Zeit ist Geld. Professionelles Zeitmanagement ist heute für alle Unternehmen ein wesentlicher Kostenfaktor. Die aktuelle Gesetzeslage im Rahmen des Mindestlohngesetzes (MiLoG) schreibt eine Dokumentation von Arbeitszeiten grundsätzlich vor und stellt die Unternehmen vor besondere Herausforderungen bei der Erfassung, Dokumentation und Auswertung der Arbeits- und Projektzeiten.
Die Ausgangssituation in zahlreichen Unternehmen
Im Regelfall werden diese Nachweise und Aufzeichnungen durch die jeweiligen Mitarbeiter manuell in Form von handschriftlichen „Stundenzetteln“ und Projektnachweisen erstellt, die anschließend geprüft, ausgewertet und abgerechnet werden müssen. Alle diese Arbeitsschritte erfordern einen hohen personellen und zeitlichen Aufwand, ohne dass die eingereichten Daten dabei schon auf ihre Plausibilität geprüft werden konnten: Schon die kurzfristige Auswertung von Projektzeiten, z.B. um in der Baubranche den Arbeitsfortschritt mit der geplanten Kalkulation abgleichen zu können, ist lediglich zeitversetzt möglich. Darüber hinaus kann in den meisten Fällen nur punktuell geprüft werden, ob die notierten bzw. angerechneten Stunden tatsächlich am Einsatzort gebucht und geleistet wurden.
Digitalisierte Arbeits- und Prozesszeiterfassung
Am Markt gibt es heute ganz unterschiedliche Buchungssysteme für Arbeits- und Projektzeiten, die sich allerdings im Wesentlichen auf die reine elektronische Datenerfassung mittels definierter Eingabegeräte beschränken. Dabei sind Lösungen für den stationären Betrieb, beispielsweise Firmengebäude oder Baustellenterminals, ähnlich verbreitet wie der mobile Einsatz via Smartphone App. Die mobile Datenerfassung in Firmenfahrzeugen wird dagegen von einem Großteil der bekannten Lösungen nicht unterstützt. Dabei schafft erst die Verbindung aller drei Bereiche (stationär, im Fahrzeug und mobil) die Voraussetzung für eine umfassende und zugleich flexible Arbeitszeiterfassung: Die intelligente Verknüpfung einzelner Buchungsarten ermöglicht eine lückenlose und auf unterschiedliche Einsatzzwecke übertragbare Lösung.
Vorteile der telematikgestützten Zeiterfassung
Mit einer innovativen Komplettlösung wie YellowTimeManager werden die Arbeits- und Einsatzzeiten aller Mitarbeiter lückenlos erfasst. Die stationäre Zeiterfassung ist mit mobilen Endgeräten und Buchungsterminals in Fahrzeugen verknüpft und ermöglicht Zeitbuchungen unabhängig vom Eingabegerät. Dabei werden die Zeiten nicht nur erfasst, sondern zugleich auf Konsistenz geprüft und in einer zentralen Software verwaltet. Neben den klassischen Anwesenheitszeiten können ergänzend auch projektbezogene Buchungen durchgeführt werden. Dank der Verknüpfung mit einem Telematiksystem werden alle Informationen zudem mit GPS-Daten angereichert und können mit Geo-Informationen verknüpft werden.
Ein Beispiel aus der Praxis: Landschaftsbauer
In einem Landschaftsbaubetrieb wurden die Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter bislang auf blauen und bei Einsatzzeiten bei Auftraggebern (Projektzeiten) auf roten Zetteln manuell erfasst. Täglich fuhren die Mitarbeiter mit Dienstfahrzeugen vom Wohnort direkt zur Baustelle und zurück. Dabei gab es keinerlei Transparenz und Kontrollmöglichkeit, ob die Zeitabrechnungen auf den Handzetteln auch der Realität entsprachen. Wenn Diskussionen über Einsatzzeiten mit den Auftragsgebern aufkamen, war für den Landschaftsbaubetrieb eine verlässliche Argumentation auf Basis der manuell erfassten Projektzeiten nicht möglich.
Durch die Einrichtung eines Buchungsterminals im Firmengebäude, die Ausrüstung der Firmenfahrzeuge mit dem Telematiksystem von YellowFox inklusive der Erweiterung YellowTimeManager und die Nutzung der Zeiterfassungs-App durch den Bauleiter konnten nun alle Arbeitszeiten automatisch erfasst werden und die blauen Scheine entfallen. Die Anwesenheitszeiten werden zudem per Knopfdruck bis in Lohnrechnung verarbeitet und entlasten die Buchhaltung nachhaltig. Die Arbeitszeiten auf einzelnen Baustellen werden je Mitarbeiter oder über das gesamte Projekt in Echtzeit erfasst und verarbeitet, so dass auch die roten Projektzettel entfallen.
Über die Terminal- bzw. Fahrzeugstandorte werden die Buchungen zugleich geografisch eingeordnet. Morgendliche „Rüstzeiten“ auf dem Betriebsgelände können genau ausgewertet und gegebenenfalls optimiert werden, die Fahrtzeiten und Strecken zur Baustelle und zurück werden mittels Telematikbox ergänzend analysiert – für den Landschaftsbaubetrieb ist so ein genaues Monitoring, eine höhere Kalkulationssicherheit und ein exakter, lückenloser Nachweis gegenüber den Auftraggebern möglich.
Weiteres Beispiel: Anwendung in Bauunternehmen
Deutlich wird die Komplexität der flexiblen Zeiterfassung auch am Beispiel eines mittleren Bauunternehmens, in welchem die Zeitbuchungen aller Mitarbeiter elektronisch erfasst und für die zentrale Weiterverarbeitung übergeben werden. Hier können die Mitarbeiter im Büro und im Maschinenpark ihre Buchungen bequem über stationäre Buchungsterminals vor Ort vornehmen. Das Baupersonal hingegen erfasst die Arbeitszeit entweder stationär (z.B. beim morgendlichen „Aufrüsten“ von Fahrzeugen auf dem Betriebshof) oder aber mobil im Fahrzeug auf der Baustelle. Der Bauleiter kann seine Zeiten im Büro, im Fahrzeug oder alternativ – im Fall von Dienstreisen und Terminen – über eine Smartphone-App buchen. Alle Zeitbuchungen werden einheitlich in einem System verarbeitet.
Mehrwerte für Unternehmen
Mit telematikgestützter Zeiterfassung wie dem YellowTimeManager werden die Zeitbuchungen aller Mitarbeiter – unabhängig von Einsatzbereich und Einsatzort – in einem System erfassbar. Das bietet den Unternehmen gleich mehrere Vorteile:
- Schnelle Auswertung: Die Berichte zu Arbeits- und Pausenzeiten jedes Mitarbeiters stehen auf Knopfdruck zur Verfügung.
- Zeitersparnis: Manuelle Stundennachweise und deren Nacharbeit entfallen. Pausen-, Arbeitszeiten und Überstunden werden in Reports aufbereitet.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Durch die Verknüpfung mit YellowFox Standortdiensten werden zusätzlich jeder Buchung Geodaten angefügt. Das erhöht die Transparenz und verhindert Abrechnungsfehler und Manipulationen.
- Vereinfachte Kostenzuordnung: Projektzeiten können mit Kostenstellen oder Projektnummern unkompliziert gebucht werden.
- Praxisorientiertes Reporting: Es stehen zu jeder Zeit Auswertungen zur Verfügung, wieviel Zeit für das jeweilige Projekt durch einzelne oder alle Mitarbeiter aufgebracht wurde. Ein Soll-Ist-Abgleich ist damit unkompliziert möglich.
Darüber hinaus bietet die Verknüpfung von Zeitbuchungen mit Geodaten noch weitergehende Vorteile bei der Abrechnung und Zuordnung von projektbezogenen Aufwendungen:
- In Verbindung mit Telematiksystemen können Gebiete als Geofencing eingerichtet und einzelnen Projekten bzw. Kostenstellen zugeordnet werden.
- Bei Projektbuchungen wird die Position zum Zeitpunkt der Buchung abgeglichen und die hinterlegte Kennung automatisch zugeordnet – das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert dauerhaft Fehler durch falsche Eingaben.
Ergänzend bietet das System noch weitere nützliche Mehrwerte wie Einsatzberichte, automatische Spesen- und Führerscheinkontrolle bis hin zur elektronischen Auftragsverarbeitung zwischen Zentrale und Fahrzeug.
Fazit
Telematikgestützte Zeiterfassung ist branchenübergreifend die Lösung für Unternehmen, bei denen die Zeiterfassung mit viel Aufwand und hohen Kosten verbunden ist. Sie bewirkt Vereinfachung des Arbeitsalltags, die Optimierung der Transparenz und Nachweisführung, die Erhöhung der Kalkulationssicherheit durch Projektanalysen in Echtzeit, die Auswertung und Optimierung von bisher „nicht sichtbaren“ Tätigkeiten wie Fahrt- oder Rüstzeiten. Mittel- und langfristig erhöht der Einsatz der telematikgestützten Zeiterfassung die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit und sorgt für ein professionelles und innovatives Image der Unternehmen.
Autor: Thomas Gräbner, Vertriebsleiter YellowFox GmbH
Über YellowFox GmbH
Die YellowFox GmbH bietet als einer der technologisch führenden Anbieter für webbasierte Fahrzeugtelematik und -ortung in Europa das perfekte Handwerkszeug für Controlling, Steuerung und Management von Fuhrparks. Ein modulares, sowie skalierbares Lösungsportfolio lässt sich auf unterschiedlichste Bedürfnisse anpassen und erweitern. Im September 2016 hat das Unternehmen zum vierten Mal die Branchenauszeichnung TelematikAward erhalten und gehört zu den meistprämierten Telematikspezialisten im deutschsprachigen Raum.
Mehr Informationen: http://www.yellowfox.de/
