Wenn Sie schon einmal ein Projekt geleitet haben, kennen Sie das wahrscheinlich: Ein Kollege aus der Planungsabteilung ruft an. Ganz hektisch und vehement fordert er irgendeine Detailinformation über den Standort des Projekts, denn ohne sie kann er nicht weiterarbeiten und gerade gestern erst hat der Chef urgiert warum denn Projektphase zwei nicht längst abgeschlossen ist. Sie versprechen ihm, die Information sofort nachzuschlagen und ihn dann zurückzurufen. Doch wo ist die Information? Finden Sie sie auf dem ursprünglichen Plan im Ankaufsakt oder wurde sie später per E-Mail nachgereicht?
Sie durchsuchen zuerst den Akt, und dann den E-Mail Eingangskorb, doch bevor Sie die Information finden erhalten Sie ein dringendes Fax. Herr Meier ist krank geworden und kann nicht zur nächsten Besprechung kommen. Seinem Stellvertreter fehlen die notwendigen Informationen und deshalb ist es besser den Besprechungstermin zu verschieben. Die anderen Teilnehmer müssen informiert und Dienstreisen verschoben werden. Jetzt ist das Chaos perfekt und beinahe hätten Sie den Kollegen aus der Planungsabteilung und seine Anfrage vergessen!
Mit einer guten Projektmanagement Software lassen sich solche Situationen zwar nicht ganz verhindern, aber doch wesentlich leichter managen. Die Detailinformation für die Planungsabteilung findet sich in der Projektmanagement Software, egal auf welchem Weg sie ursprünglich übermittelt wurde. Sie rufen sie ganz schnell auf und können den Kollegen damit zufrieden stellen. Das Fax wird ebenfalls in der Projektmanagement Software aufgezeichnet. Sie ändern den Termin der Besprechung in der Projektmanagement Software und lassen mit einem Mausklick eine automatische Benachrichtigung an alle Teilnehmer ergehen. Sofort scheinen auch die zu verschiebenden Dienstreisen auf. So können Sie nichts vergessen.
Möglicherweise erübrigt sich aber auch die Verschiebung der Besprechung. Auch die Informationen, die Herr Meier dort besprechen wollte, sollten in der Projektmanagement Software verfügbar sein. Wenn die Zeit noch nicht zu knapp ist, kann sich Herrn Meiers Stellvertreter noch einlesen und ist am Besprechungstag ausreichend vorbereitet. Sein Fax teilt Ihnen dann lediglich mit, dass er anstelle von Herrn Meier teilnehmen wird und das Chaos ist vermieden.
