Conferencing und Online-Zusammenarbeit: Darauf kommt es wirklich an

München/Barcelona – Arbeit ist heute immer weniger ortsgebunden. Dezentral organisierte Teams und Abteilungen arbeiten über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg zusammen an Projekten, bearbeiten und teilen Dokumente und Dateien oder stimmen sich per Video- und Audiokonferenz ab. Entsprechende Online-Collaboration- und Conferencing-Lösungen gibt es mittlerweile viele. Doch nicht jede Software hält in der Praxis das, was mit oft blumigen Marketing-Texten versprochen wird. Denn nicht überall, wo das Buzzword „Collaboration“ draufsteht, wird auch wirklich Mehrwert generiert.

Als Auswahlhilfe haben die Webkonferenz-Experten von Digital Samba (www.digitalsamba.com) die wichtigsten Anforderungen zusammengestellt, die eine Lösung für die Online-Zusammenarbeit erfüllen sollte.

Die Basis: Bild- und Audioqualität

Kaum etwas kann eine Videokonferenz so sehr stören, wie schlechte Bild- oder Tonqualität. Dieser Punkt sollte deshalb bei der Auswahl eines Tools höchste Priorität genießen. Die Video- und Audio-Übertragung muss so ruckel- und störungsfrei wie möglich erfolgen – auch dann, wenn sich Teilnehmer aus verschiedenen Ländern und mit unterschiedlichen, schwankenden Verbindungsqualitäten und von verschiedenen Endgeräten aus einwählen. Die Erfahrung zeigt, dass Conferencing-Lösungen, die bei der Übertragungsqualität nicht überzeugen, von den Anwendern schlicht nicht angenommen und nach kurzer Zeit links liegen gelassen werden. Selbst eine sehr kostengünstige Software wird dann letztlich zur teuren Fehlinvestition.

Das Teilen: Inhalte verfügbar machen

Gemeinsames Arbeiten lebt ganz wesentlich davon, Inhalte mit Kollegen, Vorgesetzten, Partnern oder Kunden zu teilen. Gute Collaboration-Lösungen erlauben dies so komfortabel und einfach wie möglich, zum Beispiel über eine Whiteboard-Funktion für schnelle Notizen und Zeichnungen oder durch die Unterstützung aller gängigen Dateiformate. Praktisch sind zudem Screensharing-Features, mit denen Teilnehmer ihren Bildschirm präsentieren können, ohne dazu extra noch eine parallele Remote-Desktop-Software ausführen zu müssen.

Anpassbares Layout: Das Relevante in den Fokus rücken

Leistungsstarke Collaboration-Tools mit vielen Funktionen und Möglichkeiten neigen naturgemäß manchmal dazu, etwas überfrachtet zu wirken. Doch ein zu stark segmentierter Bildschirm verhindert konzentriertes Arbeiten und kann für Benutzer verwirrend und ablenkend sein. Von Vorteil ist es, das Layout des Screens individuell anpassen zu können – also beispielsweise genau das Conferencing-Fenster, welches aktuell benötigt wird, zu vergrößern und in den Vordergrund zu rücken.

Individuelles Branding der Benutzeroberfläche

Viele Unternehmen bevorzugen Lösungen, die sich auch von ihrem optischen Erscheinungsbild her nahtlos in die vorhandene IT-Infrastruktur einfügen. Ein Conferencing-Tool, das mit einer individuell angepassten Benutzeroberfläche sowie integriertem Logo auf das Corporate Design abgestimmt ist, kann außerdem gerade für externe Mitarbeiter außerhalb der Firmenzentrale motivierend wirken. Statt eine neutrale, generische Drittlösung zu benutzen, haben Anwender das Gefühl, mit „ihrer“ eigenen Unternehmenslösung zu arbeiten und Teil des Teams zu sein – häufig sorgt dies bereits von Beginn an für eine höhere Akzeptanz.

Benutzerfreundlichkeit ist Trumpf

Bei der Benutzeroberfläche ist jedoch nicht nur die Optik entscheidend, sondern auch die tatsächliche Usability. Gerade IT-Fachleute setzen hier seitens der Anwender oft unbewusst zu viel voraus. Doch dass der Administrator spielend mit einer Software zurechtkommt, bedeutet nicht zwangsläufig, dass dies auch für seine Kolleginnen und Kollegen aus weniger technikaffinen Abteilungen des Unternehmens gilt. Der Vorzug sollte deshalb anwenderfreundlichen Lösungen gegeben werden, die möglichst intuitiv bedienbar sind. Dies senkt gleichzeitig auch den möglichen Schulungs- oder Support-Aufwand.

Inhouse oder Cloud? Eine Frage des Hostings

Cloud-Lösungen bieten unbestreitbar zahlreiche Vorzüge. Doch nicht jedes Unternehmen ist aus Sicherheitsgründen dazu bereit, wichtige Anwendungen komplett über fremde Server zu betreiben. So manches Datenleck hat IT-Leiter und Geschäftsführer vorsichtig gemacht. In diesem Fall sind Collaboration-Tools von Vorteil, die sich auch innerhalb des Firmennetzwerks betreiben lassen. So behalten IT-Verantwortliche und CIOs die volle Kontrolle und können auch die Performance maßgeblich beeinflussen. Falls dennoch in der Cloud gehostet werden soll, dann spielen natürlich Themen wie Serverstandorte (etwa innerhalb oder außerhalb der EU) und Sicherheitsfeatures eine besondere Rolle und sollten deshalb genau überprüft werden.

Quelle: Digital Samba/FX Kommunikation