In vielen Unternehmen zählen nicht nur die Weihnachtsfeier oder das Firmenfest zur jährlichen Tradition, sondern oft auch sommerliche Firmenfeste. Dort steht dann weniger der Jahresrückblick oder die Ehrung verdienter Mitarbeiter im Vordergrund, sondern das Team-Building innerhalb der Belegschaft. Ebenso spielt die Möglichkeit, sich in lockerem Rahmen mit Kunden und Geschäftspartner auszutauschen eine wichtige Rolle. Doch jedes Firmenfest will gut geplant sein. Für kreative Ideen und eine reibungslose Durchführung ist eine Eventagentur der ideale Ansprechpartner. Nachfolgend verraten wir warum.
Kosten – Zeit – Qualität
Wer glaubt, dass es für ein Firmenevent reicht, Gäste einzuladen und für Essen zu sorgen, irrt sich. Ein Firmenfest ist ein Projekt, das gute Planung, Organisation und Durchführung braucht. Dabei spiel das angenehme Ambiente eine entscheidende Rolle. Schließlich sollen solche Veranstaltungen dem Imageaufbau des Unternehmens dienen und sowohl die Kundenbindung als auch die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen erhöhen. „Gerade für mittelständische Unternehmen kann die Planung eines Sommerfestes durchaus zur Belastung werden, unter welcher der tägliche operative Betrieb leidet.“, wissen die Experten von b-ceed, eine Eventagentur mit Full Service europaweit. Denn nicht selten müssen sich Geschäftsführung und Back Office detailgenau mit der Planung und Organisation auseinandersetzen, und das kostet Zeit. Das Problem lässt sich lösen, wenn hierfür erfahrene Profis zu Rate gezogen werden. Diese bringen nicht nur Entlastung bei Konzeption, Planung und Durchführung eines Firmenevents, sondern aus ihrer Erfahrung heraus auch viele kreative Ideen ein.
Kreativität ist gefragt
Wesentlichste Aufgabe einer Eventagentur ist es, in jede Firmenveranstaltung kreative Ideen einzubringen. So ist es beispielsweise eine gute Idee, dem Sommerfest ein Motto zu geben. Dabei kann es sich um Kleidung („White Party“ gut für ein Sommerfest) ebenso wie um ein ganzes Thema – etwa „USA“ oder „1970er“ handeln. Rund um dieses Motto soll dann die Veranstaltung stimmig organisiert werden – von der Einladung bis zur Tischdekoration, Catering und Musik. Bei einer Mottoparty soll alles aufeinander abgestimmt sein, diese umfangreiche Aufgabe können die Eventprofis übernehmen. Ein brandneues Portal für Eventagenturen kann hier die Suche nach professionellen Agenturen erleichtern. Dieses wird im Frühjahr 2017 final gestartet – bislang kann man den Status im Blog erkennen und interessante Infos aus der Eventbranche erhalten.
Wichtig allerdings: Nicht zu kompliziert! Jeder soll sich wiederfinden können, ohne großen Aufwand treiben zu müssen.
Die Organisation ist das A und O
Entscheidend ist natürlich die perfekte Organisation. Gerade, wenn auch Kunden zum Sommerfest eingeladen sind, sollten keine peinlichen Pannen passieren. Eine Full Service Eventagentur, die nicht nur Ideen liefert, sondern auch an der Umsetzung federführend mitwirkt, ist auch hier hilfreich. Das reicht von der Gestaltung der Einladungen über die Organisation des Caterings und den Bühnenaufbau bis zur Auswahl einer Location. Beach & Rooftop – Bars sind übrigens gerade für Sommerevents sehr gefragt. Auch Bedienungspersonal kann bei Bedarf organisiert werden. Die Mitarbeiter müssen sich im Grunde um nichts kümmern und können die Firmenfeier mit Kollegen und Kunden genießen. Natürlich muss auch dafür gesorgt werden, dass nach dem Fest alles wieder so aussieht, wie vorher – wesentlich gerade dann, wenn das Fest auf dem eigenen Firmengelände abgehalten wird.
Freibetrag für Betriebsfeste
Bei der Organisation eines Sommerfestes ist es für die Unternehmen wichtig zu wissen, was die Finanzämter dazu sagen. Generell gilt:
- Im Jahr werden zwei Betriebsfeier vom Fiskus anerkannt.
- Dabei dürfen die Kosten 110 Euro (brutto) pro Mitarbeiter nicht übersteigen.
- Wird die 110 Euro-Grenze überschritten, fällen Lohnsteuer und Sozialversicherung an.
- Dokumentation bei gemischten Gästegruppen führen (Mitarbeiter und Kunden/ Geschäftspartner).
Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, was Sie steuerlich bei der Organisation eines Betriebsfestes beachten müssen, dann sind Sie hier richtig: Neue Steuerspielregeln bei Betriebsfeiern
Unser Fazit: Der kreative Input einer Full Service Eventagentur und gleichzeitig die volle Organisation der Veranstaltung können aus jedem Firmenfest ein Top-Event machen, ohne dass die gewohnten Arbeitsabläufe im Unternehmen gestört werden. Denn Profis überlassen nichts dem Zufall.
