Eingabefelder für Datum, Zeitaufwand, Art der Leistung und Kundendaten lassen sich erledigte Aufgaben unverzüglich aufnehmen. Mit praktischen Verknüpfungen zu einem dazugehörigen Projektmanagement-System kann darüber hinaus die gesamte Teamarbeit erleichtert werden. Aufgaben werden zugeordnet, delegiert und abgehakt. Im Idealfall sind der aktuelle Projektstatus sowie das Aufgabenspektrum einzelner Mitarbeiter übersichtlich einsehbar. Sinnvolle Extras wie Liquiditätsvorschau, Rechnungsmanager oder Abrechnungstools verstärken den positiven Einfluss auf die Agenturarbeit.
Sobald die Zeiterfassung über Software von der gesamten Belegschaft konsequent erfolgt, kann die Abrechnung leistungsorientiert gestaltet werden. Damit einhergeht, dass sich Pauschalen für gewisse Agenturleistungen künftig realistischer kalkulieren lassen. Voraussetzung dafür, dass das Personal seinen Arbeitsaufwand tatsächlich korrekt erfasst, ist ein transparentes System mit intuitiver Bedienung. Ist die Eingabe von Daten zu kompliziert oder nimmt mehr Zeit in Anspruch als sie nutzt, minimieren sich die Erfolgschancen für eine exakte Datenpflege. Bei der Wahl einer Software sollte deshalb der Benutzeroberfläche und Funktionsweise besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden.
Positiver Nebeneffekt – Effizienzsteigerung
Ein positiver Nebeneffekt einer virtuellen Zeiterfassung besteht in der Effizienzsteigerung. Werden Arbeitszeiten und erbrachte Leistungen in ein System eingepflegt, resultiert daraus in der Regel eine nachvollziehbare Optimierung der Arbeitsprozesse. Das Hinterlegen und damit das Auseinandersetzen mit Leistungen und Zeitaufwand, motiviert dazu gängige Arbeitsabläufe zu überdenken. Wird die Arbeitszeit tatsächlich sinnvoll genutzt? Könnte der Aufwand für unvorhersehbare Leistungen möglicherweise beim nächsten Auftrag im Voraus eingeplant werden? Oder ließen sich einzelne Arbeitsschritte effizienter bündeln? Derartige Fragen lassen sich mit Hilfe von Agentursoftware und Zeiterfassungsmodellen beantworten.
Ob eine Software zur Effizienzsteigerung beitragen kann, hängt massiv von dessen Aufbau und Funktionsumfang ab. Viele Agenturen greifen auf Einzellösungen für Buchhaltung, Projektmanagement, CRM und viele weitere Sektoren zurück. Die Nutzung von mehreren Softwareprodukten birgt allerdings die Gefahr der fehlerhaften beziehungsweise zeitaufwändigen Synchronisation. Die Agenturarbeit wird leider nicht einfacher und effektiver, sondern komplizierter und teurer. Die zeitintensive Ansteuerung von zahlreicher Systeme kostet das Personal unnötig Zeit. Es liegt nahe von Beginn an Komplettlösungen zu integrieren. Die Vorteile liegen auf der Hand:
• eine Lösung spart jede Menge Zeit
• Bedienung fällt leichter und steigert Nutzungsbereitschaft
• weniger Ausgaben dank einer Software
• einheitliche Basis von Daten fördert Teamarbeit
• mehr Transparenz
„Klassische Dienstleister wie Agenturen, Unternehmensberatungen oder IT-Unternehmen benötigen ein ERP-System, das die Kernprozesse vom ersten Kundenkontakt, über die Angebotserstellung und die Auftragserteilung bis hin zur Projektabwicklung und der finalen Rechnungstellung abbildet“, so der Hinweis in einem Artikel zum Thema Software des renommierten Magazins für Digitales Business t3n. Um das ideale Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) im Software-Dschungel zu finden, müssen die individuellen Agenturbedürfnisse ermittelt und festgehalten werden. Erst wenn feststeht, was die Software leisten muss, kann ein Vergleich von unterschiedlichen Angeboten erfolgen.
Weiteführende Informationen und Hintergrundwissen zum Enterprise-Resource-Planning-System wurden im Gabler Wirtschaftslexikon unter wirtschaftslexikon.gabler.de zusammengefasst.
