Papierlose Buchhaltung – Chancen und Risiken für den Mittelstand

Schlanke Prozesse statt wachsender Papierberge: Viele Firmen setzen auf die papierlose Buchhaltung, um Ressourcen einzusparen und ihre Verwaltungsprozesse zukunftssicher zu machen. Die Digitalisierung aller Buchhaltungsabläufe hat zahlreiche Vorteile – stellt Unternehmen jedoch auch vor Herausforderungen. Vor allem große Firmen mit einer langen Bestandszeit müssen viel Aufwand in die Umstellung eingeschliffener Routinen stecken.

So gelingt die Umstellung

Während es für neu gegründete Unternehmen recht einfach ist, sämtliche Prozesse in Buchhaltung und Verwaltung digital aufzubauen, sind es in bestehenden Firmen oftmals langfristig etablierte Abläufe, die komplett umgestellt werden müssen. Wichtig ist dabei, zuerst die notwendigen technischen Voraussetzungen für ein funktionierendes papierloses Büro zu schaffen. Dazu gehört unter anderem die Anschaffung neuer Hard- und Software, um einerseits sicherzustellen, dass sämtliche Daten auf mehreren Backup-Systemen vorhanden sind. Denn auch digital gespeicherte Daten müssen von Gesetzes wegen über einen Zeitraum zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden und jederzeit für Prüfungen zugänglich sein. Andererseits geht es auch darum, Sicherheit in punkto Datenzugriff zu gewährleisten. Dafür muss ein belastbares Zugangssystem entwickelt werden, das die sensiblen Buchhaltungs-, Projekt- und Personaldaten schützt.

Sind alle Voraussetzungen geschaffen, müssen die Arbeitsprozesse dem neuen System angepasst werden. Vor allem für alteingesessene Mitarbeiter bedeutet dies oftmals eine große Herausforderung – wenn es plötzlich um digitale Signaturen und Ordnungssysteme geht, anstatt um das Einsortieren von Mehrfach-Kopien in verschiedene Regale und Ablagen. Um sicherzustellen, dass die Umstellung auf das neue System reibungslos erfolgt, muss ein Unternehmen außerdem neue Kontrollmechanismen einführen.

Nutzen der papierlosen Büroverwaltung

Bei all diesen Herausforderungen stellt sich natürlich die Frage nach den Vorteilen, die eine solche Umstellung für das Unternehmen bringt. Neben der ständigen Überall-Verfügbarkeit wichtiger Daten – geschützt durch verschiedene Zugriffsrechte – ist einer der wichtigsten Vorteile das Einsparpotenzial an Ressourcen. Dabei geht es nicht nur um das Einsparen von Gerätschaften und Materialien wie Drucker, Toner und Papier. Auch Arbeitszeiten werden durch die papierlose Büroverwaltung effektiver genutzt – und damit Ressourcen für andere Aufgaben frei. Deshalb lohnt sich die Digitalisierung der Prozesse nicht nur für große Konzerne, sondern auch für kleine Firmen.

Andreas van Riesen, Spezialist zum Thema Buchhaltung von der GAAP GmbH aus Berlin, erklärt dazu: “Prinzipiell ist die papierlose Buchführung für Unternehmen jeder Größe zu empfehlen. Natürlich werden sich die Arbeitsprozesse bei unterschiedlichen Firmen unterscheiden. Aber selbst für KMUs entstehen schnell Kostenvorteile – zum Beispiel durch den digitalen Datenaustausch mit dem Steuerbüro, was zu geringeren Honorarkosten führt.”

Das papierlose Büro setzt sich immer weiter durch: Viele Unternehmen investieren daher heute in Systeme, die ihnen die Umstellung auf komplett digitale Prozesse in Buchhaltung und Verwaltung ermöglichen. Die Vorteile liegen vor allem in Einsparpotenzialen, verbesserten Zugriffsmöglichkeiten auf interne Daten und schlankeren Prozessen.