Tipps für die erfolgreiche Organisation eines Hackathons für KMU

Ein Beitrag von Kevin Schüler, Head of Product Marketing bei DomainFactory

Neue Ideen für die digitale Zukunft generieren oder Recruiting begabter Entwickler im Wettstreit um talentierte Fachkräfte – das sind nur einige Gründe, weshalb Hackathons bereits in vielen Branchen so erfolgreich Einzug gehalten haben. Industrie und Technologie, das Finanzwesen, aber auch Journalismus und Kultur profitieren von diesem Veranstaltungsformat, das innerhalb von nur wenigen Stunden so viele Innovationen vorantreibt wie kein vergleichbares Event. Doch wie können auch kleinere und mittlere Firmen diesen Trend für sich nutzen, der bei immer mehr Unternehmen seine Wellen schlägt? Was muss beachtet werden, um einen Hackathon erfolgreich zu organisieren und welche technische Ausstattung müssen Unternehmen im Vorfeld einplanen?

1. Warum einen Hackathon veranstalten?

Die Suche nach Experten der Informatik und Softwareentwicklung gestaltet sich für viele Unternehmen sehr schwierig. Mit einem Hackathon haben sie die Möglichkeit, geeignete Kandidaten auf sich aufmerksam zu machen. Bei diesem Event arbeiten Teams aus Programmierern, Designern und Strategen in einem meist ein- oder zweitägigen Entwicklungsmarathon an einem Projekt, dessen Thema der Veranstalter vorgibt. Das von einer Expertenjury ausgewählte Team mit den besten Resultaten erhält dann einen Geld- oder Sachpreis. So werden in kürzester Zeit viele innovative Ideen geschmiedet, und es können sich auch zusätzliche Einsatzszenarien für die unternehmenseigenen Lösungen ergeben, wenn Unternehmen beispielsweise eine eigene Systemschnittstelle anbieten. Während eines Hackathons können Unternehmen dabei live in kurzer Zeit beobachten, wie teamfähig, lösungsorientiert und kreativ die Teilnehmer und eventuell zukünftigen Mitarbeiter arbeiten, was bei klassischen Vorstellungsgesprächen meist nicht der Fall ist. Vorteil von Hackathons für Unternehmen ist nebenbei, dass sie keine Projekte erst ausschreiben müssen. Die Entwickler kommen freiwillig zu dem Event, können sich kreativ austoben, ihre technischen und kreativen Fähigkeiten testen und schließlich gute Ideen präsentieren. Ein positiver Nutzen ist auch, dass mit diesen Ideen das Image des Unternehmens als Arbeitgeber zusätzlich gefördert werden kann, da auch viele während des Events veröffentlichte Tweets und Posts in den sozialen Netzwerken die Attraktivität des Unternehmens für Arbeitnehmer steigern. Aber auch für die Teilnehmer eines Hackathons lohnt sich die Veranstaltung. Sie haben nicht nur eine spannende Zeit, neu geknüpfte Kontakte und tolle Preise in Aussicht, sondern bekommen direkt auch die Möglichkeit, einen Einblick in die Arbeitskultur des Unternehmens zu erhalten. So entsteht eine Win-Win-Situation, von der beide Seiten profitieren. Nicht selten ergeben sich aus einem solchen Event auch neue Geschäftsbeziehungen. So haben sich aus einem Hackathon heraus auch schon eigene Neugründungen wie beispielsweise der Gruppennachrichtendienst GroupMe, der später von Skype aufgekauft wurde, entwickelt.

2. Sieben Tipps zur Vorbereitung

Tipp 1: Genug Zeit für die Planung

Gut vorbedacht – schon halb gemacht. Die Planungen eines Hackathons sollten daher mehrere Monate im Voraus starten. Schließlich müssen neben einem spannenden Thema auch eine passende Location mit guter technischer Ausstattung bereitgestellt, Mentoren für die Betreuung der Teams und eventuell Sponsoren organisiert sowie auch für das (leibliche) Wohl aller Teilnehmer gesorgt werden.

Tipp 2: Spannendes Thema wählen

Ein Hackathon wird erst dann zu einem tollen Event, wenn sich die Teams einer spannenden Aufgabe stellen dürfen. Das Thema sollte dazu motivieren, ein spezielles Problem zu lösen, das im Idealfall nicht nur persönlich für das Unternehmen mit seinen individuellen Produkten von Interesse ist. Das kann beispielsweise die Planung eines kollaborativen Tools sein, mit denen bestimmte Arbeitsschritte optimiert werden können, oder der Prototyp einer App. Das genaue Thema und seine speziellen Herausforderungen werden meist erst beim Event selbst vorgestellt, während das allgemeine Motto der Veranstaltung jedoch vorab bekannt ist. Bei der Veranstaltung präsentieren dann die Teilnehmer in einem Pitch ihre Lösungsansätze und bilden im direkten Anschluss ihre Teams für die konkrete Konzeptionsphase. Im besten Fall sind hier auch schon die Kriterien für die spätere Auswahl der innovativsten Ideen bekannt, damit alle Teilnehmer einen transparenten Einblick in die Auswertung der Jury bekommen.

Abgesehen von firmeninternen Hackathons sollten Unternehmen, die nicht bereits allein mit ihrem Namen viele Interessenten für einen Hackathon anziehen, ihre persönlichen Wünsche und Ziele der Veranstaltung eher in den Hintergrund rücken, wenn sie eine breitere Teilnehmerschaft ansprechen möchten. Die Produkte des Unternehmens sollten dann nicht primär im Vordergrund stehen, und auch der Titel des Hackathons sollte weniger den Namen des Unternehmens tragen, sondern allgemeiner gewählt werden (z. B. IT Hackathon). Anders ist dies bei Hackathons, die beispielsweise ausschließlich dem Recruiting neuer Mitarbeiter dienen. Hier steht nicht die Lösung eines konkreten Problems im Vordergrund, sondern vielmehr der Weg, wie gemeinsam im Team an einem Ziel gearbeitet wird.

Tipp 3: Passende Location organisieren

Ideal für die Ausrichtung eines Hackathon ist ein Ort, der schon allein mit seiner Innenausstattung zu einer guten Arbeitsatmosphäre beiträgt. Denn schließlich sollen nicht nur die Köpfe der Teams rauchen, sondern auch kreative Ideen gefördert werden. Und diese brauchen auch Pausen. Neben einem Arbeitsbereich sollte es daher auch genug Raum zum Abschalten und Ausruhen geben. Da ein Hackathon meist auch über Nacht an einem Wochenende stattfindet, dürfen bei der Planung Möglichkeiten zum Schlafen nicht vergessen werden.

Tipp 4: Gute technische Ausstattung

Dient ein Hackathon der Lösung von Aufgaben aus dem Bereich IT, so ist die technische Ausstattung besonders wichtig. Um möglichst reibungslos arbeiten zu können, sollten für die Teams ein schnelles und stabiles Wifi, genügend Switches mit LAN-Kabeln und Steckdosen zum Laden der Laptops, die die Teilnehmer meist selbst mitbringen, ausreichend zur Verfügung stehen. Ein stabiler Internetzugang ist auch oftmals nötig, um beim Programmieren in verschiedenen Foren und Tutorials zu recherchieren. Werden bei der Entwicklung der Ideen multimediale Inhalte wie hochauflösende Videos erstellt und hochgeladen, so sollte der Veranstalter auch für genügend Bandbreite sorgen. Da der benötigte Speicherplatz vorab jedoch oft schwer kalkulierbar und auch vom jeweiligen Projekt abhängig ist, eignen sich für die IT-Infrastruktur besonders flexible Ressourcen wie Cloud Server, die je nach Bedarf skalierbar sind.
Einen Beitrag zu mehr Kreativität – und schließlich soll das Event ja auch Spaß machen –
leisten auch Gadgets wie VR-Brillen, 3D-Drucker oder eine 360-Grad-Kamera, die der Veranstalter für die Teams zur Verfügung stellen kann.

Tipp 5: Für das leibliche Wohl der Teilnehmer sorgen

Auf ihrem Marathon zu den innovativsten Lösungen benötigen die Teilnehmerteams natürlich viel Energie, um sich gut konzentrieren zu können. Ausreichend Verpflegung für die Teams den ganzen Tag bereitzustellen, ist daher ein Muss für jeden Veranstalter. Zusätzlich kleine Snacks für zwischendurch und Muntermacher wie Kaffee und Energie-Drinks sind dabei immer gern gesehen.

Tipp 4: Holen Sie Partner und Sponsoren an Bord

Ein Hackathon bietet viele Möglichkeiten für das Branding: Location, Essens- und Getränkeversorgung oder die Siegerprämie. Deshalb sollten Partner und Sponsoren ebenfalls mit an Bord geholt werden. Diese können auch für eine finanzielle oder materielle Unterstützung bei der technischen Ausstattung sorgen und schließlich auch als Multiplikatoren für das Bekanntwerden des Events bzw. die nachhaltige Förderung des Unternehmensimages sehr nützlich sein.

Tipp 5: Attraktive Preise für die Gewinnerteams

Nachdem eine Jury die besten Ideen ausgewählt hat, winkt für die Sieger ein Preis. Der Gewinn kann sowohl ein Preisgeld als auch ein attraktiver Sachpreis sein. Je nachdem, welche Zielgruppe beim Hackathon angesprochen wird, kann die Art der Siegerprämie auf unterschiedliches Interesse stoßen. Viele Entwickler finanzieren beispielsweise ihre eigenen Ideen aus Preisgeldern und freuen sich daher über eine monetäre Belohnung. Für Studenten und Young Professionals kann auch eine wertvolle technische Ausstattung lukrativ genug für die Teilnahme an der Veranstaltung sein.

Tipp 6: Fachexperten als Magnet

Professionelle Mentoren und Branchenexperten, die die Teams während des Hackathons begleiten und für Fragen zur Verfügung stehen, bieten für die Teilnehmer nicht nur eine gute fachliche Unterstützung, sondern sind oftmals auch Anziehungspunkt für dieses Event. Viele Teilnehmer interessieren sich für Hackathons nicht nur aufgrund des Erlebnisses und des Gewinnpreises, sondern auch weil sie ihren Erfahrungs- und Wissensschatz weiter ausbauen und neue Kontakte knüpfen möchten. Für den inhaltlichen Mehrwert sorgen dann kurze Impulsvorträge am Beginn der Veranstaltung. Auch Tipps und Hinweise zur Realisierbarkeit und zum Potenzial mancher Ideen lassen sich mit erfahrenen Persönlichkeiten besser mit auf den Weg geben.

Tipp 7: Potenzielle Teilnehmer finden

Die richtige Zielgruppe sollte rechtzeitig auf den geplanten Hackathon aufmerksam gemacht werden. Auf der Suche nach innovativen und kreativen Experten dürfen dabei nicht die Studenten und die sozialen Medien wie Facebook vergessen werden, denn gerade dort halten sich viele Nachwuchskräfte und Interessenten für solche Veranstaltungsformate auf. Neben der Reichweite der Presse sollten auch Multiplikatoren in Form von Influencern aus der Branche oder Sponsoren gesucht werden, die die Meldung zum geplanten Hackathon über deren sozialen Netzwerke, per Mundpropaganda oder Cross-Promotion verbreiten. Auch gibt es im Internet einige Mailinglisten und Hackathon-Veranstaltungsübersichten, bei denen die geplante Veranstaltung eingetragen und verbreitet werden kann.

3. Fazit:

Um einen Hackathon erfolgreich und für alle Teilnehmer zufriedenstellend zu organisieren, benötigt ein Unternehmen nicht nur genügend Vorlaufzeit, sondern am besten auch die Unterstützung von externen Partnern. Von der Planung eines solchen Events profitieren jedoch alle Beteiligten, denn egal ob ein Hackathon vorwiegend der Rekrutierung neuer Mitarbeiter, der Entwicklung einer neuen Produktlösung oder der Ideenfindung für die Zukunft des Unternehmens dient: In den meisten Fällen entsteht eine Win-Win-Situation. Innerhalb eines Wochenendes können so viele realisierbare Projekte, Inspirationen und Innovationen entstehen, die auch im Anschluss an das Event noch nachhaltig wirken und bereit für die Weiterentwicklung sind. Auch haben beide Seiten – Teilnehmer und Veranstalter – am Ende eines Hackathons schließlich neue Kontakte geknüpft, ihren Horizont erweitert und neue Kenntnisse erworben, auch wenn nur ein halbfertiges Produkt steht. Und wer weiß, welches neue Startup die Zukunft noch bringt.

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Über den Autor:

Als Wirtschaftsinformatiker ist Kevin Schüler seit über 15 Jahren in der IT-Branche tätig und hat dabei verschiedene Stationen bei führenden Playern im Markt durchlaufen, u.a. in den Bereichen Produktmarketing, Produktmanagement und Sales. Er ist Head of Product Marketing bei DomainFactory, einer der führenden Webhoster in Deutschland. DomainFactory unterstützt Hackathons durch die kostenlose Bereitstellung von JiffyBox CloudServern (JiffyBox Hackathon Programm). Damit möchte das Unternehmen insbesondere Gründer, kleine Unternehmen und Vereine unterstützen, Innovationen zu fördern.

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