Standortunabhängige effiziente neue Arbeitsplattform
Die FRANK Gruppe, ein mittelständisches Wohnungsunternehmen mit verschiedenen Niederlassungen in Deutschland, wünschte sich eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse, um die Abteilungen an den verschiedenen Standorten noch enger miteinander zu verbinden. Außerdem sollte der interne Informations- und Kommunikationsfluss verbessert werden, um die Motivation der Mitarbeiter zu steigern. Die Lösung: ein Portal als zentrale Informations- und Wissensmanagement-Plattform, das interne Arbeitsprozesse mittels Automatisierung optimiert und damit die Zusammenarbeit mit externen Partnern unterstützt. Als einfach zu bedienende und kostengünstige Lösung, die auch die Einbindung fremder Systeme ermöglicht, wurde Microsoft Office 365 in Verbindung mit SharePoint Online empfohlen und umgesetzt.
Die Zusammenarbeit und der Austausch zu projektspezifischen Themen über unterschiedliche Standorte über Geschäftsbereiche hinweg wurden zunehmend schwieriger und ineffizienter. Sämtliche Informationen wurden in verschiedenen Systemen oder per E-Mail miteinander geteilt. So wurden sie nicht einheitlich oder strukturiert verarbeitet und waren sogar mehrfach vorhanden. Um Informationen bereitzustellen, wurde eine Vielzahl von Listen geführt und gepflegt. Eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse sollte Abhilfe schaffen, zur Umsetzung wählte die FRANK Gruppe den Microsoft-Partner Layer2.
Gemeinsam mit Layer2 wurde in Form von Workshops der Ist-Zustand analysiert und zudem Wünsche der Mitarbeiter und Anforderungen an das neue System zusammengetragen. Anhand der gewonnenen Erkenntnisse wurde ein Konzept erarbeitet und abgestimmt. Im nächsten Schritt wurde den Mitarbeitern ein Prototyp zur Verfügung gestellt. Ausgewählte Mitarbeiter wurden im Umgang mit diesem Test-Portal geschult und konnten die Funktionalität ausprobieren. Auf Basis des eingesammelten und ausgewerteten Feedbacks wurden die Prototypen weiterentwickelt, daraufhin wurden die Benutzeroberfläche, die Inhalte und der strukturellen Aufbau an die Ansprüche der Stakeholder angepasst. Durch die frühe Einbindung der Mitarbeiter in den Prozess konnten das Portal passgenau auf die Kundenbedürfnisse zugeschnitten werden, Verständnisprobleme wurden vermieden und der Entwicklungsprozess optimiert. Die Einbindung der Belegschaft bereits zu Beginn schuf eine hohe Akzeptanz für das Portal. So wuchs die Bereitschaft, die neue Plattform als zentralen Austauschpunkt für Wissen und Informationen zu nutzen.
Die FRANK-Gruppe ist heute mit Office 365 und SharePoint Online in der Lage, Informationen und Wissen zentral an einem Ort abzulegen. Außerdem können die Mitarbeiter flexibel von Überall und zu jeder Zeit auf die Daten im Portal zugreifen. Ein Austausch über die Abteilungen und Standorte hinweg ist ebenfalls kein Problem mehr. Skype for Business verbessert und beschleunigt die Kommunikation untereinander. Neue Mitarbeiter werden auf der Startseite des Portals vorgestellt und dort für jeden angezeigt. Mit Hilfe von Layer2 ist es der FRANK-Gruppe gelungen, ein Portal für ein umfassendes Wissensmanagement aufzubauen und durch die Digitalisierung manuelle Prozesse erheblich zu optimieren. Eine eigene IT-Infrastruktur ist nicht mehr nötig, da sich alle Dienste von Office 365 automatisch im Hintergrund aktualisieren. Hohe Investitionen für Server entfallen und die IT ist außerdem immer up to date. „Der Microsoft SharePoint ist unsere neue maßgeschneiderte Arbeitsplattform, die unsere internen und externen Prozesse effizienter und einfacher gestaltet – und das standortunabhängig“, so Götz Reppel, EDV-Leiter der FRANK-Gruppe.
Über Layer2
1991 gegründet, setzt Layer2 (www.layer2.de) seit über 20 Jahren professionelle IT-Projekte um. Kunden sind mittelständische Unternehmen und Verbände sowie internationale Marktführer aus den Bereichen Finanzen, Versicherungen, Medien, Telekommunikation und Pharma. Mittlerweile zählt das inhabergeführte, eigenfinanzierte Unternehmen 30 Mitarbeiter und wächst stetig weiter. In den vergangenen Jahren hat Layer2 sich auf Microsoft Cloud-Technologien wie Office 365 und SharePoint spezialisiert – zwei wichtige IT-Zukunftstrends für Geschäftsprozesse. Als Microsoft Gold Certified Partner führen werden Portale und Geschäftsanwendungen auf Basis von Microsoft SharePoint und Cloud-Technologien für die Kunden eingeführt, angepasst und weiterentwickelt. Selbstverständlich gehören auch umfassende Schulungen zum Angebot.
Quelle: FRANK Gruppe
