Mittelständler investieren in Lösungen und Services zur Steigerung von Produktivität und Transparenz

Die Produktivität eines Unternehmens hängt ganz entscheidend von seiner Fähigkeit ab, das Wissen seiner Mitarbeiter zu teilen, zu fördern und im Sinne der Unternehmensziele nutzbar zu machen. Mit dem Einsatz von „Social Collaboration-“ und „Groupware-Tools“ bereiten immer mehr mittelständische und große Unternehmen den Weg für die standortübergreifende Informationsdurchdringung und unterstützen ihre Mitarbeiter bei der Bewältigung alltäglicher Aufgaben. Gemeinsam mit dem IT-Systemhaus All for One Steeb AG (www.all-for-one.com) hat das Hamburger Beratungs- und Marktforschungshaus SoftSelect eine Anwenderbefragung unter 200 deutschen Unternehmen initiiert, um den „Collaboration-Reifegrad“ und die wesentlichen Anforderungen beim Einsatz von Kommunikations- und Kollaborationslösungen zu ermitteln. Gut die Hälfte der befragten Unternehmen plant bereits Investitionen in diesem Bereich, um einen produktiveren Umgang mit Wissen entlang der Wertschöpfungskette zu gewährleisten und Potenziale zur Steigerung der individuellen Mitarbeiterproduktivität auszuschöpfen.

Hamburg – Der Arbeitsplatz der Zukunft nimmt heute bereits konkrete Formen an: mobil wird er sein, eine hohe Vernetzung mit dem Informationsnetzwerk und Mitarbeitern untereinander bieten und eine enge Ausrichtung an dem jeweiligen Mitarbeiterprofil und dem spezifischen Aufgabenfeld erlauben. Ergonomische Eigenschaften rücken dabei ebenso in den Blickpunkt wie Prozesseffizienz und Agilität. Eine vernetzte Zusammenarbeit über Abteilungs-, Standort- und Projektteam-Grenzen hinaus erfordert in dem Zusammenhang einerseits Plattformen, die Wissen strukturiert und ohne Medienbrüche zur Verfügung stellen und andererseits den horizontalen und vertikalen Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern unterstützen. Klassische Kommunikationskanäle wie E-Mail und Telefon stoßen insbesondere bei dezentral organisierten Unternehmen und wachsenden Unternehmensnetzwerken schnell an die Grenzen ihrer Möglichkeiten und der Prozesseffizienz. „Der Wissenstransfer im Unternehmen sowie die Erfassung, Speicherung und Zugänglichkeit von Wissen in Abteilungen und Projektteams ist heute noch eine vielfach unterschätze Managementdisziplin, die im Zuge der digitalen Transformation aktiv durch Maßnahmen und Technologien gefördert werden muss“, betont SoftSelect Geschäftsführer Michael Gottwald.

Im Rahmen des jetzt veröffentlichten, kostenlos unter www.softselect.de erhältlichen Trend Reports auf Basis einer Anwenderbefragung von 200 Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistung, wurden IT-Verantwortliche zum Status Quo, aktuellen Entwicklungen, Investitionsplanungen und den eigenen Anforderungen beim Einsatz von Kommunikations- und Kollaborationslösungen befragt.

MS Exchange und Sharepoint am häufigsten genutzt

Kollaborations- und Kommunikationslösungen werden heute vorwiegend für die E-Mail Korrespondenz und die Bereitstellung eines Intranets verwendet. Daneben gehören Ticketsysteme, Tools zur Bereitstellung von betriebswirtschaftlichen Analysen sowie zur Durchführung von Web-Konferenzen zu den klassischen Einsatzbereichen. Instant Messaging- für die Echtzeit-Kommunikation und Dateispeicherdienste zum bequemen Teilen von Dokumenten über Web-Plattformen gehören hingegen noch nicht zum gängigen Repertoire bei den befragten Unternehmen.

Am häufigstem kommen dabei die Mail- und Groupware-Anwendung MS Exchange (81%) sowie Microsoft Sharepoint (61%) als zentrale Kollaborationsplattform zum Einsatz, um etwa Content zu pflegen, Dokumente und Wissen zu teilen, soziale Netzwerke zu verwalten oder Projekte und Aufgaben zu koordinieren. Für das Web-Conferencing, das Instant Messaging und die gemeinsame Nutzung von Dateien greifen rund ein Drittel der Unternehmen auch auf spezialisierte Anwendungen wie Skype for Business (38%), Citrix GotoMeeting (36%) oder Cisco WebEx (35%) zurück. Office 365 als erweiterte Web-Variante des Office-Angebotes wird bereits von gut jedem vierten Betrieb genutzt.

Hoher Integrationsgrad und Durchgängigkeit zu überschaubaren Kosten erwünscht

Die Steigerung der Mitarbeiter-Produktivität ist das primäre Ziel, das mit dem Einsatz einer Kollaborations- und Kommunikations-Lösung verbunden wird. Ähnlich wichtig für den versprochenen Return on Invest sind aber auch die einhergehende Zeit- und Kostenersparnis im Tagesgeschäft sowie der Gewinn an Transparenz auf Informations- und Prozessebene. Weitere bedeutende Faktoren sind der effektive Wissenstransfer, um Erfahrungen, Fach- und Methodenwissen im Unternehmen zu teilen, sowie die Informationssicherheit zu gewährleisten. Als wesentliche Anforderungen der „Groupware-Anwendungen“ werden dabei insbesondere die E-Mail-Integration, Zugriff auf den Gruppenkalender und ein integriertes Dokumentenmanagement angeführt. Nicht weniger wichtig ist den Unternehmen aber auch der einhergehende Kostenpunkt, die Durchgängigkeit der Anwendung, um Prozesse ohne Medien- oder Systembrüche abzubilden und die Anbindung an die hiesige Systemlandschaft (z.B. ERP, CRM, BI).

Funktionsumfang gut, mangelnde Integration trübt Zufriedenheit

Während die Unternehmen ihren eingesetzten Groupware-Lösungen noch im Hinblick auf den Funktionsumfang ein positives Zeugnis ausstellen, mangelt es hingegen häufig an der Interkonnektivität mit Drittsystemen, der ERP-Anbindung sowie der Anpassbarkeit an individuelle Prozessstrukturen. Die Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern für Pflege, Hosting oder Management der IT-Infrastrukturen fällt in dem Zusammenhang in großen Teilen positiv aus.

Bereitschaft für Cloud und Managed Services

Die Bereitschaft, Dienstleistungen bzw. „Managed Services“ im Bereich Sharepoint- oder Exchange-Verwaltung, extern zu beziehen, ist vielerorts vorhanden und deutlich größer als in anderen Anwendungsbereichen. „Von der Nutzung externer Managed Services versprechen sich die Unternehmen vor allem einen zuverlässigen Rund-um-die-Uhr-Betrieb zu kalkulierbaren Kosten und mit flexibel skalierbaren Leistungen“, erläutert Kai Göttmann, Mitglied der Geschäftsleitung von All for One Steeb. „Mindestens ebenso wichtig wie der reine Betrieb ist unseren Kunden aber eine systemübergreifende Integration, etwa von SAP und SharePoint. Denn dadurch entsteht der eigentliche Mehrwert im Sinne von Produktivitätssteigerung oder besserer Zusammenarbeit. Das heißt letztendlich, dass wir nicht nur einzelne Tools betreiben, sondern end-to-end-Prozesse designen, die eben auch Kommunikations- und Kollaborationslösungen enthalten.“

Umfangreiche Investitionen geplant

Rund die Hälfte der befragten Unternehmen plant Investitionen in neue Kollaborations- und Kommunikations-Software, rund 20% gar innerhalb der kommenden 12 Monate. Insbesondere bei Unternehmen bis 1.000 Mitarbeitern aus dem Industrie- und Dienstleistungs-Umfeld, bei denen noch kein externer IT-Dienstleister in Anspruch genommen wird, ist überdurchschnittliches Investitionspotenzial zu verzeichnen. Darüber hinaus stehen auch andere Bereiche wie ERP und DMS auf der Agenda der IT-Abteilungen.

Die Ergebnisse der Studie stimmen SoftSelect Geschäftsführer Michael Gottwald hoffnungsfroh: „Die deutschen Unternehmen sind offenbar auf einem guten Wege, die Produktivität bereichs- und standortübergreifend auf eine neue Stufe zu heben. Der Ausbau der Cloud-Angebote und individuell skalierbare Managed Services unterstützen die Unternehmen heute dabei maßgeblich auf ihrem Weg zur „Connected Enterprise“ und senken zudem Initialisierungszeiten und -kosten.“

Quelle: SoftSelect GmbH