Schnell und flexibel sein, mit möglichst geringem Aufwand: Für den Unternehmer gilt, die Arbeitsprozesse im Unternehmen so einfach und effizient wie möglich zu gestalten, um im täglichen Wettstreit um Kunden und Geschäftsfelder mitzuhalten. In nahezu jeder Branche gelten hier ähnliche Bedingungen. Wer gut sein will, agiert mit höchst möglicher Handlungsperformance. In diesem Zusammenhang gehört die Checkliste zu den effektivsten Prozessbeschleunigern. In vielen Branchen sind Checklisten und Ablaufprotokolle unverzichtbarer Bestandteil des Arbeitsalltags. Doch viel Aufwand und viel Papier sind nicht selten die Regel, jedoch vermeidbare Nachteile: Professionell und benutzerfreundlich hingegen schaffen digitale Checklisten-Apps Abhilfe. Neben signifikanter Verbesserung des Workflows im Unternehmen bieten die digitalen Businesshelfer zudem jede Menge Einsparpotenziale.
Vor allem in Behörden greift ein immer wiederkehrendes Szenario: Ein Mitarbeiter im Außendienst füllt eine Liste per Hand aus. Damit diese ordnungsgemäß erfasst wird, muss ein weiterer Mitarbeiter die Daten aufwändig in das elektronische Datensystem eingeben. Anschließend muss geprüft werden, ob diese korrekt und vollständig erfasst wurden. Erst jetzt kann eine Auswertung erfolgen. Bis zu diesem Zeitpunkt waren nicht nur einige Arbeitsschritte notwendig. Es wurden auch mehrere Arbeitskräfte gebunden. Und zu allem Überfluss gibt es nun auch noch Listen sowohl in elektronischer als auch in Papierform. Eine digitale Checklisten-App schafft Abhilfe und Transparenz. Sie vereinfacht, verschlankt und beschleunigt den Prozess erheblich: Inspektionen, Wartung und Prüfung sowie sonstige komplexe Dokumentationen werden mühelos auf Tablet oder Mobiltelefon dokumentiert, ohne aufwändige Nachbearbeitung. Jeder Eintrag im Protokoll des Inspektors ist in Echtzeit in der Unternehmenssoftware verfügbar und kann von den Mitarbeitern im Büro sofort abgeglichen und ergänzt werden, auch mit Fotos. Damit wird eine protokollarische Nachbearbeitung überflüssig. Womit digitale Checklisten ganz entscheidend zur Optimierung des Workflows im Unternehmen beitragen.
Branchenübergreifend, flexibel und individuell
Die digitale App lässt sich branchenübergreifend gleichermaßen effizient einsetzen und individuell an den entsprechenden Bedarf anpassen. Industrieunternehmen jedweder Couleur erleichtert der digitale Helfer zum Beispiel nicht nur die Dokumentation beim täglichen Kontrollrundgang. Bei Bedarf lassen sich mithilfe eines in die App integrierten Barcode-Scanners auch maschinelle Vorgänge prüfen, Wartungsintervalle und Inspektionen protokollieren und ein regelmäßiges Reporting integrieren.
Und das Checklisten-Management ist unternehmensweit, standortunabhängig und in mehreren Sprachen auf beliebig vielen mobilen Endgeräten nutzbar. Ohne Internetverbindung. So verfügen alle Niederlassungen über standardisierte Formulare, die einheitliche Kontrollen, Inspektionen und damit aussagekräftige Reportings ermöglichen. Vielseitigkeit ist Programm: Die App entlastet den Unternehmer bei allen wichtigen Aufgaben wie Überwachung, Inspektion, Analyse, Maintenance, Dokumentation. Und selbst wichtige Instrumente wie Prüfung, Qualitäts-Audits sowie branchenunabhängige und individuelle Audits lassen sich mit der Audit-App ohne weiteres erstellen. Grundsätzlich gilt also: Eine gute Checklisten-App muss sich individuell auf die Bedürfnisse einzelner Branchen zugeschneiden lassen, also speziell auf die eigenen Anforderungen abgestimmte Features bieten. Wer etwa in der Logistik zuhause ist, benötigt daher eine reibungslose Dokumentation in Sachen Compliance-Anforderungen, etwa bei Gefahrgut-Transporten. Nichts darf übersehen werden. Gleiches trifft auf die speziellen Anforderungen und geltenden Richtlinien für Kunden im Facility Management zu, für die eine auf sie abgestimmte Instandhaltungs-App oder eine digitale Checkliste für Hausinspektionen erstellt werden muss.
Für Hoteliers etwa lassen sich entsprechende Features integrieren zur Optimierung der betrieblichen Abläufe mit Zimmerservice-Check, Protokollierung des Ist-Zustands der Zimmerreinigung oder Hygiene-Checkliste für die Küche.
Einfach, effizient und sicher
Eine solche Checklisten-App ist die firstaudit-App von der reinstil GmbH & Co. KG. Sie vereinfacht, verschlankt und beschleunigt die unternehmerischen Abläufe nicht nur, sondern erlaubt sogar die Integration von nützlichen Tools wie die Terminvereinbarung – alles sehr benutzerorientiert: Denn das Checklisten-Management ist auch für weniger technikaffine Benutzer problemlos und ohne Programmierkenntnisse einzurichten und schließlich einfach zu bedienen. Die User sind in Rollen eingeteilt, wobei es keine technische Begrenzung für die maximale Anzahl an Nutzern gibt. Dabei hat jede Rolle, die auch in größeren Gruppen darstellbar ist, unterschiedliche Zugriffsbeschränkungen auf Vorlagen und Dokumente. Zu den weiteren Features gehört die Möglichkeit, mühelos digitale Signaturen einfügen und Auftragsansichten problemlos erstellen zu können. Über das plattformunabhängige, browserbasierte Checklisten-Management-System, das Backend, lassen sich Audits anlegen und etwa Vorlagen zu Überwachung, Analyse, Dokumentation und Auswertungen erstellen. Die Vorlagen sind in Abschnitte eingeteilt und enthalten beliebig viele Datenfelder.
Die Konfigurierbarkeit kann zudem vom Administrator selbst beliebig eingestellt werden. Zu den weiteren Vorzügen von firstaudit gehört, dass alle Funktionen flexibel und individuell auf die verschiedensten Bedürfnisse und den Workflow im Unternehmen abgestimmt sind und sich an die jeweilige IT-Landschaft anbinden lassen. So ist eine Anbindung an SAP CRM System technisch möglich. Der Export der Daten, die vie E-Mail versandt werden können, erfolgt als CSV, XML oder PDF. Aktuell werden iOS, Windows und Android-Plattformen unterstützt. Das Checklisten-Management firstaudit wird natürlich auch an das Corporate Design des Nutzers angepasst. Und auch in Sachen Datensicherheit ist auf die firstaudit Checklisten-App Verlass: Die App ist schließlich „Made in Germany“ und speichert alle Daten verschlüsselt offline auf sicherheitszertifizierten Servern in Deutschland. Kontinuierliche Back-ups der Daten sind ebenfalls Standard: Die Synchronisation mit dem Backend erfolgt optional automatisch bei vorhandener Internetverbindung oder durch manuelles Auslösen. Das jederzeit skalierbare System ist bereits als selbst für den kleinen Einzelunternehmer kostengünstige SaaS (Cloud) im Abo erhältlich, kann aber auch als Lizenzmodell von mittelständischen Unternehmen und Großkonzernen auf dem Kundenserver installiert werden. Individuelle Anpassungen sind jederzeit möglich.
Quelle: reinstil GmbH & Co. KG
