Mobile Geräte zur Erfassung der Kundengespräche erleichtern das Handwerk

Die Waßmann GmbH ist Dienstleister für innovative Haustechnik. Das 25-köpfige Team bietet ein Portfolio von Kundendienst und Wartung über die Renovierung bis hin zur kompletten Installation von haustechnischen Anlagen, Badezimmern und modernen regenerativen Heizenergie-Systemen. Die zunehmende Komplexität der Haustechnikprodukte verursachte in den vergangenen Jahren auch immer mehr Aufwand in der Kundenberatung. Daher entschied sich Waßmann, moderne und mobile Arbeitsplätze einzuführen.

Von der Badewanne mit Bluetooth-Lautsprecher bis zur Smartphone-App, die die Wassertemperatur in der Dusche steuert: Moderne Haustechnik kann heimische Bäder in wahre Wellness-Oasen verwandeln. Andere Innovationen zielen mehr auf Energiesparen ab. Etwa Mini-Blockheizkraftwerke, die Strom produzieren und gleichzeitig mit ihrer Abwärme das Haus heizen. Diese Lösungen sind erklärungsbedürftig und erfordern Zeit im Kundengespräch. „Um die passende Variante zu finden, stellen wir unseren Kunden zahlreiche Fragen und prüfen exakt alle Gegebenheiten vor Ort. Schließlich geht es um viel Geld. Die Sanierung eines Wärmeerzeugers kostet schnell bis zu 25.000 Euro“, so Torsten Waßmann, Geschäftsführer der gleichnamigen Installationsfirma. Bislang haben Waßmann und seine beiden Meister die Kunden mithilfe von Papiermappen beraten. Darin wurden die Daten handschriftlich notiert. „Im Büro mussten wir dann alles in unsere ERP-Software eingeben. Dabei ging manches verloren“, gesteht Waßmann. „Irgendwann habe ich dann beschlossen, mobile Geräte einzuführen. Denn der Aufwand für die Beratung ist in unserer Branche in den vergangenen Jahren enorm gestiegen.“

So wandte sich Waßmann an pds it-systeme, seinen lang-jährigen IT-Partner, der ihm Surface Pro 3 von Microsoft vorstellte. „Das Gerät mit 12 Zoll vereint alle Vorteile eines Laptops mit denen eines Tablets: Es wiegt nur 800 Gramm, bietet jedoch die Leistung eines Laptops“, erkannte Waßmann auf den ersten Blick. Mit Surface Pro 3 könnte er seine Unternehmens-Software, eine Cloud-ERP-Lösung von pds, überall nutzen. Daten wären nicht doppelt zu erfassen und gingen auch nicht verloren. Darüber hinaus empfahlen die IT-Berater, auch den Arbeitsplatz für das Surface Pro aus der Cloud zu beziehen: Office 365 lässt sich von überall aus abrufen und bietet E-Mail sowie Werkzeuge für den sicheren Datenaustausch. Und OneNote eignet sich ideal, um in Gesprächen rasch Notizen zu machen. Gerade im Zusammenspiel mit dem neuen Surface-Bedienstift ergibt sich eine effiziente und zugleich komfortable Einheit: „Mit einem Klick auf den Stift öffnet sich ein leeres OneNote-Dokument und man kann sofort eine Idee festhalten – sogar wenn sich das Gerät im Energiesparmodus befindet.“

Die Einführung des Surface Pro 3 zusammen mit Office 365

Heute profitieren Waßmann und seine Mitarbeiter im Außendienst von der Flexibilität des Surface Pro 3, welches ein handliches Tablet mit einem vollwertigen Laptop vereint: „Bei der Beratung vor Ort – oft am Küchentisch – nutzen wir es wie einen Laptop, klappen den Ständer auf und klinken die Tastatur ein. Viele Kunden sind dann überrascht, dass wir mit einem Tablet erscheinen.“ Da alle Informationen und Daten vor Ort im Zugriff sind, lassen sich beim Kunden schnell konkrete Aussagen treffen und Kundenwünsche ohne Medienbrüche und doppelten Erfassungsaufwand dokumentieren. Über die pds Apps lassen sich Service-und Wartungsaufträge direkt bearbeiten und ans Büro übertragen. „Sind wir im Haus unterwegs, um die Gegebenheiten im Bad oder Heizraum zu erfassen, verwenden wir das Surface Pro 3 als Tablet“, erläutert Waßmann. „Mit dem neuen Surface-Stift lässt sich prima schreiben und wir können in OneNote für jeden Kunden ein Kapitel anlegen, um alle Notizen zusammenzufassen.“ So notieren Waßmann und seine beiden Kollegen jede Kleinigkeit und machen sogar ausdrucksstarke Fotos direkt mit dem Surface, dank der Front- und Rückkamera mit je 5,0 Megapixel. „Durch diese neue Akribie strahlen wir noch weitaus mehr Kompetenz und Zuverlässigkeit aus“, berichtet Waßmann stolz. Bei technischen Wartungen greifen die Mitarbeiter mobil auf die Betriebsdokumente im ERP-System zu. Am Ende geben sie die Arbeitszeit ein, der Kunde unterschreibt auf dem Surface. Die Abrechnung erfolgt dann im Unternehmen. Zurück im Büro schließen die Berater ihr Surface Pro 3 mit der Dockingstation an einen externen Monitor an. „Dadurch wird es aufgrund seiner Leistung zu einem vollwertigen Arbeitsplatzgerät“, erklärt Waßmann. „Unsere alten Desktop-PCs haben wir durch Surface vollständig abgelöst.“

Surface Pro 3 und Office 365 halten den Modernisierungsprozess in Gang: So hat die Waßmann GmbH ein intern geteiltes Notizbuch mit OneNote angelegt, auf das alle Betriebsmitglieder Zugriff haben. „Das ist ein Experiment. Zusammen mit meinen Mitarbeitern sehen wir uns an, welche Notizen wir ablegen und gliedern diese in Kategorien. Dann wird sich zeigen, welche Struktur sich herausbildet. Am Ende entsteht ein Mitarbeiterhandbuch, an dem alle mitgearbeitet haben, eine `Waßmannpedia´“, so Waßmann. Er führt fort: „Mit unserer neuen mobilen Lösung haben wir ein Alleinstellungsmerkmal unter den Haustechnik-Betrieben“.

Auch seine beiden Meister, die schon privat Smartphones nutzten und entsprechend Erfahrung mit der Touch-Bedienung hatten, waren schnell überzeugt. „Letzten Endes ausschlaggebend für die zügige Einführung war auch meine eigene Begeisterung, die die Mitarbeiter motivierte und dazu führte, dass ich als Chef erste Fragen rasch selbst beantworten konnte“, so Waßmann abschließend.

Quelle: PR13