In den vergangenen Jahren waren es vor allem große Betriebe, die Mut zur Digitalisierung bewiesen. Aber mittlerweile haben auch die kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) erkannt, dass die Digitalisierung ihnen wertvolle Chancen bietet, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Nicht zuletzt ist es die Umsatzsteigerung, die die Unternehmen lockt: Laut Digitalisierungsindex konnte bisher mehr als ein Drittel aller Unternehmen, die Digitalisierungsmaßnahmen eingeführt haben, ihre direkten finanziellen Gewinne vermehren. Da verwundert es nicht, dass die Digitalisierungsraten der KMU endlich zunehmen. Neben der Optimierung der Produkte und Dienstleistungen, der Kaufabwicklung im Internet und der Kundenbindung sind es vor allem interne Prozesse, die sich durch digitale Anwendungen verbessern werden.
Digitale Arbeitsabläufe
Bei der Einführung von digitalisierten Lösungen für betriebliche Abläufe geht es darum, diese schneller und vor allem effizienter zu gestalten. So kann beispielsweise eine digitale Dokumentenverwaltung Übersichtlichkeit in Aufträge, Kostenvoranschläge, Verträge und Rechnungen bringen. Die Datenbank lässt sich überdies nach Schlagworten durchsuchen, sodass Aufträge schnell gefunden werden können. Weitere Möglichkeiten sind die digitale Arbeitszeitenerfassung oder Tools für die Projektorganisation. Auch für die Personalverwaltung gibt es interessante neue Lösungsansätze: Die digitale Personalakte bündelt alle Mitarbeiterinformationen in einem Tool und ermöglicht es den Angestellten, ihre Informationen selbstständig zu aktualisieren.
Fachkräftemangel ein Hemmnis
Woran liegt es, dass es bisher hauptsächlich die KMU waren, die bei der Digitalisierung ihrer Betriebsstrukturen hinterherhinkten? Laut einer Studie der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW), die als PDF einsehbar ist, ist das größte Hindernis der Fachkräftemangel: Rund zwei Drittel der Unternehmen gaben an, dass mangelnde IT-Kompetenzen ihrer Belegschaft ein Hemmnis für die Einführung von digitalen Maßnahmen sei. Das ist nur logisch, da Fachkräfte auf dem Markt gefragt sind und deshalb interessante Angebote von großen Betrieben bekommen.
Sorgen über Datensicherheit und Datenschutz, der vor allem bei der Benutzung von Cloud-Services eine Rolle spielt, werden ebenfalls als Grund genannt(67 Prozent). Da Cloud-Services aber durch stärkere Datenschutzbestimmungen und ausgefeilte Speichermethoden immer sicherer werden, fangen die Firmen an, der Cloud wirklich zu vertrauen.
Ein dritter Grund betrifft den finanziellen Aspekt: Gut 60 Prozent der KMU fürchten hohe Kosten, die ihnen in der Finanzplanung negativ zu Buche schlagen. Dabei wird verkannt, dass Digitalisierungsmaßnahmen in der Anschaffungsphase punktuell kostenaufwendig sind, sich aber sehr schnell durch entsprechende Einsparungen bezahlt machen. Trotzdem darf man nicht vergessen, dass KMU ein begrenztes Budget haben, das sich nicht mit den finanziellen Mitteln der größeren Unternehmen vergleichen lässt. Das bisherige Zögern und die Skepsis des Mittelstandes, auf digitalisierte Lösungen zu setzen, lassen sich vor diesem Hintergrund besser verstehen.
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