Bereits vor 45 Jahren wurde die erste E-Mail versendet. Damals dauerte der Transfer angeblich über 24 Stunden. Mittlerweile schreiben wir das Jahr 2016, und die E-Mail ist aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Als Kommunikationsmittel zum Senden sensibler Daten und Informationen ist sie allerdings in besonderem Maße im Visier von Datendieben. Deshalb ist es besonders für kleine und mittelständische Unternehmen von essenzieller Bedeutung, beim E-Mail-Verkehr auf Sicherheit zu achten. Wir geben diesbezüglich wichtige Tipps.
Verschlüsselte E-Mails
Ein sicheres Passwort sollte grundsätzlich folgende Elemente aufweisen:
- eine Mindestlänge von 12 Zeichen
- Groß- und Kleinbuchstaben
- mindestens eine Zahl
- mindestens ein Sonderzeichen
Vor allem mittelständische Firmen haben immer wieder mit Hackerangriffen zu kämpfen, was hohe Kosten verursacht. Hilfreich ist eine spezielle Verschlüsselung, die dafür sorgt, dass nur bestimmte Leser Zugriff auf Mails haben. Mit dem E-Mail Zertifikat PGP (Pretty Good Privacy = ziemlich gute Privatsphäre) können Mitarbeiter einen für alle zugänglichen öffentlichen Schlüssel bzw. Code teilen und einen privaten Schlüssel für alle einkommenden E-Mails einrichten. Potenzielle Angreifer können diese verschlüsselten E-Mails nicht lesen.
Passwörter regelmäßig aktualisieren
Experten empfehlen, das Passwort alle drei Monate zu ändern. In einigen größeren Unternehmen erhalten Mitarbeiter dafür nach einer gewissen Zeit einen Reminder. Wörter wie „Passwort“ oder Zahlenreihen wie „123456“ sollten vermieden werden, ebenso Passwörter wie das Geburtsdatum oder der eigene Name. Ferner ist es ratsam, für jeden Account ein anderes Passwort zu verwenden.
Wichtige Daten und Informationen über De-Mail versenden
Die De-Mail ist eine Mischung aus herkömmlichem Brief und E-Mail. Geschäftliche E-Mails können damit rechtssicher und vertraulich versendet werden. Der Name des Senders bzw. Empfängers entspricht stets dem im Personalausweis angegebenen, wodurch eine einwandfreie Identifikation gewährleistet ist. Die De-Mail wird von Drittanbietern wie 1und1 angeboten. Der Vorteil im Gegensatz zum Briefverkehr besteht in der erhöhten Sicherheit bei geschäftlichen Korrespondenzen.
Mitarbeiter aufklären
Am besten ist es, Mitarbeiter bezüglich E-Mail Sicherheit immer auf dem Laufenden zu halten. Sie sollten wissen, woran man potenziell schädliche E-Mails erkennt und welche Antivirus-Software installiert sein sollte. Zudem sollten Mitarbeiter darauf hingewiesen werden, dass privater und beruflicher E-Mail-Verkehr voneinander zu trennen sind. Einige Unternehmen in den USA führen sogar „geheime“ Sicherheitstests mit Mitarbeitern durch, die bei erfolgreicher Absolvierung eine kleine Belohnung erhalten. In Deutschland ist dabei jedoch auf die Rechte des Arbeitnehmers zu achten. Generell gilt weiterhin: Sobald ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz verlässt, und sei es nur für wenige Minuten, sollt er sich zur Sicherheit ausloggen.
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