Wichtige Unterlagen – ob in Papierform oder digital – hat jeder Betrieb. Dabei kann es sich um Verträge, sensible Kundendaten oder Firmengeheimnisse handeln. Eines haben sie alle gemeinsam: Sie dürfen auf keine Fall in die falschen Hände geraten und müssen deswegen besonders gut geschützt werden.
Gerade in der heutigen Zeit, in der Datenschutz ein immer wichtigeres und kontroverser diskutiertes Thema wird, kann man es sich schließlich als Unternehmen nicht leisten, in dieser Hinsicht Nachlässigkeiten zu begehen. Was kann man also tun, um dieses Szenario, das mit Sicherheit den Verlust vieler Kunden bedeuten würde, wo weit wie möglich auszuschließen?
Bankschließfach – sicher, aber nicht unbedingt praktisch
Ein Klassiker unter den Sicherheitslösungen ist es, ein Schließfach in einer Bank anzumieten. Die Kosten dafür belaufen sich je nach Institut und gewünschter Größe auf einen Betrag zwischen um die 30 und 300 € pro Jahr.
Die Vorteile eines Bankschließfachs liegen auf der Hand: Es ist extrem sicher und unterliegt außerdem dem Bankgeheimnis. Was dort verwahrt wird, weiß also nur der Besitzer. Und da man sich ausweisen muss, um überhaupt in den Tresorraum zu dürfen, hat auch nur er Zugriff auf den Inhalt des Fachs.
Dass es für die Verwahrung wichtiger Firmenunterlagen dennoch nur bedingt geeignet ist, liegt allerdings genau an diesem Umstand. Denn auf diese Dokumente bei Bedarf zuzugreifen, ist mit relativ viel Aufwand verbunden, da man eben zur Bank muss, was viel Zeit kosten kann. Zudem ist man auf die Öffnungszeiten der jeweiligen Filiale angewiesen, so dass es mitunter zu noch größeren Verzögerungen kommen kann.
Ein eigener Tresor sorgt in jeder Hinsicht für Sicherheit
Dieses Problem hat man nicht, wenn man sich einen eigenen Tresor für die Firmenräumlichkeiten zulegt, in dem man sensible Unterlagen verstaut. Für die verschiedenen Archivierungsformen gibt es dabei speziell zugeschnittene Lösungen: Für Akten spezielle Dokumententresore, für digitale Speichermedien Datenschränke.
Beide bieten optimalen Einbruchschutz und sind in den meisten Fällen hinsichtlich ihrer Schließmechanismen individualisierbar. Wer das klassische Schlüsselschloss bevorzugt, findet genauso das passende Modell wir diejenigen, die ein elektronisches Zahlenschloss für sinnvoller halten.
Ein großer Pluspunkt dieser Spezialsafes ist, dass sie ihren Inhalt nicht nur vor Fremdzugriff, sondern auch im Brandfall schützen – und das für bis zu zwei Stunden. Um die entsprechenden Zertifikate zu erhalten, müssen sie umfangreiche Tests bestehen. Dazu gehören unter anderem mehrere Feuerstöße und ein Sturz aus über neun Metern Höhe. Da diese Tests von unabhängigen Instituten durchgeführt werden und genormt sind, kann man sich auf den angegebenen Feuerschutz auch wirklich verlassen.
Tresore bekommt man selbstredend im Fachhandel, es gibt aber auch immer mehr gut sortierte Onlineshops. Bei Anbietern, die wie dieser auf renommierte Marken vertrauen, findet man eine große Auswahl hochwertiger Safes.
Zusätzliche Absicherung mit einer Cloudlösung
Trotz aller Sicherheitsvorkehrungen, die das Risiko, wichtige Daten zu verlieren auf ein Minimum reduzieren: Zu 100% kann man sich nicht darauf verlassen, dass sie immer und vor allen äußeren Einflüssen geschützt sind. Es empfiehlt sich daher, sie zusätzlich an einem Online-Speicherort abzulegen, um im Notfall eine weitere Kopie zur Verfügung zu haben.
Wichtig ist dabei, mit einem seriösen Anbieter zusammenzuarbeiten, der sowohl seine Server als auch seinen Sitz in der EU und im Idealfall in Deutschland hat. So kann man sich darauf verlassen, dass sensible Inhalte nicht einfach vom Online-Server gestohlen werden. Um auch bei der Übertragung der Daten keine bösen Überraschungen zu erleben, sollte man sein eigenes Firmennetzwerk zusätzlich per VPN zu verschlüsseln.
