Digitale Magnete gegen das tägliche Papierchaos in Unternehmen

Ganz ohne Ordner: Spezielles Dokumenten-Management-System schafft Übersicht und hilft bei der Einhaltung rechtlicher Normen

Laut einer IDC-Studie verschwenden Büroangestellte allein 1,9 Stunden pro Woche mit der vergeblichen Suche nach unauffindbaren Dokumenten. Insgesamt kostet die Zeit, die bei der Dokumentenerstellung und -verwaltung für überflüssige Tätigkeiten verloren geht, die Unternehmen pro Arbeitnehmer jährlich im Schnitt 6.250 Euro. Außerdem führt die ewige Suche auch zu unmotivierten Mitarbeitern. Um das unübersichtliche Papierchaos auf Schreibtisch und Bildschirm einzudämmen und einen effektiveren Workflow zu erreichen, hat die amagno GmbH und Co. KG deshalb ein branchenunabhängiges Dokumenten-Management-System (DMS) entwickelt, das gesuchte Informationen aus über 100 Dateiformaten in Sekundenschnelle auffindet, mit Hilfe digitaler Magnete automatisch zugehörige Dateien zusammenfügt und dafür sorgt, dass auch rechtliche Normen zur Aufbewahrung von Unterlagen wie Rechnungen und Buchungsbelegen eingehalten werden.

Die Problematik ist jedem Büroangestellten bekannt: Findet ein Kollege es sinnvoll, ein Dokument im Ordner „Projekt Meier“ abzulegen, kann ein anderer es für logischer halten, es im Ordner „Rechnungen“ abzuspeichern. Daraus kann eine mitunter stundenlange und oft erfolglose Such-Odyssee resultieren. Bei dem Dokumenten-Management-System von amagno, das sich sowohl für das Rechnungs-, Vertrags- und Qualitätsmanagement als auch für Personal- und Projektmanagement eignet, sind lange Suchvorgänge überflüssig, denn bei der Software werden die bekannten Ordnerstrukturen, in denen oft Kopien an verschiedenen Orten abgespeichert sind, durch digitale Magnete ersetzt.

Das Magnetsystem funktioniert nach einem einfachen Prinzip: Ein autorisierter Mitarbeiter bestimmt, welche Inhalte den Magneten zugeordnet werden sollen. So kann ein Anziehungspunkt beispielsweise nur Dokumente mit „Kunde Maier“, ein anderer alle Rechnungen repräsentieren. Ein Dokument kann dabei auch zwei oder mehreren Magneten zugeordnet werden, ohne dass dafür mehrere Kopien der Datei abgelegt werden müssen, wodurch viel Speicherplatz gespart wird. Zudem wird gewährleistet, dass ein Dokument immer der aktuellsten Version entspricht und nicht mehrere Fassungen einer Datei mit unterschiedlichen Änderungen existieren. Aufgerufen werden die Dateien mittels einer Suchanfrage. Diese kann der Benutzer mit einer speziellen Tastenkombination auf jedem PC aus jeder Anwendung direkt aufrufen.

Suche im gesamten Text bei über 100 Dateiformaten möglich

„Sucht der Mitarbeiter etwa eine Rechnung von Meier, gibt er passende Suchbegriffe an. Durch die leistungsfähige Texterkennung werden dabei nicht nur die Dateinamen durchsucht, sondern auch die Dokumente selbst nach den verlangten Informationen durchforstet. Und dies bei Millionen Inhalten in wenigen Sekunden“, erklärt Jens Büscher, Geschäftsführer von amagno. Die Texterkennung funktioniert bei über 100 Dateiformaten wie den gängigen Office-Programmen, aber auch innerhalb von PDFs, Dateien von CAD-Programmen und sogar eingescannten Dokumenten via OCR. Dabei wird der Inhalt der Dokumente in einer Vorschau angezeigt, sodass nicht jede Datei einzeln geöffnet werden muss. Zudem bekommt der Benutzer nur Dateien angezeigt, für die er auch eine Zugangsberechtigung hat.

Alle Dokumente kann der Nutzer zum Beispiel mit Markierungen, Linien und Schwärzungen oder mit digitalen Stempeln bearbeiten, die sich schnell und einfach erstellen lassen und den Bearbeitungsprozess wie den Durchlauf einer Rechnung vom Posteingang zur Buchungsstelle im Unternehmen erheblich vereinfachen. Da diese Vorgänge vollständig digital ablaufen, kann auf Papierausdrucke verzichtet werden, womit wiederum Geld und auch die Zeit gespart wird, die Dokumente von einem Büro zum nächsten zu transportieren. Außerdem wird die Versionsgeschichte eines Dokumentes dargestellt, sodass ersichtlich ist, welcher Nutzer ein Schriftstück wann und wie bearbeitet hat. Amagno zeigt die Versionsunterschiede im Vergleich durch farbige Markierungen an. Wird eine Datei gerade von einem anderen Zugangsberechtigten bearbeitet, ist dies durch ein rotes Symbol ersichtlich.

Mitteilungsfunktion ersetzt umständliche E-Mails

In das DMS ist auch ein Mitteilungssystem integriert, über das sich die User Nachrichten schicken können. Zudem ist es Mitarbeitern, die Zugriff auf ein bestimmtes Dokument haben, möglich, Kommentare zur Datei abzugeben, die für alle berechtigten Personen direkt einsehbar sind. Dadurch kann der übliche Weg über umständliche E-Mails und bei großen Gruppen oft schwer zu organisierende Team-Meetings umgangen werden. „Darüber hinaus können auch Externe eingebunden werden und Zugriff zu einem Dokument erhalten. Dazu muss nur eine Mail mit Anhang oder einem Link und wahlweise einem Zugangspasswort versendet werden“, so Büscher.

Zur Sicherung der Daten stehen dem Unternehmen mehrere Optionen zur Verfügung, etwa auf einem betriebsinternen Server, auf gemieteten Servern im Rechenzentrum oder in der amagno-Cloud-Lösung, die deutsche Rechenzentren nutzt. Amagno bietet zudem eine Kommunikationsverschlüsselung und Echtheitsprüfung. Für den Zugriff von außerhalb wird ein Standard-Internetanschluss (Port) verwendet, sodass geschäftliche Daten von überall zu jeder Zeit sicher abgefragt werden können. Die umständliche Einrichtung eines VPNs für ein virtuelles Netzwerk wird dadurch überflüssig.

Unterlagen werden rechtskonform aufbewahrt

Das DMS stellt dabei nicht nur sicher, dass unberechtigten Personen der Zugriff verweigert wird. Auch das Löschen von Dateien wird erschwert, um rechtliche Normen zu erfüllen. Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), die im November 2014 vom Bundesministerium für Finanzen eingeführt wurden, schreiben etwa vor, dass geschäftliche Unterlagen, die zur Buchprüfung nötig sind, oft mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen. „Unser lässt die Löschung entsprechender Dokumente daher – wenn überhaupt – erst nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit zu“, erklärt Büscher.

Quelle: Pressebüro Gebhardt-Seele/ ABOPR Pressedienst