Wie können Sie mithilfe eines Telefons Ihre Vertriebsaktivitäten messen und verbessern?

Wenn das Telefon nach wie vor ein bedeutender Vertriebs– und Kommunikationskanal für Sie ist,
dann ist es wichtig, die Effizienz dieses Kanals zu messen. Mit den Reporting- Tools der virtuellen Telefonanlage von MANGO OFFICE ist es ganz einfach. Hier stellen wir ein paar Grundkriterien vor, die Ihnen helfen, Ihre Arbeitseffizienz zu verbessern.

Die Reporting-Tools der virtuellen Telefonanlage von MANGO OFFICE sammeln die Informationen über Anrufe und fassen diese als Grafiken und Diagrammen zusammen. Diese Reporte können Sie immer in Ihrem persönlichen MANGO OFFICE-Kundenkonto ansehen und herunterladen. Dadurch werden Sie:

1. feststellen, zu welchen Uhrzeiten Sie am häufigsten angerufen werden und wann die meisten Anrufe verloren gehen.
2. die Arbeitseffizienz von jedem Mitarbeiter oder jeder Abteilung beurteilen. 3. die Effizienz Ihrer Werbekampagnen messen.

Mitarbeiterauslastung nach Stunden

Wenn Sie einmal herausfinden, zu welchen Uhrzeiten Ihre potenziellen Kunden Sie anrufen, können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter entsprechend anpassen. Die Grafik, „Report zur Mitarbeiter-Auslastung“ zeigt, dass es innerhalb des Arbeitstages drei „Rushhours“ gibt: von 10 bis 11, von 11 bis 12 und von 14 bis 15 Uhr. Hier kann auch festgestellt werden, dass es zwischen 14 und 15 Uhr viel mehr verlorene Anrufe gibt. Vermutlich machen Ihre Mitarbeiter zu dieser Zeit eine Mittagspause, deshalb kann keiner die Anrufe entgegennehmen. Das heißt, die Pause soll auf einen weniger ausgelasteten Zeitpunkt verschoben werden. Durch den Einsatz dieser einfachen Regelung im Vertriebsteam werden Sie mehr erfolgreiche Anrufe bzw. Kunden bekommen.

Mitarbeiter-Effizienz:

Die Abteilungseffizienz kann nach der Anzahl erfolgreicher Anrufe für einen bestimmten Zeitraum, dem Anruf-Annahme-Tempo sowie einer durchschnittlichen Dauer des Telefonats gemessen werden.
Eine Sales-Abteilung besteht z. B. aus 3 Mitarbeitern: Jochen, Alex und Michael. Jochen ist die ganze Zeit mit Telefonaten beschäftigt, nimmt die Anrufe öfter als die anderen entgegen und verkauft erfolgreicher als seine Kollegen. Es ist zu bemerken, dass bei Jochen die Telefonate durchschnittlich 1 Minute dauern, bei Alex und Michael – ca. 4 Minuten. Ist es möglich, innerhalb einer Minute einen Kunden zu gewinnen? Die Wahrscheinlich ist dann groß, wenn der Kunde nur den Auftrag bestätigen will. Es ist zu bezweifeln, dass der Kunde in dieser kurzen Zeit zugehört wurde und das qualifizierte Service bekommen hat.
Was bedeutet das? Jochen arbeitet nur mit „einfachen“ Leads, die sich bereits entschieden haben, den Kauf zu machen. Vielleicht denken Sie, dass ein Großteil potentieller Kunden, die Sie kontaktiert haben, verloren gegangen sind. So waren Ihre Marketingaktivitäten umsonst! Um diese Hypothese zu bestätigen, können Sie sich ausgewählte Gespräche von Jochen anhören.
Außerdem können Sie mithilfe eines sachlichen Reports die Ursache herausfinden, warum Jochen ständig mit den Kunden telefoniert und dabei auch gar nicht so schlecht verkauft? Der MANGO OFFICE-Report „Service- Kennzahlen“ ist genau dafür gedacht.

Werbekampagnen-Effizienz

Selbst der Name von diesem Report „Werbekampagnen-Effizienz“ spricht für sich. Sie schließen mehrere Telefonnummern zur virtuellen Telefonanlage an und nutzen jede davon für unterschiedliche Werbekampagnen. Der Report zeigt Ihnen, wie viele Anrufe an welche Nummer innerhalb eines gewissen Zeitraums eingegangen sind. Wenn Sie die Ergebnisse später vergleichen, können Sie die Werbebudgets effizient verteilen und mehr eingehende Anrufe von wirklich interessierten Kunden bekommen.

Quelle: BMB Agency/ Mango Office

Kommentar zum Business-Insight „Messen und Verbessern Sie Ihre Vertriebsaktivitäten mithilfe eines Telefons“:

„Wir bei MANGO OFFICE sind berufsbedingt etwas „Nerds“ und verlassen uns auf konkrete Zahlen, wenn unsere Arbeitswege und Prozesse bestimmt werden müssen. Mit unserer Teammanagement- und Sales-Erfahrung sowie der Erfahrung unserer Kunden, die über Jahre gesammelt wurden, haben wir unsere Statistik-Tools Praxis-basiert entwickelt. Für uns ist es wichtig, dass unsere Kunden und Kollegen sich bei der Arbeit wohl fühlen und beste Performance zeigen. So helfen uns die Reports zur Mitarbeiter-Auslastung nach Stunden, die Peak Hours zu identifizieren und, wenn es nötig ist, mehrere Mitarbeiter einzuführen. Mithilfe deren werden alle Anfragen beantwortet und Kollegen nicht ausgelastet. Auch ein gesunder Wettbewerb z.B. bei Sales-Teams ist es eine gute Motivation für einzelne Mitarbeiter. Die Analytik-Tools helfen dabei, beste Ergebnisse in Echtzeit zu verfolgen. Auch für die Werbemenschen machen wir das Leben einfacher: Unsere Reports erlauben, unterschiedliche Kampagnen jederzeit zu evaluieren und zu optimieren.“

Quelle: Frau Alexandra Galakhova, Communications Manager bei MANGO OFFICE