Frankfurt – Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist eine hohe Produktivität entscheidend für die Zukunftssicherheit von Unternehmen. Doch viele, vor allem kleinere Firmen leiden unter Produktivitätsverlust durch administrative Aufgaben. Und jetzt verursacht auch noch die DSGVO zusätzlichen Aufwand. Rainer Downar, Executive Vice President Central Europe bei Sage, gibt Tipps, wie Unternehmen produktiver werden können.
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Deutschland verwenden 3,7 Prozent ihrer gesamten Arbeitszeit auf administrative Tätigkeiten. Das entspricht einem Produktivitätsverlust von mehr als 28 Milliarden Euro pro Jahr. Diese Zahlen erhob die Studie „Sweating the Small Stuff: the impact of the bureaucracy burden”, die Plum Consulting im Auftrag von Sage durchgeführt hat. Die Untersuchung zeigt auch: Je kleiner die Unternehmen, desto höher der Anteil unproduktiver Tätigkeiten. Verschärft wird das Problem derzeit noch durch die DSGVO, die Unternehmen ab Mai zusätzliche Informations- und Dokumentationspflichten auferlegt. Gleichzeitig setzt der Fachkräftemangel den Unternehmen zu. So wird es immer schwieriger für den Mittelstand als Rückgrat der deutschen Wirtschaft, das Wachstum zu bewältigen. Grund genug also, jetzt konkrete Maßnahmen zur Steigerung der Produktivität einzuleiten. Denn Produktivitätseinbußen durch Administrationsaufgaben oder gesetzliche Vorschriften wie die DSGVO sind kein unabwendbares Schicksal. Mit den Mitteln der Digitalisierung lassen sich Aufwand und Kosten administrativer Aufgaben spürbar senken. Hier einige Tipps dazu:
Buchhaltung digitalisieren mit kaufmännischer Software
Während immer mehr Verbraucher bereits per Smartphone und Tablet im Internet einkaufen, tun sich viele KMU immer noch schwer mit der Digitalisierung. Nur 19 Prozent der Befragten in der oben genannten Studie haben bereits alle Verwaltungstätigkeiten automatisiert. Nicht einmal ein Drittel (27 Prozent) erledigen sie zumindest teilweise mit Softwareprogrammen. Und mehr als die Hälfte der KMU in Deutschland verzichtet noch auf digitale Unterstützung der administrativen Abläufe. Dabei liegen die Vorteile digitaler Abläufe auf der Hand: Elektronische Angebote, Aufträge und Rechnungen etwa lassen sich nicht nur einfacher und schneller erstellen und versenden. Auch der Aufwand für das Auffinden, Nachbearbeiten und Archivieren sinkt spürbar.
Vorgänge vereinfachen und beschleunigen
Ein Beispiel: Kunde ruft an und hat eine Frage zu einer Rechnung oder eine Auftragsänderung. Wenn das Dokument mit einer kaufmännischen Software erstellt und abgelegt wurde, holt der Mitarbeiter am Telefon es sich per Tastendruck oder Mausklick auf den Bildschirm und ist sofort auskunftsbereit. Eventuelle Änderungswünsche können direkt beim jeweiligen Vorgang erfasst und anderen Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung elektronisch zugewiesen werden. Das reduziert den Aufwand für die Mitarbeiter und erhöht die Kundenzufriedenheit.
Kaufmännische Anwendungen mit Office 365 integrieren
Zusätzliche Produktivität gewinnen Anwender, wenn sie beim Öffnen von Kunden-E-Mails direkt aus Outlook heraus auf Kundendaten in ihrer Buchhaltung zugreifen können, ohne ein neues Programm zu starten. Das gilt auch für den schnelleren Zugriff auf Geschäftsinformationen, Kontaktdaten und Notizen von unterwegs. Möglich wird beides durch eine Integration von Buchhaltungsprogramm und Office-Software aus der Cloud. Damit können Mitarbeiter beispielsweise ihre Zeit auf Geschäftsreisen produktiver nutzen, indem sie Geschäftsprozesse per Tablet und Smartphone vorantreiben.
Archiv digitalisieren
IT-Eingangsrechnungen, Verträge und Formulare aller Art – die Papierberge in vielen Unternehmen wachsen in den Himmel. Dabei erlauben die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) schon seit 2015, Papierdokumente einzuscannen und anschließend zu vernichten, wenn Unternehmen dazu eine so genannte Verfahrensdokumentation erstellen. Dadurch lässt sich unter anderem viel Platz im Büro sparen. Außerdem sorgt die Verfahrensdokumentation dafür, dass im Falle einer Betriebsprüfung alle nötigen Informationen in geeigneter Form vorliegen. Und natürlich profitieren die Mitarbeiter intern enorm davon, dass alle Dokumente innerhalb von Sekunden am Bildschirm verfügbar sind und nicht lange in Schränken und Ordnern gesucht werden müssen.
IT entlasten durch Cloud-Services
In Buchhaltung und Personalwesen fallen täglich persönliche und personenbezogene Daten an. Die dafür nötigen Sicherheitsstandards einzuhalten, ist eine wichtige Aufgabe, der sich viele Firmen mit ihrer bestehenden IT kaum gewachsen fühlen. Das liegt unter anderem daran, dass IT-Sicherheitsexperten für Anwenderunternehmen infolge des Fachkräftemangels schwer zu finden sind. Aber auch der physische Schutz der Rechnersysteme erfordert einen Aufwand, der von mittelständischen Firmen wirtschaftlich kaum zu leisten ist. Spezialisierte Cloud-Dienstleister hingegen verfügen sowohl über das erforderliche Know-how als auch über zertifizierte Rechenzentren, die alle gesetzlichen Anforderungen inklusive der DSGVO erfüllen. Darüber hinaus sind Cloud-Services in kürzester Zeit und ohne hohe Anfangsinvestitionen verfügbar. Zusätzlich verringern sie beispielsweise den Aufwand für Wartung und Pflege von Software durch automatische Updates.
Zusatzaufwand für DSGVO reduzieren
Ab 25. Mai 2018 gilt die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO). Und die droht mit erheblichen Sanktionen bei Verstößen gegen den Datenschutz: Bis zu vier Prozent vom Jahreseinkommen oder 20 Millionen Euro kann ein Verstoß gegen das Datenschutzrecht künftig kosten. Um einen vorschriftsmäßigen Datenschutz im Unternehmen zu implementieren, kommt es vor allem darauf an, genau zu dokumentieren: bestehende Datenschutzmaßnahmen ebenso wie die neuen technischen und organisatorischen Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift. Damit Unternehmen dabei möglichst effizient und effektiv vorgehen, haben die Experten von Sage zum einen ihre Software-Produkte und Cloud-Services DSGVO-bereit gestaltet, und zum anderen eine Sammlung Checklisten, Leitfäden und weiterführenden Informationen zum Thema bereitgestellt.
Bessere Mitarbeitererfahrung ermöglichen
Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Das stellt neue Anforderungen an die Personalverantwortlichen von Unternehmen. Der Kampf um die besten Mitarbeiter wird zur existenziellen Herausforderung. Sie wollen die Aufmerksamkeit der besten Leute wecken, sie für das Unternehmen gewinnen und längerfristig binden. Das bedeutet auch: Unternehmen müssen eine positive Mitarbeitererfahrung schaffen. In Firmen mit 200 oder mehr Beschäftigten ist das ohne spezielle Software für das Personalwesen kaum machbar. Vor allem schnell wachsende mittelständische Unternehmen erwarten von ihren HR-Lösungen mehr als die Abwicklung von transaktionellen HR-Prozessen. Es kommt darauf an, die Motivation der Mitarbeiter besser zu verstehen und mit der Personalentwicklung abzustimmen. Das Ergebnis: Einfachere und schnellere Prozesse, beispielsweise im Bewerbermanagement, bei Reisekostenabrechnungen oder in der Weiterbildung. Das schafft nicht nur eine bessere Mitarbeitererfahrung, sondern erhöht außerdem die Produktivität – nicht nur im Personalwesen.
Zahlungsmanagement automatisieren
Das Problem kennt jeder Unternehmer: säumige Zahler. Eine weitere Studie der Unternehmensberatung Plum Consulting im Auftrag von Sage mit dem Titel „Delayed reactions: the impact of late payments“ belegt: Fast ein Zehntel (9 Prozent) aller Rechnungen in Deutschland wird zu spät beglichen. Das heißt, die Zahlung erfolgt nicht innerhalb der üblichen Frist von 30 oder 60 Tagen. Die Folge: Im Cash-Flow fehlen den Unternehmen 56 Milliarden Euro. Dabei gibt es zumeist weder auf Seiten der Schuldner noch auf Seiten der Gläubiger überzeugende Gründe für den Zahlungsverzug. Mit einem durchgängigen, weitgehend automatisierten Zahlungsmanagement ließe sich der Zahlungseingang in vielen Fällen ohne zusätzlichen Aufwand beschleunigen. So erhöht die Digitalisierung neben der Produktivität auch die Liquidität des Unternehmens.
Quelle: Sage GmbH/Storymaker GmbH
