Wachstum als Risiko für Startups

Es passiert mehrmals im Jahr: Unternehmen, die bisher in hohem Tempo wuchsen, entlassen plötzlich mehrere hundert Mitarbeiter und ziehen sich aus diversen Marktsegmenten oder gar aus Ländern zurück. Es wird zusammengestrichen, was eben noch als Riesenpotential galt. Jimdo ist nur ein aktuelles Beispiel. Um im entscheidenden Moment auf Wachstum vorbereitet zu sein, sollten Vorbereitungen getroffen werden.

Wenn der Knoten platzt, kann es schnell gehen mit dem Umsatz. Die Nachfrage erreicht ungeahnte Höhen, der Kommunikationsaufwand schnellt in die Höhe, die Arbeit kann nur mit mehr Mitarbeitern erledigt werden. Diesen Zustand kann man nur jedem Unternehmer wünschen. Aber spätestens ab dann muss nicht mehr nur am Produkt gearbeitet werden, sondern auch am Aufbau des Unternehmens selbst. Klug ist, wer schon vorher die Weichen stellt.

Organisationsentwicklung steht zwangsläufig auf dem Plan, wenn ein Unternehmen sich wandelt: von der kleinen Klitsche mit enthusiastischen Gründern zum großen Wettbewerber mit klaren Hierarchien. Schauen wir uns gemeinsam an, worauf beim Wachstum ein Auge geworfen werden muss.

Strukturen und Arbeitsabläufe

In kleinen Unternehmen werden häufig noch Quertätigkeiten von einem Schreibtisch zum anderen „delegiert“. Motto: Der Karl bearbeitet doch seine Fotos immer so toll, da kann er doch mal einen Flyer für uns machen.
So lässt sich auf jeden Fall erstmal etwas auf die Beine stellen, und Karl wird bestimmt immer besser darin. Aber wenn es plötzlich mehrsprachige Flyer in zehn- oder hunderttausender Auflage sein sollen, dazu Messematerialien, personalisierte Empfehlungswerbung mit jeweils anderen Partnerlogos und Coupon-Codes, ist Karl womöglich dezent überfordert.

Daher ist ab einem gewissen Grad des Wachstums Strukturierung und klare Aufteilung nötig. Jeder Einzelne muss sein Aufgabengebiet kennen – und auch das des Anderen. Dabei einen Raum zu schaffen, in dem sich die Mitarbeiter dennoch gegenseitig über Ideen austauschen können, ist ideal. Am Ende des Tages muss aber klar sein, wer für was verantwortlich ist.

Hier zählt Augenmaß! Dafür haben wir einen Prozess bedeutet nicht, dass man sich auf diesem Umstand ausruhen, sich sogar damit entschuldigen kann. Wenn ein Prozessglied nicht performt und das ganze System blockiert, muss eine Option vorhanden sein. Ein Prozess ist nur gut, wenn er etwas beschleunigt und dabei die Qualität nicht leidet. Hierbei ist nichts in Stein gemeißelt. Wenn der Ablauf nicht effektiv und effizient ist, muss er auf den Prüfstand. Aber wenn man keinen Ablauf hat, gibt es auch nichts zum Optimieren.

Hier besteht Handlungsbedarf:

• Aufgaben bleiben liegen, weil sie an einem Mitarbeiter hängen – und der hoffnungslos überlastet ist.
• Aufgaben bleiben liegen, weil der Mitarbeiter mit Ihrer Erfüllung handwerklich überfordert ist.
• Aufgaben bleiben liegen, weil sich niemand dafür verantwortlich fühlt.
• Mitarbeiter arbeiten an Ideen und Konzepten für Bereiche, in denen sie weder Aufgaben noch Verantwortlichkeit haben.

Mitarbeiter

Ein Mitarbeiter kann nicht ab dem ersten Tag Höchstleistungen bringen. Er muss geschult, eingearbeitet, mit Prozessen vertraut gemacht werden – so es denn welche gibt. Das frisst in den ersten Wochen einiges an Zeit, je nach Art der Tätigkeit. Ist der Unternehmer in einer Phase des starken Wachstums gezwungen, gleich mehrere oder dutzende Mitarbeiter in kurzer Zeit einzustellen, muss es für diese auch eine Begleitung geben – sie können sich ja schlecht selbst einarbeiten. Außerdem müssen in dieser Zeit Teams und damit interne Vernetzungen aufgebaut werden.

Auf diesen Aufwand kann man sich vorbereiten.

Außerdem sollten beim Ausbau der Mitarbeiteranzahl die Hierarchien klar sein. Eine Gruppe neuer Mitarbeiter sollte nicht raten müssen, wer das Zepter in der Hand hat. Sie sollten auch nicht miteinander ringen müssen, wer den Hut aufhat. Das muss bestimmt werden. Änderungen sind möglich.
Schließlich müssen Mitarbeiter auch – mal mehr, mal weniger – gesteuert werden. Ihre Ziele müssen klar definiert, die Ansprüche geklärt und diese nachverfolgt werden. Sie dürfen nicht einfach auf ihren Platz gesetzt und dort allein gelassen werden.

Hier besteht Handlungsbedarf:

• Die neuen Mitarbeiter sitzen an ihren Tischen, reden nicht miteinander oder scheinen nicht zu wissen, was sie tun sollen.
• Mitarbeiter sagen Sätze wie Wir fanden das gut, das haben wir’s einfach gemacht (So nett sie es auch gemeint haben).
• Mitarbeiter können zum Monatsende nicht sagen, an welchem Ziel sie die letzten Wochen gearbeitet haben.
• Eine Gruppe Mitarbeiter scheint vollkommen losgelöst zu arbeiten, ohne Rücksichtnahme und Absprache, nur der Devise folgend Wir machen das Richtige für die Firma. Denn das muss nicht immer das Beste sein.

Daten- und Dokumentenmanagement

In einem modernen Unternehmen können sehr viele Daten und Dokumente anfallen: E-Mails, Post, Rechnungen, Verträge, Zugangsdaten für Onlinedienste, Texte über das Unternehmen, Bilder, Kundenkommunikation, Kundenstammdaten usw. usf.
Das Haushalten und die Pflege der Daten und Dokumente sollte gründlich durchdacht sein. Im 21. Jahrhundert können das Wissensmanagement im Unternehmen, die Durchsuchbarkeit von Daten und Dokumenten sowie deren Verfügbarkeit entscheidend sein für wirtschaftlichen Erfolg.

Hier besteht Handlungsbedarf:

• USB-Sticks werden mit der Post durch die Gegend geschickt.
• Kundendaten und Kommunikation aus dem Support sind nur lokal gespeichert und können im Urlaubs- oder Krankheitsfall nicht aufgerufen werden.
• Es wird immer wieder Zeit aufgewendet, um Daten zu beschaffen, die regelmäßig gebraucht werden.
• Daten liegen zwar auf einem Server, der aber nur aus dem Büro erreichbar ist. Somit ist kein Homeoffice möglich.

Fazit

Die oben beschriebenen Sachverhalte müssen nicht zwangsläufig zu Entlassungen oder gar dem Scheitern des Unternehmens führen. Aber sie kosten sehr viel Kraft in Momenten, wo man alle Kräfte an anderer Stelle braucht. Wachstum heißt oft, mit 110 % Leistung zu arbeiten – zumindest für einen gewissen Zeitraum. Dann sollte intern alles ineinandergreifen, und sich nicht verhaken und gegenseitig blockieren. Ziel muss also sein, sich selbst und das Unternehmen fit zu machen für den Wachstumsschub – und zwar bevor er einsetzt.
Organisationsentwicklung sollte allerdings mit Augenmaß betrieben werden. Je nach Branche kann ein Übermaß an Organisation die Kreativität einschränken.

Autor-Info

Oliver Bodenhaupt ist Ansprechpartner für Gründer bei SmartBusinessPlan. Seine Spezialgebiete sind Entrepreneurship und User Experience Design. Neben der Arbeit geht er zum Bouldern in Berlin

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