Wer hat es nicht schon einmal erlebt: Alle Geschäftskunden sind zu einem wichtigen Meeting versammelt und der Beamer für die Präsentation funktioniert nicht? Der Laptop ist gar nicht erst angeschlossen und ein nötiges Verlängerungskabel fehlt!
Um diese unangenehmen Situationen zu vermeiden, sollte ein Konferenzraum immer richtig ausgestattet und vorbereitet sein. „In einem Meeting will ich mich auf meine Geschäftspartner und Kollegen konzentrieren und produktiv arbeiten“, so Marten Wittler von Office Depot, dem führenden Anbieter von Geschäftsbedarf und Dienstleistungen im Büro. „Nicht aber nach Beginn, den Marker fürs Whiteboard suchen und den Beamer einrichten.“
Neue Präsentations-Technologien
Die technische Ausstattung der Meetingräume gewinnt dabei immer mehr an Bedeutung. Wer auf dem neuesten Stand sein will, setzt auf interaktive Meetingkonzepte – zum Beispiel mit Apple-TV, iPads und der WLAN-Station „AirPort-Time-Capsule. „In der Konferenztechnologie hat sich in den letzten Jahren eine Menge getan – wer will, kann hier ganz neue Wege gehen.“ Allerdings stellt sich aus Kostengründen die Frage, ob die modernste Ausstattung auch immer notwendig ist. „Office Depot bietet daher je nach Bedürfnis ganz individuelle Produkte und Lösungen an“, so Wittler.
Und auch die Versorgung der Teilnehmer darf dabei nicht vergessen werden. Doch Vorsicht: Reichte früher eine Kanne gebrühter Kaffee auf dem Tisch, erwarten die Meetingteilnehmer inzwischen mehr: „Heute sollte man seinen Gästen am besten direkt Latte Macchiato, Cappuccino oder Espresso anbieten können“, weiß Wittler. Ein Kaffevollautomat ist hier die Lösung. Auch ein wenig Gebäck sollte nicht fehlen.
Grundausstattung beachten
Die Ausstattung eines Meetingraums hängt letztlich von den Bedürfnissen des Unternehmens und Erwartungen der Teilnehmer ab. Ein paar Dinge sollten aber niemals fehlen. Hier finden Sie eine Checkliste, für einen perfekt vorbereiteten Meetingraum.
Möbel / Einrichtung
- Jalousien oder blickdichte Vorhänge: Eine gute Verdunkelung ist Voraussetzung um Projektionen für jeden sichtbar zu machen.
- Ein ausreichend großer Tisch: Niemand möchte seinem Nebenmann halb auf dem Schoß sitzen
- Bequeme Stühle: Ein Meeting kann durchaus mehrere Stunden dauern, da ist ein rückenschonender Stuhl das A&O
- Prospektständer, Prospekthalter und oder Tischaufsteller: So können Unternehmen und Teilnehmer richtig vorgestellt werden
Elektronik / IT
- Telefon
- Beamer inklusive Verkabelung
- Leinwand / elektronischer Bildschirm
- Notebook, TV-/Video-/Tontechnik
- Steckdosenleisten / Kabeltrommeln / Mehrfachstecker / Verlängerungskabel
Präsentieren
- Whiteboard mit entsprechenden Stiften und Reinigungsmitteln
- Flipchart mit ausreichendend Papier
- Laserpointer oder Teleskopstab
- Digitaler Stift
- Pinnwand, Magnete und ausreichend Moderationsmaterial
- Schreibmaterialien für alle Teilnehmer
Verpflegung
- Kaffeeautomat / Milch / Zucker
- Tee
- Kaltgetränke wie Wasser und Säfte
- Gebäck
- Servietten
- Flaschenöffner
Auf dieser Grundlage lässt sich in angenehmer Atmosphäre effektiv arbeiten.
Tipp: Die gesamte Ausstattung für einen gut vorbereiteten Meetingraum finden Sie im Sortiment von Office Depot. Der international führende Büroausstatter Office Depot hat früh erkannt, wie wichtig die richtige Ausstattung von Meeting- und Pausenräumen für ein Unternehmen ist. Office Depot bietet daher ein weites Produktprogramm an für die Einrichtung eines attraktiven Pausenraums – von der Kaffeemaschine über Getränke, Snacks und Reinigungsmittel bis zum passenden Mobiliar.
