Unabhängig von der Größe eines Unternehmens und davon, ob ein es Produkte herstellt oder Dienstleistungen anbietet, sollte die Qualität der Produkte / Dienstleistungen stets gewährleistet sein. Um dies sicherzustellen ist die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems (QM-System) ratsam. Eine solche Einführung ist relativ zeitintensiv und kann bis zu einem Jahr beanspruchen. Was sollte in diesem Zusammenhang beachtet werden?
Langfristig Kosten sparen
Der Aufbau eines QM-Systems ist eine vielseitige Aufgabe, bei der unterschiedliche Unternehmensprozesse koordiniert werden müssen. Pauschal lässt sich nicht sagen, welchen Aufwand die Einführung eines solchen Systems bei einem konkreten Unternehmen erfordert, dies ist immer abhängig von der Unternehmensgröße und anderen Parametern. Selbstverständlich ist die Einführung eines QM-Systems mit einem gewissen finanziellen Aufwand verbunden, unter Umständen müssen externe Berater mit einbezogen werden. Auch bei einer angestrebten Zertifizierung des QM-Systems muss mit zusätzlichen Kosten gerechnet werden. Diese Investitionen lohnen sich jedoch, da ein funktionierendes QM-System Fehler und Reklamationen minimiert, die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit erhöht und insgesamt schlankere Prozesse ermöglicht, was langfristig zu einer Reduktion der Betriebskosten führt. Welche Schritte sind nun notwendig, wenn ein QM-System in einem Unternehmen eingeführt werden soll?
Ziele definieren und Zeitplan aufstellen
Zunächst einmal müssen klare Ziele für das QM-System definiert werden, anschließend ein Projektteam gebildet werden. In diesem Team muss sich in jedem Fall mindestens eine Person befinden, die die notwendigen Kenntnisse besitzt und als Projektleiter fungiert. Unter Umständen müssen hier externe Berater hinzugezogen werden. Innerhalb dieses Teams sollte dann ein möglichst genauer Zeitplan erstellt werden, an dem sich das ganze Projekt orientieren kann.
Zertifizierungsgesellschaft und Auditor auswählen
In einem nächsten Schritt gilt es frühzeitig eine Zertifizierungsgesellschaft, etwa die BSI Group – ISO Normen und Zertifizierungen sowie einen Auditor auszuwählen. Der vorläufige Endpunkt des Projekts ist somit der Zeitpunkt der Zertifizierung.
Mitarbeiter informieren und mit einbeziehen
Die Mitarbeiter müssen selbstverständlich auch frühzeitig über die Einführung des QM-Systems informiert werden. Wenn möglich, sollten die Mitarbeiter auch bei der Beschreibung der Prozesse und der Dokumentation mitwirken.
Projektfortschritt überwachen
Der Projektleiter muss den Fortschritt des Projekts kontinuierlich überwachen. Auch muss er sicherstellen, dass das QM-System alle Anforderungen sinnvoll abbildet. Hier gilt es für jedes Unternehmen individuelle Lösungen zu finden.
Bewerten und Maßnahmen festlegen
Sobald das QM-System aufgebaut ist, gilt es ein internes Audit durchzuführen, welches das gesamte System erfasst und abbildet. Am Ende des Projekts folgt meist ein Management-Review, bei welchem die oberste Leitung des Unternehmens das QM-System bewertet und entsprechende Maßnahmen festlegt. Es ist sinnvoll eine solche Bewertung regelmäßig durchzuführen. Sobald das QM-System erfolgreich eingeführt ist, gilt es dieses kontinuierlich zu optimieren.
Der Aufbau und die Einführung eines QM-Systems ist aufwändig und vielschichtig. Einzlene Schritte sind mitunter abhängig von der Geschäftsidee insgesamt. Die Geschäftsführung muss jederzeit die benötigten Ressourcen bereitstellen und muss konkrete Normforderungen durchsetzen. Wichtig für das Gelingen ist es, jederzeit alle Beteiligten in das Projekt mit einzubeziehen und alle Vorgänge klar zu kommunizieren. Es ist auch wichtig, direkt zu Beginn des Projekts klare Verbesserungen darzustellen, die sich aus der Einführung des QM-Systems ergeben. Der Projektleiter muss unbedingt über Kenntnisse im Bereich Qualitätsmanagement, Normen und Methoden verfügen. Eine akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft kann das QM-System nach Einführung für drei Jahre zertifizieren.
