Fünf Tipps für Online-Meetings und Webinare, die die meisten Veranstalter noch nicht kennen

Ob „Zehn goldene Regeln für bessere Videokonferenzen“ oder „Die fünf besten Tipps für Online-Meetings und Webinare“: Ratgeber rund um digitale Veranstaltungen finden sich mittlerweile zuhauf. Und den meisten Anwendern ist inzwischen auch längst bewusst, dass es beispielsweise sinnvoll ist, die verwendete Technik vorab zu testen, eine Meeting-Agenda zu nutzen und natürlich die Mikrofone auf stumm zu schalten, wenn gerade nicht gesprochen wird.

Doch darüber hinaus gibt es auch einige immer noch weniger bekannte Möglichkeiten, mit denen Ausrichter von Online-Veranstaltungen ihre Events und Meetings optimieren können. Die Experten von ClickMeeting, einer europäischen Plattform für Webinare und Online-Meetings, haben deshalb fünf Ratschläge zusammengestellt, die in gängigen Tipp-Sammlungen eher selten zu finden sind.

1) Cleveres Timing: Ein Meeting muss nicht zur vollen Stunde beginnen

Man hat sich daran gewöhnt: Ein Großteil der Online-Sitzungen beginnt entweder zur vollen oder zur halben Stunde und wird entsprechend bis zur nächsten vollen oder halben Stunde geplant. Dies bringt allerdings einen klaren Nachteil mit sich: Viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer wechseln dadurch meist unmittelbar von ihrem vorhergehenden Termin in das Meeting. Oder sie stehen in den letzten Minuten unter Zeitdruck, weil zur nächsten vollen oder halben Stunde bereits direkt der nächste Termin wartet. Wer eine digitale Veranstaltung hingegen zum Beispiel von 14:40 – 15:20 Uhr plant, sorgt damit im ersten Moment zwar eventuell für Verwunderung, schafft aber gleichzeitig die Voraussetzung dafür, dass sich die Teilnehmenden voll und ganz auf die Sitzung konzentrieren können.

2) Erinnerungs-Mails: Das richtige Maß finden

Der Meeting- oder Webinar-Termin steht und die Teilnehmerliste ist soweit auch klar. Allerdings ist immer damit zu rechnen, dass der eine oder die andere den Termin am Ende dann doch vergisst. Erinnerungs-Mails sind grundsätzlich ein etwas heikles Thema und können – falsch dosiert – auch zu aufdringlich wirken. Eine zeitlich sinnvoll platzierte E-Mail-Erinnerung, beispielsweise am Tag vor der Veranstaltung, kann sich jedoch sehr positiv auf die Teilnehmerzahlen auswirken und wird in der Regel eher als Service verstanden.

3) Die Technik: Vorab-Check ist gut, Redundanz ist besser

Auch wenn die gründliche vorherige Prüfung der eingesetzten Technik zum Standard-Prozedere vor einer Videokonferenz oder einem Webinar gehört: Umsichtige Veranstalter sollten sich dennoch nicht vollständig darauf verlassen, sondern lieber Backup-Möglichkeiten schaffen und für Redundanz sorgen. Das kann damit beginnen, für alle Fälle ein zweites Headset griffbereit zu haben. Und auch das Netzkabel für das Notebook sollte in Reichweite sein – selbst dann, wenn der Akku (vermeintlich) vollständig geladen ist. Sollte es während der Veranstaltung zu Internet-Problemen mit der WLAN- oder LAN-Verbindung kommen, kann ein mobiler Hotspot per Smartphone die Sitzung retten. Und wer über die eingesetzte Meeting-Plattform zum Beispiel auch alternative Einwahlmöglichkeiten per Telefon anbietet, denkt gleichzeitig auch an Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die im Homeoffice oder von unterwegs unter Umständen mit schwankender Internetverbindung zu kämpfen haben.

4) Präsentationen: So kurz wie möglich

Die meisten Organisatoren wissen inzwischen eigentlich, dass Online-Meetings und Webinare so interaktiv wie möglich gestaltet werden sollten, um das Interesse und die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden hoch zu halten. Dennoch finden sich in vielen Online-Sitzungen immer noch monologartig vorgetragene Präsentationen. Manchmal sind diese auch nicht gänzlich zu vermeiden. Sie sollten dann aber zumindest so kurz und kompakt wie möglich gehalten werden – weniger ist hier fast immer mehr – und auf jeden Fall durch interaktive Elemente aufgelockert werden.

5) Datenschutz und Privatsphäre: Immer noch unterschätzt

Der Schutz ihrer persönlichen Daten und der Privatsphäre spielt in Zeiten zunehmender Cyber-Angriffe für viele Menschen eine immer größere Rolle. Dies gilt auch für die Teilnahme an Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinaren. Veranstalter sollten sich frühzeitig mit der datenschutzkonformen Durchführung ihrer Veranstaltung beschäftigen. Dies kann beinhalten, bei der Registrierung nicht unnötig viele Daten abzufragen, den Zugang zur Veranstaltung durch Passwörter beziehungsweise individuelle Token abzusichern oder transparent und vorab über eine geplante Aufzeichnung des Events zu informieren. Ein weiterer Vorteil kann darin bestehen, eine Webinar- oder Online-Meeting-Plattform eines Anbieters aus Europa zu nutzen, der den entsprechenden EU-Datenschutzrichtlinien unterliegt (Stichwort: EU-DSGVO).

Quelle: FX Kommunikation / ClickMeeting