Bürokratiemonster Mindestlohn: Die fünf größten Herausforderungen für Arbeitgeber

Rechtsanwalt sieht noch viele Unklarheiten im Mindestlohngesetz

Das Mindestlohngesetz, das am 1. Januar in Kraft getreten ist, wird die Unternehmen noch lange beschäftigen. Zu dieser Einschätzung kommen Experten des Software-Herstellers Sage, Nummer zwei im Markt für Lohnsoftware, und die Arbeitsrechtler von Kleffner Rechtsanwälte. Es gebe noch zu viele Unklarheiten und Probleme bei der Realisierung der neuen Anforderungen. Gemeinsam haben daher die Sage Produktmanagerin, Dr. Andrea Schmidt, und Rechts-Experte Markus Kleffner die fünf größten Herausforderungen bei der Umsetzung des Mindestlohns identifiziert.

1. Zeiterfassung in den Alltag integrieren

Das Mindestlohngesetz sieht vor, dass die Arbeitszeit der Arbeitnehmer, denen der Mindestlohn zusteht und die weniger als 2958 Euro brutto monatlich verdienen, erfasst wird. Dokumentiert werden muss damit Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit und das spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags. Zwei Jahre müssen die Daten archiviert werden. Das Mindestlohngesetz, das am 1. Januar in Kraft getreten ist, wird die Unternehmen noch lange beschäftigen. Zu dieser Einschätzung kommen Experten des Software-Herstellers Sage, Nummer zwei im Markt für Lohnsoftware, und die Arbeitsrechtler von Kleffner Rechtsanwälte. Es gebe noch zu viele Unklarheiten und Probleme bei der Realisierung der neuen Anforderungen. Gemeinsam haben daher die Sage Produktmanagerin, Dr. Andrea Schmidt, und Rechts-Experte Markus Kleffner die fünf größten Herausforderungen bei der Umsetzung des Mindestlohns identifiziert.

„Diese lückenlose Dokumentation erhöht den Arbeitsaufwand in vielen Unternehmen enorm. Denken Sie nur an die Dienstleister, die zum Teil Hunderte Zusteller beschäftigen. Wenn früher nach verteilten Zeitungen bezahlt wurde, müssen die Zusteller künftig genau ihre Arbeitszeiten dokumentieren. Eine Mammut-Aufgabe“, erläutert Kleffner. Schmidt fügt hinzu: „Bei einem kleinen Unternehmen mit wenigen Angestellten lässt sich die Zeiterfassung einfach mit einem Formular lösen. Größere Unternehmen, die noch keine elektronische Zeiterfassung einsetzen, sollten aber spätestens jetzt darüber nachdenken, dies zu ändern, bevor dafür zu viel wertvolle Arbeitszeit verloren geht. Mit modernen Programmen können die Zeiten zum Beispiel auch vom Mitarbeiter selbst online erfasst werden. Praktisch dabei ist, dass das Speichern automatisch geschieht. Die Akten-Regale bleiben also leer.“

Der Einsatz einer Software werde sich auch bei künftigen Betriebsprüfungen lohnen. Mit nur einem Klick könne der Arbeitgeber jeden beliebigen Abrechnungszeitraum aufrufen. Damit vollzieht sich die Prüfung des Mindestlohns sehr viel schneller als mit einer Papiererfassung.

2. Den Mindestlohn richtig ausrechnen

Abgesehen von der Erfassung ist auch die Höhe des Lohns weiter ein Thema. Gezahlt werden müssen 8,50 Euro. Punkt. Das könnten Arbeitgeber meinen. Ganz so einfach ist es aber nicht. Denn was ist mit Sachbezügen, Weihnachtsgeld oder dem 13. Gehalt?

„Hier muss zunächst im Unternehmen Klarheit geschaffen werden, was zu den Vergütungen zählt, die für die Arbeitsleistung bezahlt werden. Denn nur diese dürfen angerechnet werden. Der Gesetzestext selbst führt dabei in Teilbereichen zu Verwirrung. Während beispielsweise in der Begründung steht, dass der Mindestlohn in eine betriebliche Altersvorsorge umgewandelt werden kann, lässt sich das dem Gesetzestext nicht entnehmen“, kritisiert Kleffner. „Auf Nummer sicher geht nur, wer 8,50 Euro auch ohne Sonderleistungen zahlt. Das werden sich aber nicht alle Arbeitgeber leisten können“, fügt er hinzu.

3. Ausnahmen beherrschen

Ausgenommen vom Mindestlohn sind ohnehin nur wenige. Auszubildende und unter 18-jährige gehören beispielsweise zu den Ausnahmen. Und auch Studenten, die Pflichtpraktika von bis zu drei Monaten absolvieren und Langzeitarbeitslose innerhalb der ersten sechs Monate ihrer Tätigkeit können außerdem zu einem geringeren Lohn angestellt werden.

„Vertraglich sollten sich Arbeitgeber allerdings abzusichern. Beispielsweise bei Studentenpraktika ist es ratsam eine Formulierung einzufügen, in der der Student versichert, während der Praktikumszeit an seiner Uni eingeschrieben zu sein“, rät Kleffner. „Die Studienbescheinigung allein sagt dabei nichts darüber aus, ob der Praktikant wirklich Student ist. Hat er vor Semesterende beispielsweise seine letzte Abschlussarbeit abgegeben, zählt er als Arbeitnehmer bzw. Arbeitsloser, und nicht als Student“, so Kleffner.

Unklar sei derzeit, ob mehrere Praktika beim selben Unternehmen, die zusammengerechnet die 3-Monats-Frist noch überschreiten, den Mindestlohnanspruch auslösen. „Nur eine von vielen Unklarheiten“, ergänzt Kleffner.

4. Ressourcenmangel bei Minijobbern ausgleichen

Der Mindestlohn stellt insbesondere Firmen mit vielen Minijobbern vor große Herausforderungen. Denn die Grenze von 450 Euro, die die Deutschen Steuerfrei pro Monat verdienen können, bleibt bestehen.

„Ein Kunde berichtete uns von einem massiven Ressourcenproblem, da seine Minijobber nun weniger Stunden arbeiten dürfen als vorher und er einfach kurzfristig nicht genügend Personal gefunden hat, um die Lücke auszugleichen“, berichtet Schmidt.

Und auch Kleffner bestätigt: „Wer die 450-Euro-Schwelle überschreitet, hat erhebliche Mehrkosten an Sozialversicherungsabgaben. Fakt ist aber, das viele Minijobber nun weniger Stunden arbeiten – die Unternehmer müssen daher schnell reagieren.“

5. Vorsicht beim Stellenabbau durch Outsourcing

„So manch ein Unternehmen mag sich angesichts der Mehrkosten denken, gewisse Aufgaben auszulagern oder Mitarbeiter in die Selbstständigkeit zu schicken, sei eine gute Lösung“, berichtet Kleffner. „Das ist aber zu kurz gedacht“, warnt er.

So drohen zum einen hohe Strafen, falls eine Scheinselbstständigkeit festgestellt wird. Im Bereich Outsourcing, also der Auslagerung von Aufgaben, müssen sich Unternehmen bewusst sein, dass sie weiterhin in der Haftung sind, wenn beispielsweise beim Subunternehmer kein Mindestlohn gezahlt wird.

„Hier gilt es, sich durch die Verwendung korrekter Verträge rechtlich abzusichern, dass entweder die Selbständigen von der zu erwartenden Betriebsprüfung nicht als Arbeitnehmer qualifiziert werden oder die Anforderungen an den Mindestlohn erfüllt sind“, rät Kleffner.

„100%ige Sicherheit kann es aber nur geben, wenn ein entsprechendes Statusverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung durchgeführt wird. Für diejenigen, die diesen Aufwand scheuen, wird ein Restrisiko der Haftung immer bleiben“, warnt er.