Jedes Unternehmen welches mehrere Mitarbeiter beschäftigt, muss über kurz oder lang klären, ob und in welchem Rahmen die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter erfasst und gegebenenfalls ausgewertet werden sollen. Häufig nehmen Arbeitnehmer entsprechende Lösungen als lästige Pflicht wahr, für den Arbeitgeber hingegen ist eine effiziente Zeiterfassung in vielerlei Hinsicht wichtig. So liefern entsprechende Daten für die monatliche Lohnabrechnung oder um Gesetzesanforderungen zu erfüllen. Moderne Zeiterfassungslösungen ermöglichen zudem zahlreiche Erleichterungen bezüglich der Mitarbeiterverwaltung.
Zahlreiche Vorteile für die Personalplanung
Zeiterfassung ist ein elementarer Bestandteil der Personalplanung. Neben der reinen Arbeitszeit geht es hier vor allem auch um Planungsfragen. Wer arbeitet wann und in welchem Team? Wer übernimmt welche Aufgaben? Wer hat zu welcher Zeit Urlaub? Ohne eine jeweils auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmte Zeiterfassungslösung ist die Organisation des Unternehmens kaum möglich. Zudem ergeben sich zahlreiche Vorteile:
- Arbeitserleichterung in der Zeitwirtschaft
- Projektbezogene Zuordnung von Arbeitszeiten
- Kosteneinsparung
- Automatisierte Berechnung von Überstunden und Co. möglich
- Kontroll- und Analysefunktionen für den Arbeitgeber
Moderne Lösungen sparen Geld und bieten Zusatzfunktonen
Unter Arbeitszeiterfassung versteht man zunächst einmal verschiedene Methoden, mit denen die Arbeitszeiten von Mitarbeitern erfasst werden können. Mindestens sind dies der genaue Arbeitsbeginn und das Arbeitsende. Moderne Lösungen lassen die Arbeitszeiten ohne viel Aufwand sekundengenau erfassen. Während vor einigen Jahren noch überwiegend Stechuhren, später elektronische Stechuhren für die Erfassung zum Einsatz kamen, setzen Unternehmen heute verstärkt auf Zeiterfassungssoftware.
Wichtig ist, dass das jeweilige Zeiterfassungssystem auch möglichst genau auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst sind. Beispielsweise gibt es auch App-basierende Lösungen, die sich für den mobilen Einsatz anbieten. Der Funktionsumfang ist ebenfalls ein Kriterium für die Wahl des passenden Systems. Über die reine Arbeitszeit Erfassung sind mit solchen Softwarelösungen auch weitere Analysen möglich:
- Mitarbeiteranwesenheit überprüfen
- Übersichtliche Auflistung von Mitarbeitern die krank, im Urlaub oder im Außeneinsatz sind
- Einfache Erfassung von Überstunden, Nacht- und Wochenendzuschlägen
- Einfache Integration in SAP Systeme
Viele, insbesondere kleinere Unternehmen scheuen die Umstellung auf moderne Zeiterfassungssysteme, da sie hohe Investitionskosten und aufwendige Wartungsarbeiten befürchten. Ein auf Software basierendes Zeiterfassungssystem rechnet sich jedoch im Schnitt bei jedem Unternehmen, welches mehr als drei Mitarbeiter beschäftigt. Für moderne Zeiterfassungssysteme ist es nicht nötig teure Maschinen zu kaufen und jeden Arbeitnehmer mit einem Chip auszustatten. Die entsprechende Software hat sich abhängig von der Unternehmensgröße oft schon nach wenigen Jahren amortisiert. Wenn die Software zudem mit der Unternehmenseigenen Buchhaltungssoftware gekoppelt wird, profitiert das Unternehmen zudem von einer zusätzlichen Zeitersparnis und es bleiben mehr Kapazitäten für die Kernaufgaben des Unternehmens.
Fazit
Digitale Zeiterfassungssysteme bieten darüber hinaus mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten. Sowohl die Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmer können von der Einführung entsprechender Systeme profitieren. Überstunden, Fehlzeiten und Urlaubstage sind jederzeit einsehbar und sorgen für eine reibungslose Personalplanung und Lohnzahlung. Besonders in wirtschaftlich schwierigen Zeiten bietet moderne, Software-basierte Arbeitszeiterfassung zahlreiche Vorteile. Die Einbindung in SAP Systeme, beispielsweise Buchhaltungssoftware ermöglicht eine enorme Zeitersparnis. Mobile Systeme eignen sich besonders für Unternehmen, die viele Außenmitarbeiter beschäftigen. Ob und wie die Zeiterfassung im Unternehmen gehandhabt wird, ist sicherlich immer eine individuelle Entscheidung. Die Wahl des passenden Systems sollte immer auch am Bedarf der Mitarbeiter und den zur Verfügung stehenden Einsatzmöglichkeiten ausgerichtet werden.
